راهنمای مالی برای متخصصان منابع انسانی

امور مالی منابع انسانی همپوشانی دو بخش منابع انسانی و مالی در یک سازمان مدرن است. در حالی که به طور سنتی منابع انسانی و امور مالی دو بخش کاملاً متفاوت با مسئولیت های خاص خود هستند، آگاهی مالی به یک نیاز حیاتی برای متخصصان منابع انسانی در اکثر مشاغل مدرن تبدیل شده است.

مسئولیت اصلی امور مالی تخصیص و نظارت بر منابعی است که از اهداف سازمان حمایت می کند و در عین حال تعادل بین درآمد و هزینه ها را تضمین می کند. از سوی دیگر، منابع انسانی مسئول جذب، ایجاد انگیزه و مدیریت افرادی است که این اهداف را پیش می برند. امروزه همکاری بخش های منابع انسانی و مالی برای پیشبرد اهداف شرکت ضروری شده است.

فهرست مطالب

چرا منابع انسانی نیاز به دانستن امور مالی دارد؟

چگونه منابع انسانی می تواند از اطلاعات مالی استفاده کند

مبانی مالی برای منابع انسانی

چرا منابع انسانی نیاز به دانستن امور مالی دارد؟

هزینه های نیروی کار مانند حقوق، مزایا و مالیات های مربوطه، حدود 70 درصد از کل هزینه های عملیاتی یک کسب و کار را تشکیل می دهد. به همین دلیل است که در اکثر شرکت ها، برنامه ریزی و بودجه با منابع انسانی آغاز می شود.

متخصصان منابع انسانی باید در مورد تهیه و مدیریت بودجه همه بخش‌های شرکت آگاه باشند. آگاهی مالی یک نیاز حیاتی برای متخصصان منابع انسانی در اکثر مشاغل مدرن است. آنها نیاز به درک امور مالی و حسابداری دارند تا به عنوان شرکای استراتژیک در برنامه ریزی و مدیریت یک سازمان بزرگ تفاوت ایجاد کنند.

گذشته از کمک به بودجه بندی هزینه ها، منابع انسانی مسئولیت تضمین دستیابی به بودجه را نیز بر عهده دارد. دانش کامل امور مالی برای منابع انسانی یک نیاز کلیدی برای هر نقش در بخش منابع انسانی هر سازمان مدرن است.

همچنین قابل توجه است که از آنجایی که شرکت ها به طور فزاینده ای در فرآیندهای تجاری یکپارچه مانند ERP سرمایه گذاری می کنند، انتظار می رود هر بخش اطلاعات مالی را با یکدیگر درک کند و قادر به برقراری ارتباط باشد. منابع انسانی نقش مهمی در ایجاد ارزش در شرکت در تصمیم گیری در مورد استخدام و آموزش کارکنان دارد. امور مالی برای منابع انسانی برای حصول اطمینان از اینکه تصمیمات بخش با قوانین و مقررات تعیین شده مطابقت دارد و به اهداف و مقاصد کلی شرکت ارزش می بخشد بسیار مهم است.

دلیل دیگری که HR باید در مورد امور مالی سازمان خود آگاه باشد، جذب استعدادهای برتر است. استخدام‌های بالقوه امروزی بسیار هوشمند هستند و قبل از تصمیم‌گیری برای پیوستن به آن‌ها، بررسی‌های لازم را در مورد یک شرکت انجام می‌دهند. هنگام ملاقات با منابع انسانی در مورد استخدام احتمالی، بهترین استعدادهای بازار ممکن است بر بررسی دقیق گزارش‌های مالی شرکت اصرار داشته باشند تا ببینند چگونه آنها در مقابل رقبا قرار می‌گیرند.

چگونه منابع انسانی می تواند از اطلاعات مالی استفاده کند

تصمیمات روزانه ای که منابع انسانی اتخاذ می کند می تواند عملکرد مالی سازمان را ارتقا دهد یا مانع از آن شود. تحقیقات اخیر توسط شرکت مدیریت و مشاوره مک کینزی نشان داده است که سازمان‌های دارای منابع انسانی که سریع و کارآمد تصمیم‌گیری می‌کنند، دو برابر بیشتر احتمال دارد تا ۲۰ درصد بازده مالی بالاتری را ثبت کنند. در اینجا راه هایی وجود دارد که منابع انسانی می توانند از اطلاعات مالی برای تصمیم گیری بهتر استفاده کنند.

بهبود استراتژی مالی: 

منابع انسانی نیاز به درک عواملی دارد که باعث افزایش هزینه ها و درآمد در سازمان می شود. این به آنها کمک می کند تا تصمیماتی اتخاذ کنند که اهداف و مقاصد کلی شرکت را ارتقا دهد. بخش‌های منابع انسانی که تصمیم‌های بهتری می‌گیرند، شریک تجاری استراتژیک ارزشمندی هستند که به سازمان کمک می‌کنند تا به نتایج کارآمدتری برسد.

ایجاد ارزش در سراسر سازمان: 

زمانی که منابع انسانی و امور مالی به طور مؤثر با یکدیگر همکاری می کنند، یک شرکت بهتر عمل می کند. هنگامی که هر دو بخش با هم کار می کنند، سازمان، به طور کلی، بهتر می تواند بازده افراد خود را به حداکثر برساند. به عنوان مثال، منابع انسانی می تواند با امور مالی شریک شود تا یک مدل استخدام کاری ایجاد کند که در سناریوهایی مانند رشد پیش بینی شده شرکت و بهینه سازی هزینه های استخدام و آموزش نقش داشته باشد.

انجام تجزیه و تحلیل منابع:

 صورت های مالی یک سازمان هنگام تجزیه و تحلیل و تفسیر سلامت مالی آن مفید است. منابع انسانی می تواند تصمیمات آگاهانه تری در مورد چگونگی و مکان تخصیص منابع و اینکه چه استراتژی هایی برای پیشبرد سازمان به سمت اهدافش بهتر عمل می کند، اتخاذ کند.

همچنین بخوانید: «تحلیل داده های منابع انسانی در اکسل+ راهنمای گام به گام»

تخمین تاثیر مالی پروژه ها:

 برای مدیریت موثر منابع انسانی یک شرکت، منابع انسانی باید تصمیم بگیرد که کدام پروژه ها و طرح ها ارزش سرمایه گذاری را دارند و کدام ارزش ندارند. منابع انسانی می تواند از داده های هزینه و درآمد حاصل از امور مالی برای محاسبه ROI این پروژه ها برای تخمین سود حتی قبل از شروع یا تکمیل پروژه توسط شرکت استفاده کند.

مبانی مالی برای منابع انسانی

مدیران و کارکنان منابع انسانی باید اصول اولیه امور مالی را درک کنند و در طول دوران حرفه ای خود بر اساس آن ها کار کنند.

اصطلاحات مالی که HR باید بداند:

در اینجا اصطلاحات مالی پایه ای وجود دارد که منابع انسانی باید بداند:

1. بدهی و اعتبار

بدهکاری ها و بستانکاری ها اصطلاحاتی هستند که به معاملات وارد شده در یک سیستم حسابداری اشاره می کنند. بدهی ورودی است که باعث افزایش ارزش دارایی یا هزینه در یک حساب یا کاهش ارزش حقوق صاحبان سهام یا بدهی می شود. اعتبار یک بدهی یا حقوق صاحبان سهام را افزایش می دهد یا ارزش دارایی یا هزینه یک حساب را کاهش می دهد. یک بدهی در سمت چپ دفتر و یک اعتبار در سمت راست وارد می شود.

به عنوان مثال، هنگامی که یک کسب و کار دارایی جدیدی به ارزش 1000 دلار به صورت اعتباری خریداری می کند، این مبلغ به عنوان بدهی در حساب تجهیزات (دارایی) و اعتبار در حساب های پرداختنی (بدهی) وارد می شود.

2. معامله

تراکنش یک رویداد تجاری با تاثیر مالی بر صورت مالی یک سازمان است. تراکنش معمولاً در دفتر حسابداری ثبت می شود. به عنوان مثال، هنگامی که یک شرکت برای خدمات ارائه شده دستمزد می پردازد، این مبلغ در حساب دستمزد پرداختنی ترازنامه ثبت می شود.

3. حساب

حساب یک رکورد در دفتر مالی است که برای ذخیره، طبقه بندی و مرتب سازی تراکنش ها استفاده می شود. به عنوان مثال، اکثر شرکت ها یک حساب نقدی دارند که برای ثبت تمام تراکنش هایی که ارزش پولی نقدی شرکت را افزایش یا کاهش می دهند، استفاده می شود.

4. دارایی

اصطلاح دارایی به هر چیزی با ارزش اقتصادی فعلی یا آتی اطلاق می شود که متعلق به یک شرکت باشد. نمونه‌هایی از دارایی‌ها عبارتند از: سرمایه‌گذاری، ابزار، تجهیزات، ماشین‌آلات و حق ثبت اختراع.

5. بدهی

بدهی، تعهد سازمان به پرداخت پول به افراد یا سازمان های دیگر در حال حاضر یا در آینده است. به عبارت دیگر، بدهی نوعی دین به شخص یا شرکت دیگری است. یک کسب و کار از بدهی ها پول در نمی آورد. نمونه‌هایی از بدهی‌ها، وام های بانکی، مالیات و هزینه های مورد پرداخت به تامین‌کنندگان است.

6. حقوق مالک کسب و کار

که به عنوان حقوق صاحبان سهام نیز شناخته می شود، مقدار پولی است که در صورت انحلال تمام دارایی های شرکت و پرداخت تمام بدهی ها به مالک یا سهامداران داده می شود. نمونه هایی از حقوق صاحبان سهام شامل سهام عادی و ممتاز، سود انباشته و سرمایه پرداخت شده اضافی است.

7. درآمد

درآمد عبارت است از مجموع درآمدی که یک کسب و کار از فعالیت اولیه خود ایجاد می کند. برخی از نمونه‌های درآمد عبارتند از: اجاره، سود سهام، بهره و بر خلاف درآمد حاصل از بازده فروش و تخفیف‌های فروش.

8. هزینه

خرج عملیاتی است که یک شرکت باید برای کسب درآمد تجاری بپردازد و به خروج پول نقد در ازای کالاها یا خدمات ورودی اشاره دارد. نمونه هایی از هزینه ها عبارتند از: اجاره، آب و برق، دستمزد، بیمه و هزینه های کالاها و خدمات فروخته شده.

9. جریان نقدی

جریان نقدی به مقدار پول نقدی اطلاق می شود که در یک بازه زمانی مشخص وارد یک کسب و کار می شود و از آن خارج می شود. وجه نقد دریافتی نشان دهنده ورود پول است، در حالی که وجه نقد خرج شده نشان دهنده خروج پول است.

10. نقدینگی

نقدینگی به این اشاره دارد که چگونه یک کسب و کار می تواند تعهدات مالی خود را با دارایی های خود به راحتی انجام دهد. در امور مالی، نقدینگی معمولاً به میزان نقدینگی کسب‌وکار اشاره دارد، اینکه با چه سرعتی می‌تواند دارایی‌ها یا اوراق بهادار خود را بدون تاثیر بر قیمت بازار به پول نقد تبدیل کند.

11. سرمایه در گردش

سرمایه در گردش یک کسب و کار مقدار پولی است که برای انجام تعهدات کوتاه مدت فعلی آن در دسترس است. در حسابداری، سرمایه در گردش تفاوت بین دارایی های جاری و بدهی ها است. به عنوان مثال، اگر یک کسب و کار 1000 دلار در بانک و 500 دلار نقد داشته باشد و حساب های معلق در کل 400 دلار باشد، سرمایه در گردش آن 1100 دلار خواهد بود.

12. سرمایه انسانی

سرمایه انسانی به ارزش اقتصادی اشاره دارد که یک فرد یا گروه برای یک سازمان به ارمغان می آورد. آموزش، مهارت ها، دانش، سلامت، انگیزه و وفاداری آنها را پوشش می دهد. نمونه هایی از سرمایه انسانی شامل مهارت های ارتباطی، خلاقیت، تجربه و مهارت های حل مسئله است.

درک و تفسیر صورتهای مالی

منابع انسانی باید صورتهای مالی سازمان را درک کرده و بتواند تفسیر کند. موردی وجود دارد که می توان استدلال کرد که متخصصان منابع انسانی باید اولاً افراد مؤثر تجاری و در مرحله بعد مدیران یا رهبران منابع انسانی باشند. دلیل این امر این است  که متخصصان باید معیارهای مالی را که باعث ایجاد هزینه و درآمد در یک سازمان می شود و همه عواملی که بر آنها تأثیر می گذارد، درک کنند.

با درک عمیق صورت‌های مالی، منابع انسانی پیوندهای بین تصمیمات خود و نتایج مالی سازمان را بهتر تشخیص می‌دهند. این دانش به آن‌ها کمک می‌کند تا به مشارکت‌کنندگان ارزشمند و مشاوران قابل اعتماد تصمیم‌گیرندگان و مالکان سازمان تبدیل شوند.

یکی از مسئولیت های اصلی یک متخصص منابع انسانی، به حداکثر رساندن اثربخشی منابع انسانی سازمان است. تجربه در تفسیر صورت های مالی و تجزیه و تحلیل موقعیت مالی سازمان به آنها کمک می کند تا تصمیماتی بگیرند که جریان نقدی را افزایش داده و هزینه ها را کاهش دهد.

علاوه بر این، درک صورت های مالی در تحلیل ارزش سرمایه انسانی و تصمیم گیری صحیح برون سپاری نیز مفید است. امور مالی در منابع انسانی می تواند در کمک به بهبود نیروی کار برای بهبود کارایی، عملکرد و نتیجه کلی سازمان بسیار ارزشمند باشد.

درک صورت سود و زیان

صورت سود و زیان یک صورت مالی است که برای گزارش عملکرد مالی یک شرکت در یک دوره خاص استفاده می شود. درآمد و هزینه های مورد استفاده برای محاسبه سود و زیان در یک دوره معین را برجسته می کند.

درک صورت سود و زیان برای منابع انسانی بسیار مهم است زیرا آنها را قادر می سازد تا درک کنند که کسب و کار چقدر خوب عمل می کند. همچنین این امکان را فراهم می کند تا زمینه هایی را که منابع انسانی می تواند برای افزایش عملکرد شرکت ارزش بیافزاید، بررسی کند.

درک ترازنامه

ترازنامه یک سند مالی است که تصویری از وضعیت مالی یک شرکت در یک زمان مشخص ارائه می‌کند. این سند دارایی ها و منابع سرمایه شرکت، از جمله حقوق صاحبان سهام و بدهی ها را برجسته می کند. با این حال، ترازنامه جزئیاتی در مورد جریان نقدی یا درآمد شرکت ارائه نمی دهد.

منابع انسانی می تواند از ترازنامه برای درک بهتر سلامت مالی شرکت در یک مقطع زمانی خاص استفاده کند. آنها می توانند از این اطلاعات جهت برنامه ریزی برای نیازها و تخصیص منابع کوتاه مدت شرکت و تصمیم گیری در مورد استخدام و اخراج استفاده کنند.

درک صورت جریان وجوه نقد

صورت جریان نقدی خلاصه ای از تمام وجوه نقد و معادل های نقدی ورودی و خروجی از شرکت را ارائه می دهد. این بیانیه شامل کل داده‌های نقدی دریافتی از عملیات شرکت و هرگونه سرمایه‌گذاری خارجی و وجه نقد پرداخت شده برای فعالیت‌های تجاری و سرمایه‌گذاری در یک دوره معین است.

صورت جریان نقدی ابزار مهمی است که منابع انسانی باید به طور مداوم آن را بررسی کنند تا بینش های مهمی در مورد سلامت مالی شرکت به دست آورند. آنها همچنین می توانند از این بیانیه برای شناسایی مشکلات بالقوه و نوظهور در تخصیص منابع و دریافت بینش در مورد نحوه جلوگیری یا حل آنها استفاده کنند.

درک هزینه یابی برای منابع انسانی

هزینه یابی سیستمی است که برای تخصیص هزینه ها به عناصر یک کسب و کار استفاده می شود. در امور مالی، هزینه یابی برای توسعه هزینه ها برای کارکنان، مشتریان، محصولات، کانال های توزیع، فرآیندها، خطوط تولید و حتی کل شعب استفاده می شود.

چهار نوع هزینه وجود دارد: هزینه های ثابت، متغیر، مستقیم و غیر مستقیم. 

متخصصان منابع انسانی از هزینه یابی برای ارزیابی هزینه های هر بخش تجاری و تأثیر کلی آن بر اهداف تجاری استفاده می کنند. به عنوان مثال، منابع انسانی می تواند از هزینه یابی برای درک هزینه های شرکت خط به خط در صورت های درآمد و جریان نقدی استفاده کند و مناطقی را که می توانند هزینه ها را کاهش دهند برجسته کند.

درک بودجه برای منابع انسانی

بودجه بندی، فرآیندی مالی برای ایجاد طرحی است که نشان می دهد یک کسب و کار چگونه باید پول خود را خرج کند. از طرح هزینه به عنوان بودجه یاد می شود. ایجاد یک برنامه مخارج شرکت را قادر می‌سازد تا تخمین بزند که برای اجرای عملیات خود به چه میزان پول نیاز دارد و انتظار دارد چقدر درآمد داشته باشد.

درک بودجه برای کمک به منابع انسانی برای ایجاد برنامه ثبات منابع مالی، ضروری است. دپارتمان بهتر می تواند منابع را بر اساس هزینه ها و درآمدهای پیش بینی شده تخمین زده و تخصیص دهد. همچنین به منابع انسانی کمک می کند تا نیازهای کارکنان شرکت را درک کنند تا از استخدام بیش از حد و کم کاری جلوگیری شود.

از منظر منابع انسانی، بودجه‌بندی به بخش کمک می‌کند تا تعداد کارکنانی که شرکت به آن نیاز دارد یا می‌تواند از عهده آن برآید، مزایای پروژه و هزینه‌های حقوق و دستمزد، و نرخ گردش مالی پیش‌بینی‌شده و هزینه‌ها را تخمین بزند.

معیارهای منابع انسانی مالی که باید در نظر گرفته شود

در اینجا 3 معیار منابع انسانی مالی وجود دارد که در صورت استفاده موثر، می تواند در موفقیت یک شرکت نقش داشته باشد.

 

1. هزینه هر استخدام

هزینه هر استخدام میانگین مبلغی است که یک شرکت برای استخدام یک کارمند خرج می کند. این یک معیار مهم هنگام ایجاد یا ردیابی هزینه های استخدام کارکنان است. به عنوان مثال، هنگامی که یک شرکت قصد دارد 10 نفر را استخدام کند و بودجه ای برای هزینه کردن 5000 دلار در نظر گرفته است، هزینه هر استخدام 500 دلار است.

2. درآمد هر کارمند

درآمد هر کارمند کل درآمد یک شرکت تقسیم بر تعداد کل کارکنان فعلی آن است. این نسبت مهمی است که منابع انسانی می تواند از آن برای اندازه گیری میزان پولی که هر کارمند برای شرکت تولید می کند استفاده کند.

3. هزینه آموزش به ازای هر کارمند

این کل هزینه ای است که یک شرکت در دوره ها و برنامه های آموزشی خود متحمل می شود تقسیم بر تعداد کل کارکنان. هزینه های آموزشی بودجه بندی شده کارکنان می تواند بر جابجایی کارکنان تأثیر بگذارد و بهره وری را به حداکثر برساند.

جمع بندی

هم منابع انسانی و هم امور مالی به دنبال پیشبرد اهداف سازمان هستند. از آنجایی که مسئولیت‌های اصلی منابع انسانی مستلزم هزینه‌ها و ایجاد درآمد مستقیم یا غیرمستقیم است، زمانی که منابع انسانی به اندازه‌ای که باید در مورد امور مالی می‌دانند، مزایای زیادی برای سازمان وجود دارد.