نحوه انجام تحلیل SWOT برای منابع انسانی

تجزیه و تحلیل SWOT منابع انسانی تیم HR را قادر می سازد تا دید واضحی از عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر فرایندها به دست آورند. تجزیه و تحلیل کامل نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها شما را برای ایجاد استراتژی های موثر منابع انسانی آماده می کند.

تحلیل SWOT چیست؟

SWOT مخفف:

نقاط قوت Strengths
نقاط ضعف Weakness
فرصت ها Opportunities
تهدیدها Threats

نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی سازمان هستند که می توان آنها را کنترل کرد. فرصت ها و تهدیدها عوامل خارج از سازمان هستند که خارج از کنترل منابع انسانی هستند.

به عنوان یک تیم منابع انسانی، برای شناسایی نقش خود در حمایت از ماموریت سازمان، این عوامل را تجزیه و تحلیل کنید.

چرا منابع انسانی باید تحلیل SWOT را انجام دهد؟

HR مسئول تمام فعالیت های مرتبط با نیروی کار در سازمان است. افرادی را استخدام می کند که در رسیدن به اهداف آن کمک می کنند.

برای اطمینان از همسویی بخش منابع انسانی با سازمان، رهبران منابع انسانی باید در بحث های سطح بالا با مدیریت ارشد شرکت شرکت کنند. این امر منابع انسانی را قادر می‌سازد تا مسیر استراتژیک شرکت را برای آماده‌سازی بهتر و تجهیز نیروی کار برای رفع نیازهای آن درک کند.

تجزیه و تحلیل SWOT برای بخش منابع انسانی امکان کشف عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر منابع انسانی در سازمان شما را فراهم می کند، بنابراین تیم می تواند استراتژی های بلندمدت با تمرکز بر برنامه ریزی و توسعه نیروی کار ایجاد کند.

شما می توانید یک تحلیل SWOT برای اندازه گیری شایستگی های سازمان خود در سطوح فردی و سازمانی انجام دهید. کارمندان و تیم ها می توانند به عنوان مثال، مهارت هایی را که در حال حاضر دارند و توانایی هایی را که فاقد آن هستند، شناسایی کنند. هنگامی که تمام اطلاعات را جمع آوری کردید، نقاط قوت و ضعف موجود را می شناسید و برنامه هایی را برای به دست آوردن مهارت ها یا کارمندانی که در دسترس نیستند اما در دراز مدت مورد نیاز هستند، تدوین خواهید کرد.

مزایای تجزیه و تحلیل SWOT برای منابع انسانی

تجزیه و تحلیل SWOT به شما این امکان را می دهد که عوامل داخلی و خارجی را که نقش مهمی در عملکردها و اهداف منابع انسانی دارند، تجزیه و تحلیل کنید.

دانستن نقاط قوت خود به شما در ایجاد اهداف بلند مدت و کوتاه مدت کمک می کند. یادگیری نقاط ضعف به شما این امکان را می دهد که کاستی ها را برطرف کنید یا بخش های خاصی را بهبود بخشید. فرصت ها نمایی اجمالی از مسیر بعدی بخش شما ارائه می دهند. تهدیدها می توانند به شما در مورد مشکلات و خطرات احتمالی در آینده هشدار دهند.

تجزیه و تحلیل SWOT می تواند به بخش منابع انسانی کمک کند تا تصمیم بگیرد که چه حوزه هایی قوی و رو به افول هستند تا بتوان منابع را به طور مناسب تخصیص داد. توصیه می شود که رهبران منابع انسانی دو بار در سال یک تجزیه و تحلیل SWOT انجام دهند تا بررسی کنند که چگونه نیازهای نیروی کار در طول یک دوره تغییر کرده است و چگونه به این تغییرات واکنش نشان دهند.

چگونه HR می تواند تجزیه و تحلیل SWOT را انجام دهد؟

1. نقاط قوت خود را مشخص کنید

نقاط قوت به دارایی هایی اشاره می کنند که می توانند از استراتژی و عملکرد HR شما پشتیبانی کنند. آنها عوامل داخلی در بخش منابع انسانی هستند که می توانند به هدایت سازمان به اهداف خود کمک کنند.

برخی از سؤالات برای شناسایی نقاط قوت خود در نظر گرفته شده است:

HR چه دستاوردهایی کسب کرده است؟
چه چیزی HR را با بخش های منابع انسانی سازمان های دیگر متفاوت می کند؟
چه چیزی بخش HR را عالی می کند؟ به عنوان مثال ، دسترسی به ابزارهای HR یا مهارت های تخصصی.

2. نقاط ضعف خود را بدانید

نقاط ضعف عوامل داخلی هستند که به عنوان “مسئولیت” خدمت می کنند که می تواند بر سازمان تأثیر منفی بگذارد.

برخی از سؤالات برای دانستن نقاط ضعف شما:

در حال حاضر در چه مناطقی در HR کم کار هستید؟
چه عواملی داخلی دستیابی به اهداف خود را برای HR دشوار می کند؟
در بخش منابع انسانی خود (مردم ، فناوری ، منابع) از چه منابعی برخوردار نیستید؟

3. فرصت های خود را کشف کنید

فرصت ها عوامل خارجی هستند که می توانند بخش منابع انسانی را به رشد خود سوق دهند. این می تواند به معنای این باشد که این شرکت قصد دارد خطوط خدمات یا شعبه را به مکان های جدید گسترش دهد ، این به معنای پشتیبانی HR اضافی است. اگر این شرکت بخواهد در یک بازار جدید از مزیت بهره ببرد ، ممکن است به نیروی کار اضافی یا آموزش کارمندان فعلی برای به دست آوردن مهارت های جدید برای راه اندازی خدمات جدید نیاز داشته باشد.

برخی از سؤالات باید هنگام کشف فرصت های خود به خاطر داشته باشید:

از چه منابع خارجی می توانید برای دستیابی به اهداف HR خود استفاده کنید؟
کدام فناوری HR در آینده تقاضا خواهد شد؟
چه ابزارهای منابع انسانی یا فناوری ای که شرکت می تواند تهیه کند یا از آن استفاده کند ، بنابراین HR می تواند کار خود را با کارآمدتر انجام دهد؟
ذینفعان چگونه بخش منابع انسانی را مشاهده می کنند؟

4- تهدیدهای خود را شناسایی کنید

تهدیدهای مربوط به بخش منابع انسانی عوامل بیرونی است که بر یک سازمان تأثیر منفی می گذارد.

برخی از سؤالاتی که باید هنگام شناسایی تهدیدهای خود در مورد آنها فکر کنید:

آیا اتوماسیون کارهایی را انجام می دهد که تیم HR قبلاً انجام می داد؟
کاندیداهای هدف شما یا صنعت منابع انسانی چگونه سازمان شما را مشاهده می کنند؟
آیا تیم های HR شرکت های دیگر نسبت به شما برتری خاصی دارند؟

انجام تجزیه و تحلیل HR SWOT برای سازمان

این ملاحظات به شما کمک می کند تا تعیین کنید نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدات برای منابع انسانی سازمان شما چیست:

1. نقاط قوت

برند کارفرمای قوی

اگر می خواهید در بازار کار ایستادگی کنید و کاندیداهای درجه یک را به خود جلب کنید ، برندسازی کارفرمای قوی ضروری است. از Google و Apple به عنوان نوع مدل سازمانهایی که هر روز هزاران برنامه دریافت می کنند فکر کنید.

داشتن یک برند کارفرمای قابل تشخیص نه تنها برای شهرت شما مناسب است بلکه به کاهش هزینه های استخدامی نیز کمک می کند. لازم نیست پول زیادی را برای تبلیغات شغلی یا استخدام کارمندان هزینه کنید زیرا به طور طبیعی کاندیداها را جذب می کنید.

بسته جبران رقابتی

گزارشی از ویلیس برج واتسون نشان داد که 73 ٪ از کارفرمایان گفتند که بازار کار رقابتی دلیل اصلی افزایش حقوق است. و 46 ٪ از این کارفرمایان بودجه پرداخت خود را به عنوان راهی برای کمک به کارکنان خود در مقابله با تورم افزایش می دهند.

یک بسته پرداخت رقابتی تأثیر قابل توجهی در رضایت کارکنان دارد. کارمندانی که احساس خوبی برای کار خود دارند ، احتمالاً انگیزه خود را حفظ می کنند و حتی مایل اضافی در انجام کار خود برای کمک به دستیابی به اهداف شرکت می روند. اگر HR بتواند پاداش سخاوتمندانه ای به کارمندان بدهد ، می تواند روحیه آنها را تقویت کرده و گردش مالی را کاهش دهد.

2. نقاط ضعف

منابع محدود

عملکرد اصلی منابع انسانی پشتیبانی از نیروی کار شرکت است. از استخدام و ورود به مصاحبه های خروج ، وظیفه آنها اطمینان از مراقبت از کارمندان در طول کار خود است: شرایط خوب کار ، دستمزد منصفانه و فرصت های رشد و پیشرفت حرفه ای.

منابع ناکافی عملکرد آن را محدود می کنند. به عنوان مثال ، بودجه استخدام محدود می تواند روند استخدام را طولانی تر کند. اعضای تیم موجود به دلیل حجم کار اضافی احساس خستگی و دفع می کنند.  در هر صورت ، در نهایت عملکرد کسب و کار را محدود می کند.

نرخ جابجایی بالای کارمندان

نرخ جابجایی کارمندان تعداد افرادی که شرکت را برای مدت معینی ترک می کنند ، حساب می کند. نرخ جابجایی بالا به این معنی است که شرکت نتواند کارمندان خود را برای مدت طولانی حفظ کند. برای رضایت و حفظ کارمندان عوامل زیادی وجود دارد که چرا مردم استعفا می دهند: درآمد پایین ، سوء مدیریت ، فرهنگ ضعیف شرکت و عدم رشد شغلی.

هنگامی که نرخ جابجایی بالایی دارید ، مجریان بالایی را در برابر رقبای خود از دست می دهید ، احتمالاً مزیت رقابتی خود را به خطر می اندازید. تعلق سازمانی کارمندان کاهش می یابد. عملیات تجاری متوقف می شود. تصمیمات مهم تجاری به دلیل نیاز به کارمندان بیشتر به تعویق می افتد.

3. فرصت ها

سرمایه گذاری در HR Tech

سرمایه گذاری در فناوری HR می تواند با خودکار سازی و ساده سازی وظایف تکراری مانند غربالگری نامزد ، سوار شدن ، حقوق و دستمزد ، زمان بندی ، و ایجاد و حفظ سوابق کارمندان ، عملیات HR را تسریع کند. اتوماسیون HR می تواند با آزاد کردن پرسنل خود برای تمرکز بر عملکردهای مهم یا پیچیده تر HR ، در وقت خود صرفه جویی کند. همچنین می تواند فرآیندهای HR شفاف تر ، کارآمدتر و سازگار تر شود.

HR Tech همچنین از AI استفاده می کند ، بنابراین می توانید از آن برای عملکردهای پیچیده تر مانند VR/AR استفاده کنید. به عنوان مثال ، می توانید از VR برای آموزش کارمندان در استفاده از تجهیزات جدید استفاده کنید. یا در هنگام استخدام ، می توانید از VR برای پیاده روی افراد از طریق دفتر خود استفاده کنید و به فضای کاری یا فرهنگ شرکت خود نگاه کنید.

تغییر سیاست های HR

تغییر شیوه های کار منجر به سیاست های جدید منابع انسانی شده است که به کارمندان امکان می دهد کارهای خود را به خوبی انجام دهند. فناوری همیشه در حال تحول و “عادی جدید” روشهای جدیدی را برای به حداکثر رساندن بهره وری کارگران در عین حال افزایش رضایت به همراه داشت.

به عنوان مثال ، بسیاری از شرکت های فنی ترتیب کار از راه دور/ترکیبی را ارائه می دهند. Prodoscore ، یک رهبر در نرم افزار دید کارمندان ، از افزایش 47 درصدی بهره وری کار از کارمندان از راه دور خود خبر داد. برای بسیاری از افراد ، کار از راه دور جذاب است زیرا به آنها تعادل کار و زندگی می دهد. آنها وقت بیشتری برای گذراندن با خانواده های خود ، مراقبت از خود یا دنبال کردن سرگرمی دارند. علاوه بر این ، کارکنان دورکار به طور متوسط 40 دقیقه در روز از رفت و آمد و پول صرف شده برای خرید ناهار در هنگام استراحت در دفتر صرفه جویی می کنند.

4. تهدیدها

بازار کار رقابتی

زمانی که رقبا کارمندان را برای نقش های خاص استخدام می کنند ، جنگ برای استعدادها آغار می شود. به خصوص در یک بازار کار که در آن پوزیشن شغلی فراوان است و استعداد در دسترس کمیاب است. یک گزارش Korn Ferry نشان داد که تا سال 2030 ، بیش از 85 میلیون شغل می توانند پر نشده باشند زیرا ممکن است افراد ماهر کافی برای پر کردن آنها وجود نداشته باشد. در صورت عدم بررسی ، کمبود استعداد می تواند منجر به حدود 8.5 تریلیون دلار درآمد سالانه غیر واقعی تا سال 2030 شود.

HR باید استراتژی هایی را برای جذب و حفظ استعداد برتر ایجاد کند. ارائه بسته های جبران خسارت جذاب یا کار انعطاف پذیر در بین متخصصان فناوری اطلاعات در یک صنعت که دائماً رقابت شدید را تجربه می کند، محبوب است. در غیر این صورت ، شما خطر از دست دادن کارکنان خود را در سایر سازمان هایی که شرایط پرداخت بهتر یا کار را ارائه می دهند ، از دست می دهید.

حریم خصوصی داده ها

با افزایش تعداد شرکت هایی که از محاسبات ابری برای ذخیره داده های تجاری استفاده می کنند ، امنیت داده های منابع انسانی اکنون بیش از هر زمان دیگری بسیار مهم است.

تیم منابع انسانی باید بتواند به کارمندان خود اطمینان دهد که داده های شخصی آنها – شماره تأمین اجتماعی ، اطلاعات بانکی – امن است. در غیر این صورت ، کارفرما با عواقب عدم محافظت از جزئیات کارمندان با مجازات ها ، دادخواستها و شهرت لکه دار روبرو خواهد شد.

انجام تجزیه و تحلیل SWOT برای پروژه های منابع انسانی

همانطور که گفته شد، تجزیه و تحلیل SWOT برای پروژه های منابع انسانی نیز قابل استفاده است. همچنین برای ارزیابی تقریباً هر چیزی، خواه ابتکارات بلندمدت یا کوتاه مدت، طراحی شده است.

پروژه‌های منابع انسانی می‌تواند از طراحی فرآیندهای استخدام برای کارآموزان، اجرای فعالیت‌های team building تا اجرای برنامه ارجاع کارمند را شامل شود.

در اینجا نحوه انجام تجزیه و تحلیل SWOT برای پروژه های منابع انسانی آورده شده است: