برای جلوگیری از هزینه‌های گزاف خروج کارکنان از سازمان و استخدام نیروهای جایگزین، باید به دنبال راه‌هایی برای حفظ افراد در سازمان باشید.
این واقعیت غیر قابل انکار است که حفظ افراد در سازمان، سخت‌تر از استخدام آن‌هاست. از طرفی همه ما می‌دانیم که نیروی انسانی، با‌ارزش‌ترین دارایی هر سازمانی است. پس برای داشتن یک کسب‌وکار موفق و در حال رشد، باید افراد مناسبی را استخدام کنیم و برای نگه داشتن آنها در سازمان تمام تلاش خود را به کار بگیریم.
حفظ افراد در سازمان چرا مهم است؟
هزینه خروج افراد از سازمان و استخدام نیروهای جایگزین (Turnover)، در شرکت‌های آمریکایی سالانه یک میلیارد دلار است. این هزینه بسیار زیاد، شامل موارد زیر است:
۱- صرف زمان و پول برای استخدام استعداد‌های جدید و فرآیند پذیرش سازمانی آنها
۲- کاهش بهره‌وری تیم در بازه زمانی استخدام و پذیرش سازمانی
۳- خروج دانش و تجربه از سازمان
۴- کاهش سطح روحیه کارمندانی که در سازمان باقی مانده‌اند
بر اساس برآورد موسسه گالوپ، خروج افراد از یک سازمان و استخدام نیروی جایگزین در هر سال، نصف تا ۲ برابر حقوق سالانه کارکنان آن سازمان است.
در واقع بر اساس برآورد موسسه گالوپ، خروج افراد از یک سازمان و استخدام نیروی جایگزین در هر سال، نصف تا ۲ برابر حقوق سالانه کارکنان آن سازمان است. از طرف دیگر، شرکت‌هایی که کارمندان خود را مدت بیشتری در سازمان حفظ می‌کنند، مزایای بسیار زیادی به دست خواهند آورد.
از طرف دیگر، حفظ افراد برای مدتی طولانی در یک سازمان منجر به نتایج زیر می‌شود:
۱- خلق تجربه بهتر برای مشتریان
۲- تقویت فرهنگ سازمانی (که منجر به افزایش تعلق سازمانی می‌شود.)
۳- افزایش استحکام و مومنتوم در تیم‌ها و سراسر سازمان
زمانی که نرخ جابه‌جایی کارمندان کم و میزان تعلق سازمانی آنها بالا باشد، جذب افراد با‌استعداد برای سازمان‌ها ساده‌تر می‌شود. به عبارت دیگر، مهم‌ترین نکته این است که از نیروی انسانی سازمان حفاظت کنید و از هر فرصتی برای افزایش تعلق سازمانی افراد و حفظ آنها در سازمان استفاده کنید.
چگونه افراد را در سازمان حفظ کنیم؟
اکنون که متوجه شدیم خروج افراد و استخدام نیروی جایگزین برای آنها تا چه‌اندازه برای سازمان هزینه دارد، باید به فکر راه‌هایی باشیم که باعث باقی ماندن افراد برای مدت طولانی در یک سازمان می‌شود. نمی‌توان گفت که یک راه واحد برای این کار وجود دارد.
شما باید یک استراتژی چند جانبه اتخاذ کنید که در بلند مدت، منجر به افزایش تعلق سازمانی افراد و افزایش احتمال باقی ماندن آنها در سازمان شود. برای شروع می‌توانید از ۵ راهکار زیر کمک بگیرید.
۱- افراد مناسبی را استخدام کنید
نتایج تحقیقات موسسه کوآنتوم‌ورکپلیس نشان می‌دهد که رابطه‌ای قوی بین دو مفهوم تعلق سازمانی (employee engagement) و نرخ جابه‌جایی افراد (employee turnover) وجود دارد.
۱- در یک نظرسنجی ۹۰ روزه، احتمال خروج افراد با تعلق سازمانی پایین، ۳.۳ برابر افراد با تعلق سازمانی بالا بود.
۲- در ۱۸۰ روز بعد از اتمام نظرسنجی، احتمال خروج افراد با تعلق سازمانی پایین، ۲.۶ برابر افراد با تعلق سازمانی بالا بود.
۳- یک سال بعد از اتمام نظرسنجی، احتمال خروج افراد با تعلق سازمانی پایین، ۲.۱ برابر همکاران آنها با تعلق سازمانی بالا بود.
تنها برای چند ماه فعالیت یک فرد در سازمان، باید هزینه زیادی (پول و زمان) برای استخدام و آموزش او صرف شود. به همین دلیل بسیار مهم است که شرکت‌ها از ابتدای راه افراد مناسبی را استخدام کنند. برای جلوگیری از اینکه فرد مهارت‌های لازم را نداشته باشد یا نتواند مسئولیت‌های نقش را به‌خوبی انجام دهد، باید انتظارات خود را به طور شفاف بیان کنید و به عدم انطباق‌های احتمالی در فرهنگ و تجربه او توجه داشته باشید.
۲- تجربه پذیرش سازمانی را بهینه کنید
وقتی مطمئن شدید که افراد مناسبی را برای جایگاه‌های شغلی مورد نظرتان استخدام کرده‌اید، نوبت به فرآيند پذیرش سازمانی و آموزش آنها می‌رسد. توجه داشته باشید که فرآیند پذیرش سازمانی فراتر از امضا کردن یک قرارداد، تجهیز کردن یک میز کار برای فرد و برگزاری یک تور در محیط سازمان است.
فرآیند پذیرش سازمانی باید استراتژیک باشد و به گزارش SHRM، برای اینکه نگهداشت (Retention) افراد بالا باشد، این فرآیند باید حداقل یک سال به طول بینجامد.
فرآيند پذیرش سازمانی باید موارد زیر را مورد هدف قرار دهد:
۱- برداشت اول فرد از شرکت را تقویت کند.
۲- انتظارات شفافی از کار و آینده آنها در شرکت تعیین کند.
۳- به طور واضح بیان کند که در هفته اول چه انتظاری از افراد تازه‌وارد می‌رود.
۴- در این فرآیند باید بین افراد تازه‌وارد و تیم‌ها ارتباط برقرار کنید و به آنها کمک کنید تا با همکاران خود ارتباط برقرار کنند.
۵- فرصت‌های ساختاریافته برای افراد تازه‌وارد فراهم کنید تا در مورد شغل، فرآیندهای شرکت و فرهنگ آنها بازخورد ارائه دهند.
۶- برای آینده بلند‌مدت آنها و پیشرفت‌شان در شرکت برنامه‌ریزی کنید.
۳- فرهنگ قدردانی و بازخورد در سازمان ایجاد کنید
همه افراد دوست دارند از زحمات آنها در سازمان قدردانی شود و با این کار احساس ارزشمند بودن داشته باشند. فرهنگی در سازمان ایجاد کنید که افراد به‌راحتی بازخورد دهند و از زحمات آنها قدردانی شود. با این کار اعضای سازمان احساس می‌کنند صدای‌شان شنیده می‌شود و زحمات آنها دیده می‌شود؛ در نتیجه دیگر به دنبال پیدا کردن این احساس در شرکت‌های دیگر نخواهند بود و سازمان را ترک نخواهند کرد.
به کمک روش‌های زیر می‌توانید چنین فرهنگی را در شرکت خود ایجاد کنید:
۱- گوش دادن مداوم را تمرین کنید: از پالس سروی‌ها و نظرسنجی‌های سالانه برای جمع‌آوری بازخورد از اعضای سازمان استفاده کنید.
۲- به‌طور منظم جلسات تک نفره با اعضای تیم برگزار کنید: عملکرد افراد را به صورت منظم به همراه خودشان بررسی کنید؛ بازخورد دهید (یا بازخورد دریافت کنید) و درباره توسعه شغلی با آنها گفت‌وگو کنید.
۳- یک برنامه قدردانی از اعضای تیم ایجاد کنید: فرهنگی در سازمان ایجاد کنید که قدردانی تک‌نفره از اعضای تیم، تعریف و تمجید عمومی و خصوصی از سمت مدیران و جوایز سازمانی در آن رایج باشد.
۴- اعضای تیم را توسعه دهید
همه افراد می‌خواهند بدانند که آینده خوبی در شرکت شما دارند. اگر افراد آينده خود را در سازمان شما نبینند، در جای دیگری به دنبال آن خواهند گشت. دقیقا به همین دلیل است که توسعه کارمندان، راز افزایش تعلق سازمانی و باقی ماندن افراد برای سال‌های طولانی در یک سازمان است.
در صورت امکان برای پر کردن یک موقعیت شغلی در سازمان، از ترفیع کارمندان فعلی کمک بگیرید و فرصت‌هایی را برای کوچینگ و منتورینگ اعضای سازمان فراهم کنید. تعیین اهداف بلند مدت برای کارکنان و مشخص کردن برنامه توسعه آنها را به بخش منظم و همیشگی جلسات بررسی عملکرد تبدیل کنید.
با اعضای سازمان ارتباط خوبی برقرار کنید تا اهداف و انتظارات آنها برای پیشرفت و توسعه را درک کنید. آنها در ۵ سال آینده خود را کجا می‌بینند؟ دوست دارند چه مهارت‌ها و تجربیاتی را کسب کنند؟ سپس مطمئن شوید که آنها از فرصت‌های دردسترس‌شان مانند برنامه‌های آموزشی و منتورشیپ آگاه هستند.
۵- بر اساس بینش‌های گرفته شده از نظرسنجی خروج عمل کنید
هیچگاه نمی‌توان همه افراد را در سازمان حفظ کرد و خروج تعدادی از افراد از سازمان طبیعی است. اما اگر نرخ خروج کارمندان از سازمان زیاد یا کم باشد، می‌توانید بینش‌های مهمی را از افرادی که در حال خروج هستند کسب کنید.
از افرادی که در حال ترک سازمان هستند، نظرسنجی خروج بگیرید تا بفهمید دلیل خروج آنها دقیقا چیست و آنها برای بهبود سازمان چه پیشنهاداتی دارند. از چیزهایی که یاد می‌گیرید، شگفت‌زده خواهید شد.
منبع: quantumworkplace
همچنین بخوانید: «۵ نکته برای کمک به اعضای تازه‌وارد سازمان در فرآیند پذیرش سازمانی»