محیط کار هیبرید که در همه‌گیری کرونا بسیار رایج شده است، با چالش‌های زیادی همراه است که مدیران باید نسبت به آن‌ها آگاه بوده و راه‌های مقابله با آن را بدانند.
پاندمی کرونا تاثیر بسیار زیادی بر شیوه کار کردن ما داشته است و هنوز مشخص نیست که آیا در آینده دفترهای کار به طور کلی تعطیل شده و از بین خواهند رفت یا باز هم به دفترهای کار باز خواهیم گشت. بهتر است از فکر کردن به آینده دست بکشیم و به فکر زمان حال باشیم. اکنون محیط کار هیبرید رایج شده است که در این مدل، برخی از کارمندان در دفتر کار حاضر می‌شوند و سایر کارمندان دورکار هستند.
سازمان‌ها و اعضای آن‌ها در مدل هیبرید، هم از مزایای دورکاری (از جمله افزایش انعطاف‌پذیری، افزایش رضایت اعضای تیم، کاهش هزینه‌ها و…) و هم از نقاط قوت محیط‌های کاری سنتی (از جمله هماهنگی ساده‌تر، شبکه‌های غیررسمی، جامعه‌پذیری فرهنگی قوی‌تر، خلاقیت بیشتر، همکاری حضوری و…) بهره می‌برند.
مدل هیبرید برای محیط‌های کاری به صورت جدایی‌ناپذیری با قدرت گره خورده است؛ به این معنا که توزیع قدرت بین اعضای سازمان (افرادی که در دفتر کار حضور دارند و افراد دورکار) یکسان نخواهد بود و این موضوع می‌تواند به روابط آسیب برساند، مانع همکاری موثر شود و در نهایت کیفیت عملکرد را کاهش دهد. از همین رو برای رهبری موثر در یک محیط هیبرید، مدیران باید موانع این مدل محیط کار را تشخیص داده و آن‌ها را رفع کنند. این موانع عبارت‌اند از: مکان جغرافیایی افراد هنگام کار و صلاحیت افراد برای کار کردن در محیط‌های هیبرید.
تاثیر مکان جغرافیایی افراد بر توزیع قدرت در محیط کار هیبریدی
در یک محیط کار هیبرید، افراد مختلف متناسب با موقعیت جغرافیای خود و میزان فاصله‌ای که با دفتر کار دارند، سطح دسترسی متفاوتی به منابع قدرت دارند و میزان نفوذ آن‌ها متغیر است. کارمندان حاضر در دفتر، نه تنها به فناوری و زیرساخت لازم برای پشتیبانی از کار خود دسترسی سریع دارند؛ بلکه دسترسی سریع و راحتی به اطلاعات به‌روز و گسترده‌ای دارند و همین موضوع باعث می‌شود که این افراد از تغییرات سریع محیط کار در این روزها، زودتر مطلع شوند و بهتر خود را با آن‌ها تطبیق دهند. همچنین حضور در دفتر کار، دسترسی به حمایت عاطفی و کاری را از سمت همکاران و مدیران برای افراد فراهم می‌کند.
در مقابل، افراد دورکار اغلب تجهیزات و زیرساخت‌های فنی ضعیف‌تری دارند (مانند اینترنت کند یا عدم دسترسی به منابع خاص از خانه) و در نتیجه نشان دادن صلاحیت‌شان دشوارتر از گذشته می‌شود. همچنین عدم حضور در ارتباطات غیررسمی دفتر کار، این احساس را در وجود افراد دورکار ایجاد می‌کند که از حلقه اطلاعاتی سازمان خارج شده‌اند و آخرین نفری هستند که از موضوعات باخبر می‌شوند. دور بودن از نظر فیزیکی ممکن است باعث شود کارمندان احساس انزوا کنند و نداشتن ارتباط با دیگران منجر به نداشتن پشتیبان شود.
این موضوع که هر یک از افراد به چه میزان در معرض دید افراد پر‌نفود و با قدرت سازمان مانند مدیرعامل و مدیران ارشد، قرار می‌گیرند نیز وابسته به محل کار کردن آن‌هاست. کار کردن در همان فضایی که مدیران حضور دارند، احتمال اینکه تلاش‌ها و اقدامات فرد به رسمیت شناخته شده و قدردانی شود، افزایش می‌یابد.
کارکنانی که در راهروهای دفتر دیده می‌شوند، احتمال بیشتری دارد که اقدامات‌شان به رسمیت شناخته شود و هنگام انتخاب اعضای یک پروژه مهم در آینده، به ذهن مدیران بیایند. حتی اگر رئیس از راه دور کار کند، وقتی فردی در دفتر مستقر باشد، احتمال اینکه اقدامات او توسط دیگران دیده شده و به طور غیرمستقیم به رئیس گزارش شود افزایش می‌یابد. صبح زود از خواب بیدار شدن، شب بیداری‌ها یا کار سخت یک فرد دورکار، در معرض دید دیگران نیست. اعتبار یک خروجی یا موفقیت جمعی به احتمال زیاد بیشتر به افرادی که در دفتر هستند و بیشتر به چشم می‌آیند، نسبت داده می‌شود.
با در نظر گرفتن این نکات می‌توان درک کرد که هیبرید بودن محیط کار چگونه بر هر یک از اعضای تیم و عملکرد گروهی تاثیر می‌گذارد.
همچنین بخوانید: «مکالمه درباره شرایط روحی اعضای تیم را چگونه مدیریت کنیم؟»
چگونه صلاحیت افراد برای فعالیت در محیط کار هیبرید بر توزیع قدرت تاثیر می‌گذارد؟
همه افراد به یک اندازه مهارت کار کردن در یک محیط کار هیبرید را ندارند. توانایی جابه‌جا شدن بین حالت‌ها مختلف کار در یک محیط هیبرید، خود یک مهارت و یک منبع قدرت است. افراد در چنین محیط کاری باید توانایی برقراری تعادل و حرکت بین دو دنیای مختلف را داشته باشند. در واقع یک فرد نباید کاملا دورکار یا کاملا در محیط کار باشد.
آن دسته از اعضای سازمان که در ایجاد روابط مجازی و چهره به چهره قدرتمند هستند و همچنین افرادی که برای دسترسی به منابع مورد نیاز خود به راحتی با مدیران گفت‌وگو می‌کنند، در محیط‌های هیبرید دارای مزیت رقابتی هستند. افرادی که شبکه ارتباطی گسترده‌ای در سازمان دارند، قادر به شناسایی موقعیت‌های سودمند هستند و افرادی که روابط محکمی برقرار می‌کنند و می‌توانند شکاف بین ارتباط چهره به چهره و ارتباط از راه دور را برطرف کنند، می‌توانند از ارتباطات غیررسمی خود برای جایگزینی اطلاعات از دست رفته استفاده کنند.
افرادی در محیط‌های هیبرید پاداش دریافت می‌کنند که انطاف‌پذیری و سازگاری خوبی در کارهای خود داشته باشند، توانایی سازماندهی و هماهنگی در یک محیط پیچیده و پویا را داشته باشند و بتوانند زمانی که در معرض دید مدیران خود قرار ندارند، شواهدی از امانت‌داری خود در کار ارائه دهند.
از طرف دیگر، افرادی که توانایی زیادی در برقراری ارتباط با همکاران در محیط‌های حضوری یا از راه دور ندارند، باید تلاش کنند با افرادی همکاری کنند که این توانایی را به میزان زیادی در وجود خود دارند. همچنین افرادی که مهارت کمتری برای هماهنگی کار در چنین سیستم پیچیده‌ای دارند، ممکن است متوجه شوند که هیچ‌گاه با همکاران و مدیران هماهنگ نیستند.
صلاحیت افراد برای فعالیت در محیط کار هیبرید، یک منبع جداگانه از قدرت در چنین محیط‌هایی است. فردی که از نظر مکان جغرافیایی موقعیت مناسبی ندارند، در صورت داشتن صلاحیت برای کار کردن در یک محیط هیبرید می‌تواند در این محیط‌ها بسیار کارآمد باشد. به همین ترتیب، فردی که موقعیت مناسبی داشته باشد، اگر صلاحیت کار در محیط کار هیبرید را نداشته باشد، یک فرد غیر موثر برای سازمان خواهد بود. در واقع داشتن صلاحیت برای فعالیت در محیط هیبرید، مهم‌تر از داشتن موقعیت جغرافیایی مناسب است.
چالش‌های مدیریتی
همان‌طور که کارکنان باید مطمئن باشند که در معرض دید مدیران خود قرار دارند و می‌توانند به منابع مورد نیاز خود برای انجام وظایف‌شان دسترسی داشته باشند، مدیران نیز به همین ترتیب باید مطمئن باشند که اطلاعات کافی درباره اعضای تیم خود دارند و دسترسی آن‌ها به منابع مورد نیاز را تسهیل کنند.
مدیرانی که با اعضای تیم خود در دفتر کار مستقر هستند، اطلاعات بیشتری در مورد عملکرد و نحوه کار آن‌ها دارند؛ اما مدیرانی که از کارمندان خود دور هستند، اطلاعات کمی دارند و ممکن است احساس کنند در تاریکی کار می‌کنند. از همین رو، رعایت انصاف در محیط کار هیبرید یک چالش واقعی است. در ادامه ۴ روش را بررسی می‌کنیم که مدیران به کمک آن‌ها می‌توانند به طور فعال، تفاوت‌های اجتناب‌ناپذیر ساختاری در یک محیط کار هیبرید و اثرات آن‌ها را مدیریت کنند.
۱- ردیابی و برقراری ارتباط
یک نقشه دقیق از پیکربندی هیبریدی تیم خود ایجاد کنید. یعنی مشخص کنید که هر یک از اعضای تیم در چه زمان و مکانی وظایف خود را انجام می‌دهند. بعد از ترسیم نقشه باید با اعضای تیم صحبت کنید تا چالش‌های پیش روی خودتان و آن‌ها را مشخص و راه‌های مقابله با این چالش‌ها را بررسی کنید. همیشه به یاد داشته باشید که دسترسی اعضای تیم به منابع، وابسته به محل کار آن‌هاست و در معرض دید قرار گرفتن آن‌ها، وابسته به موقعیت آن‌ها نسبت به شماست.
چیزی که این وظیفه را سخت‌تر می‌کند این است که محیط کار هیبرید، هم برای هر یک از اعضا و هم برای کل تیم، یک محیط پویا‌ست. این امر باعث می‌شود که هیبرید بودن محیط کار به یک هدف متحرک تبدیل شود. یعنی یک محیط هیبرید به ردیابی، کدگذاری و تجسم اصولی و مداوم نیاز دارد تا هم به مدیران و هم به کارمندان کمک کند که همواره از برنامه کاری و برنامه حضور افراد در یک گروه کاری آگاه باشند و توزیع قدرت در این محیط را مدیریت کنند.
۲- طراحی
به دلیل اینکه میزان کمی از توزیع ناعادلانه قدرت به لحاظ ساختاری در یک تیم هیبرید یا یک گروه کاری اجتناب‌ناپذیر است، مدیران باید در صورت لزوم و امکان، از طریق تغییر دسترسی افراد به منابع یا میزان در معرض دید بودن آن‌ها، در تغییر توزیع قدرت مداخله کنند.
در عین حال، سیاست‌ها و رویه‌ها باید به صورت مرتب مورد بازبینی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که در محیط کار هیبرید، مزیتی ناعادلانه ایجاد نمی‌شود. به عنوان مثال، شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) را تعریف کنید که قابلیت دسترسی به منابع مختلف یا میزان در معرض دید بودن افراد، تاثیری بر آن نداشته باشد.
۳- آموزش
برخی از مشکلات تنها به دلیل هیبرید بودن محیط کار به وجود نمی‌آیند؛ بلکه به دلیل عدم آگاهی از توزیع نامناسب قدرت ایجاد می‌شوند. برای مدیریت موثر محیط کار هیبرید، مدیران باید آگاهی از مسائل را ارتقاء دهند و درباره چگونگی جلوگیری از سوگیری به اعضای گروه (و حتی خودشان) آموزش دهند.
همچنین نکته بسیار مهم، ایجاد فرهنگ امنیت روانشناختی و اعتماد (جمعی و فردی) است. با این کار افراد بدون ترس و به‌راحتی درباره چالش‌ها و مشکلات صحبت می‌کنند و اگر به منابع و امکاناتی نیاز داشته باشند، با مدیر خود گفت‌وگو می‌کنند.
۴- نظارت
با این تفاسیر، مهم است که مدیران در مواقع حساس و مهم مداخله کنند. بر اساس گفت‌وگوهای صورت‌گرفته با برخی از مدیران، تعدادی فرصت اصلی شناسایی شدند که مداخله مدیر در این زمان‌ها، به رفع چالش‌های احتمالی محیط کار هیبرید در تیم‌ها کمک می‌کند:
۱- بررسی و ارزیابی عملکرد
مدیران باید اطلاعات کاملی درباره اعضای تیم، میزان دسترسی آن‌ها به منابع و میزان در معرض دید قرار گرفتن آن‌ها داشته باشند. مدیران با بررسی و ارزیابی منظم عملکرد افراد فرصتی را فراهم می‌کنند که درباره مشکلات موجود و راه‌های حل این مشکلات با اعضای تیم صحبت کنند.
۲- جلسات تیمی
جلسات تیمی فرصتی برای تیم‌های هیبرید هستند تا مدیران و تمام اعضای تیم، توزیع نامناسب قدرت بین افراد را شناسایی کرده و درباره آن بحث کنند؛ سپس تصمیم بگیرند که چگونه باید به طور مشترک آن‌ها را مدیریت کنند.
۳- پذیرش سازمانی
وقتی که همه اعضای تیم به صورت فیزیکی در محل کار حضور ندارند، مدیران چگونه می‌توانند فرآیند معرفی و پذیرش سازمانی اعضای جدید را اجرا کنند؟ آن‌ها چگونه می‌توانند استخدام‌های جدید از راه دور را به شکل قابل مقایسه‌ای با استخدام‌های گذشته که افراد به صورت حضوری به دفتر کار مراجعه می‌کردند انجام دهند؟ تاثیرات هیبرید بودن محیط کار بر پویایی گروه، باید در جلسات و بحث‌ها گنجانده شود تا اطمینان حاصل شود که اعضای جدید سازمان، اهمیت مدیریت آگاهانه دسترسی به منابع در محیط‌های هیبرید را درک می‌کنند.
برای اینکه شرکت‌ها از مزایای دفتر کار هیبرید بهره‌مند شوند، مدیران باید از پویایی قدرت موجود آگاه باشند. این بسیار مهم است که آن‌ها درک درستی از جایگاه‌یابی هیبریدی و صلاحیت هیبرید بودن پیدا کنند و گام‌هایی را در جهت تسهیل شرایط بازی برای تیم‌های خود بردارند.
منبع: HBR
همچنین بخوانید: «امنیت روانشناختی در محیط‌های کار هیبرید به چه شکل است؟»