مشکلات مختلف در این روزها، تاثیر منفی روی بهره‌وری و سلامتی افراد دورکار داشته است. خوشبختانه مدیران می‌توانند به کمک روش‌های مختلف، شادی و بهره‌وری آن‌ها را افزایش دهند.
بیش از یک سال است که همه‌گیری کرونا، سبک زندگی همه آدم‌ها را تغییر داده و تحولات زیادی در دنیای کسب‌وکار ایجاد کرده است. بسیاری از افراد دورکار شده‌اند. با وجود اینکه دورکاری مزایای زیادی دارد؛ اما طولانی شدن این شرایط، چالش‌های زیادی را نیز برای بسیاری از افراد دورکار ایجاد کرده است.
بر اساس آمارهای منتشر شده از سوی شرکت BUFFER، حدود ۲۰ درصد از افراد دورکار در سراسر دنیا با چالش‌های زیادی در زمینه همکاری و ارتباط با همکاران مواجه هستند و ۲۰ درصد از افراد نیز به کلی احساس تنهایی می‌کنند. این چالش‌ها در کنار تمام سختی‌های کار کردن در خانه، روی بهره‌وری، سلامت جسمی و روحی افراد تاثیر بسیار زیادی می‌گذارد.
مدیران منابع انسانی شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از روش‌های زیر، به افراد دورکار سازمان کمک کنند تا با چالش‌های دورکاری مقابله کرده و به افراد شادتر و بهره‌ورتری تبدیل شوند.
۱- همکاری با دیگران و دسترسی به اطلاعات را تسهیل کنید
یکی از مشکلات کار کردن در خانه این است که افراد احساس می‌کنند تیم مدیریتی از نیازهای آنان باخبر نیست و توجه‌ای به آن‌ها ندارد. بسیار مهم است که تیم منابع انسانی سازمان، با همه اعضا در ارتباط باشد و اطلاعات مختلف را به آن‌ها منتقل کند تا افراد دورکار احساس کنند در هر قدم از کارهای خود از طرف سازمان حمایت می‌شوند. همچنین این کار احساس تعلق افراد را تقویت می‌کند و در نتیجه روی بهره‌وری و انگیزه آن‌ها برای کار کردن تاثیر می‌گذارد.
برای تسهیل ارتباطات می‌توانید از روش‌های زیر کمک بگیرید:
۱- یک دفتر مجازی با ساعت کار مشخص ایجاد کنید. همه اعضای یک تیم به همراه رهبر خود باید در ساعت‌های مشخصی در یک اپلیکیشن پیام‌رسان فوری آنلاین باشند.
۲- تیم منابع انسانی سازمان باید یک پایگاه اطلاعاتی راه‌اندازی کند و همه سیاست‌ها، پروتکل‌ها، راهنماها، پرسش و پاسخ‌ها و لینک‌های مهم را داخل آن قرار دهد تا همه افراد سازمان به اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند.
۳- در نظارت از راه دور بر عملکرد کارمندان، کنفرانس‌های ویدیویی و تکنولوژی‌های مختلف برای تسهیل ارتباطات بین همکاران سرمایه‌گذاری کنید.
۴- تالار گفت‌وگویی ایجاد کنید که همه افراد شرکت بتوانند به روزرسانی‌های شخصی و حرفه‌ای خود را در آن به اشتراک بگذارند. همچنین بخشی برای بازخورد و پیشنهادات ایجاد کنید تا به تیم منابع انسانی در درک بهتر نیاز افراد کمک کند.
۵- واحد منابع انسانی سازمان باید رهبران تیم‌ها را تشویق کند تا حداقل هفته‌ای یک بار، کارهای گروهی به اعضای تیم محول کنند تا ارتباط بین اعضای تیم حفظ شود.
۶- بهتر است رهبران تیم هفته‌ای یک بار اعضای تیم و عملکردشان را چک کنند تا این موضوع به امری عادی تبدیل شود.
۲- دورکاری را با گیمیفیکیشن ترکیب کنید
اهدافی تیمی و سازمانی باید مشخص، قابل دستیابی و قابل اندازه‌گیری باشند و بازه زمانی مشخصی برای دستیابی به آن‌ها تعیین شود. به این ترتیب نتایج مثبت زیادی به دست می‌آیند و مورد توجه همه افراد سازمان قرار می‌گیرند. نه تنها مدیر منابع انسانی سازمان می‌تواند اعضای تیم را برای موفقیت آماده کند؛ بلکه قادر است تا مسیر پیگیری اهداف شرکت را نیز هموارتر کند.
همچنین مدیران منابع انسانی می‌توانند مدیریت عملکرد کارکنان و قدردانی از زحمات آن‌ها را با گیمیفیکیشن و مکانیزم‌های بازی و پاداش ترکیب کنند. این روش نه تنها کار را برای افراد جالب‌تر و سرگرم‌کننده‌تر خواهد کرد؛ بلکه باعث افزایش بهره‌وری و کاهش استرس کاری آن‌ها نیز خواهد شد.
در واقع بر اساس گزارش medium، گیمیفیکیشن می‌تواند بهره‌وری ۹۰ درصد از افراد را افزایش دهد. همچنین ۷۲ درصد از افراد در این تحقیق اعلام کرده‌اند که گیمیفیکیشن، انگیزه آن‌ها برای سخت‌تر کار کردن را افزایش می‌دهد. خبر خوب این است که با برگزاری چند جلسه طوفان مغزی ساده می‌توانید روش‌های زیادی برای ترکیب کارهای روزمره و اهداف اصلی شرکت با بازی پیدا کنید.
همچنین بخوانید: «در جلسات تیمی مجازی چگونه از فرسودگی شغلی افراد جلوگیری کنیم؟»
۳- اصول ارگونومی مناسب هنگام کار را یادآوری کنید
با تغییر ناگهانی شیوه کار کردن، بسیاری از افراد کار کردن از خانه را بدون فکر کردن به اصول ارگونومی مناسب هنگام کار آغاز کردند. شاید این بی‌توجهی برای یک یا دو ماه مشکلی ایجاد نکند؛ اما اگر این بی‌توجهی به اصول صحیح ادامه‌دار باشد، خیلی سریع افراد دچار میکرو تروما و اختلالات اسکلتی-عضلانی مربوط به کار (WMSD) خواهند شد.
مدیران منابع انسانی بهتر است منابع معتبری را به اعضای سازمان معرفی کنند تا افراد با مطالعه آن‌ها، دانش لازم درباره اجرای اصول صحیح کار کردن در خانه و نشستن پشت میز را کسب کنند. همچنین باید افراد دورکار را تشویق کنند تا محیط کار خود در منزل را بر اساس ارگونومی مناسب هنگام کار کردن مثل وضعیت صحیح نشستن پشت میز، فاصله مناسب مانیتور با چشم‌ها، استراحت‌های مکرر و… دوباره طراحی کنند.
۴- برنامه بهبود سلامتی برای اعضای سازمان برگزار کنید
مدیران منابع انسانی باید یک برنامه سازمانی سلامت برگزار کنند تا به افراد کمک کنند نگرشی مثبت و ذهن و بدن سالمی داشته باشند. این برنامه باید شامل تمرین‌های ورزشی، خواب کافی و با کیفیت، ذکر اصول بهداشتی و برنامه غذایی سالم باشد.
یک برنامه سلامتی باید مبتنی بر بازی با مشوق‌ها و پاداش‌هایی باشد که افراد را تشویق می‌کند حتی هنگام کار در خانه، یک سبک زندگی سالم داشته باشند. در این دوران توجه به سلامت روان اعضای سازمان، بسیار مهم‌تر از هر زمان دیگری است. انزوا و استرس کار در خانه می‌تواند کارگران از راه دور را دچار افسردگی و اضطراب کند.
در ماه ژوئن سال ۲۰۱۹، حدود ۶.۶ درصد از بزرگسالان آمریکایی که در خانه کار می‌کردند، علائم افسردگی را تجربه کردند و ۸.۲ درصد از افراد نیز دچار اضطراب شدند. مرکز ملی آمار بهداشت آمریکا در سال ۲۰۲۰ اعلام کرد که به دلیل همه‌گیری کرونا، این ارقام برای افسردگی به ۳۰ درصد و برای اضطراب به ۳۶ درصد رسیده است.
مدیران منابع انسانی باید امکان دسترسی به درمانگران سلامتی از راه دور را از طریق بسترها و پلتفرم‌های مختلف برای اعضای سازمان فراهم کنند. برای مثال استارباکس برای هر یک از کارکنان خود، ۲۰ جلسه مشاوره در نظر گرفته است.
۵- تیم خود را به ابزار و تجهیزات مناسب مجهز کنید
اکثر اوقات، افراد دورکار هزینه‌های کار در خانه را متحمل می‌شوند. این نه تنها برای کارکنان بسیار استرس‌زا است؛ بلکه می‌تواند بر بهره‌وری آن‌ها نیز تاثیر بگذارد زیرا ممکن است برای کاهش هزینه‌ها، تجهیزات و زیرساخت با کیفیت کمتری تهیه کنند.
مدیران منابع انسانی باید به این موضوعات توجه داشته باشند و بودجه کافی برای تجهیز دفتر کار جدید کارمندان را برای آن‌ها تامین کنند. اگر پرداخت کامل هزینه امکان‌پذیر نیست، باید به صورت ماهیانه هزینه اینترنت بهتر، تجهیزات جدید و اشتراک نرم‌افزارهای مختلف را پرداخت کنند.
در برخی از ایالت‌های کشور آمریکا، پرداخت هزینه تجهیزات مورد نیاز افراد دورکار به قانون دولت اضافه شده است و کارفرمایان موظف‌اند هزینه‌های لازم را پرداخت کنند.
۶- به زمان استراحت و دور شدن افراد از کار اهمیت دهید
داشتن تمرکز کامل روی کار برای افراد دورکار بسیار سخت است؛ زیرا عوامل زیادی در محیط خانه وجود دارد که باعث پرت شدن حواس آن‌ها می‌شود. فکر کردن به مسائل مربوط به کار، مشکلی است که بعد از ساعت‌های کاری نمایان می‌شود.
بر اساس تحقیقات آکادمیک انجام شده، اگر افراد نتوانند بعد از ساعت کاری به طور کامل از کار جدا شوند و استراحت کنند، میزان فرسودگی شغلی، خروج افراد از سازمان و رفتارهای نامطلوب افزایش پیدا می‌کنند و بهره‌وری افراد کاهش می‌یابد.
مدیران منابع انسانی باید به کمک نکات زیر، جدا شدن از کار در ساعت‌های غیر‌کاری را برای افراد دورکار ساده‌تر کنند:
۱- به آن‌ها کمک کنید یک فضای کاری اختصاصی و بدون حواس‌پرتی برای خود بسازند. این موضوع به ویژه برای والدینی مهم است که به دلیل تعطیلی مدارس، فرزندان آن‌ها در خانه هستند.
۲- یک روتین صبحگاهی و پوشیدن لباس مخصوص در ساعت‌های کاری، به اعضای سازمان کمک می‌کند تا از نظر روانی بهره‌وری بیشتری داشته باشند.
۳- افراد دورکار را تشویق کنید تا زمانی را برای تنهایی و خلوت با خود در نظر بگیرند. برای مثال روزی ۱۵ دقیقه پیاده‌روی یا مدیتیشن را به برنامه خود اضافه کنند.
۴- برای یادگیری یک سرگرمی یا یادگیری چیزی جدید از آن‌ها حمایت کنید.
۷- زمانی را برای تعاملات اجتماعی از راه دور تعیین کنید
مدیران منابع انسانی علاوه بر اهمیت دادن به جلسات کاری تیمی، می‌توانند با برگزاری دورهمی و جلسات غیررسمی مجازی میزان ارتباط و تعامل اعضای تیم با یکدیگر را افزایش دهند تا احساس انزوای افراد دورکار کاهش یابد.
شما به عنوان مدیر منابع انسانی می‌توانید از روش‌های مختلفی برای افزایش تعاملات مجازی اعضای شرکت خود استفاده کنید. برای مثال هر چند وقت یک بار تماس‌های تصویری و گروهی غیررسمی برگزار کنید تا اعضای تیم درباره موضوعات مختلف با یکدیگر صحبت کنند.
منبع: entrepreneurhandbook
همچنین بخوانید: «بزرگ‌ترین درس‌های مدیران از دورکاری در دوران پاندمی کرونا»