مدیران ارشد باید با شناسایی ارزشمندترین افراد سازمان، از خستگی بیشازحد و خروج آن‌ها جلوگیری کنند.
مدیران برای مدیریت موثر افراد، باید تاثیرگذارترین و ارزشمندترین افراد سازمان را شناسایی کنند تا از خستگی فیزیکی، روحی و عاطفی بیشازحد آن‌ها و جدا شدن‌شان از سازمان جلوگیری کنند. به‌ویژه در این روزها که میزان همکاری در محیط‌های کاری افزایش پیدا کرده، شناسایی تاثیرگذارترین و ارزشمندترین افراد سازمان اهمیت بسیار زیادی دارد.
از یک مدیر ارشد اجرایی بپرسید: «تاثیرگذارترین و با‌نفوذ‌ترین فرد در سازمان شما چه کسی است؟» به احتمال زیاد این فرد را نمی‌شناسند یا نام فرد دیگری را به اشتباه بیان می‌کنند.
جالب است که تاثیرگذارترین افراد در بسیاری از شرکت‌ها، لزوما مدیران ارشد نیستند. افراد تاثیرگذار در یک سازمان، مورد اعتماد همکاران هستند و دیگر افراد سازمان برای پیدا کردن پاسخ سوالات خود به آن‌ها مراجعه می‌کنند. آن‌ها اغلب مدیران میانی یا کارمندان ساده‌ای هستند که ارتباط عمیقی با سازمان دارند.
به عبارت‌دیگر، این مهره‌های حیاتی سازمان لزوما آن افرادی نیستند که کت‌وشلوار به تن می‌کنند و درباره استراتژی کسب‌وکار در کنفرانس‌ها صحبت می‌کنند. آن‌ها به اصطلاح در دل کار هستند و هر روز برای تحقق چشم‌انداز سازمان تلاش می‌کنند.
اینکه مدیران ارشد، این مهره‌های حیاتی را فراموش کرده و به ارزش واقعی آن‌ها برای سازمان توجه نمی‌کنند، کسب‌وکار را در یک تهدید بزرگ قرار می‌دهد. اگر افراد تاثیرگذار در سازمان، منابع و حمایت لازم را در کار خود دریافت نکنند، ممکن است از نظر جسمی، روحی و عاطفی بیش‌از‌اندازه خسته شوند و سازمان را ترک کنند.
کوین اوکز، مدیرعامل موسسه تحقیقاتی i4cp در زمینه بهره‌وری سرمایه‌های انسانی است و شرکت‌هایی مانند مایکروسافت، آمازون و Citi شرکای این سازمان هستند. اوکز نتایج تحقیقات موسسه خود را در کنفرانس سالانه «Talent Connect» در لینکدین منتشر می‌کند.
اکتبر سال ۲۰۱۹ که این کنفرانس در شهر دالاس برگزار شد، اوکز درباره دلیل اهمیت کمک گرفتن مدیران از افراد تاثیرگذار و نامرئی سازمان در فرآیند تغییر فرهنگ سازمانی صحبت کرد. حتی برای شرکت‌هایی که تغییر فرهنگ سازمانی را جزء اولویت‌های آن‌هانیست، شناخت این افراد اهمیت زیادی دارد.
اوکز به مجله بیزینس اینسایدر گفت: «زمانی که این ستاره‌های مخفی، سازمان را ترک می‌کنند، ساختار شبکه داخلی سازمان از هم می‌پاشد؛ زیرا بسیار وابسته به این افراد بوده است.»
همچنین بخوانید: «۴ راهکار ساده برای رهبران – چگونه بهره‌وری کارمندان را افزایش دهیم؟»
افراد تاثیرگذار در سازمان گاهی‌اوقات با درخواست‌های فراوان از سمت همکاران خود بمباران می‌شوند
البته این مشکل جدیدی نیست؛ اما حل آن، در این روزها اهمیت بیشتری پیدا کرده است.
راب کراس، پروفسور کسب‌وکار در کالج بابسون، در یکی از تحقیقات خود متوجه افزایش چشم‌گیر مشارکت افراد در محیط کار شد که ناشی از بمب‌باران شدن افراد با پیام‌های زیاد در ایمیل و اسلک است.
سازمان‌های امروزی در حال حرکت به سمت مدیریت ماتریسی و سیستم‌های گزارش‌دهی دوگانه هستند که یک روش جالب برای بیان این موضوع است که یک فرد از طرف ۲ مدیر وظایف خود را دریافت می‌کند.
«Collaborative Overload» حالتی است که یک فرد به جای اینکه بیشتر زمان خود را صرف تکمیل وظایفش کند، بیشتر زمان را به انجام درخواست‌های همکاران خود اختصاص می‌دهد. اولین گام برای کاهش احتمال رخ دادن این حالت در یک سازمان، مشخص کردن تاثیرگذارترین و ارزشمندترین افراد سازمان است. برای رسیدن به این هدف، به مدیران توصیه می‌شود که به آنالیز شبکه سازمانی (Organizational Network Analysis) در شرکت خود بپردازند.
این آنالیز می‌تواند شکل‌های مختلفی داشته باشد. برای مثال واحد منابع انسانی به‌سادگی می‌تواند فرم نظرسنجی برای اعضای سازمان ارسال کرده و درباره اینکه کارهای خود در یک روز کاری را چگونه به پایان می‌رسانند سوالاتی از آن‌ها بپرسد. البته این احتمال وجود دارد که افراد، تجربه واقعی خود را به اشتباه بیان کنند یا آن را دقیق به یاد نیاورند.
یک راه دیگر این است که با نظارت روی فعالیت افراد در ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل و اسلک، متوجه شوید که کدام یک از افراد سازمان، بیشترین میزان چت را با همکاران یا افراد بخش‌های دیگر سازمان دارند.
افراد تاثیرگذار در سازمان می‌توانند با ایجاد محدودیت برای کمک به همکاران، حجم کار خود را کاهش دهند
از آن‌جایی که افراد تاثیرگذار در سازمان اغلب‌اوقات کار زیادی برای انجام دادن دارند و هدف پرسش‌ها و درخواست‌های فراوان همکاران نیز قرار می‌گیرند، ممکن است بعد از مدتی خسته شده و سازمان را ترک کنند. به همین دلیل، هدف از شناسایی این افراد، بررسی حجم کاری و جلوگیری از خستگی بیشازحد آن‌ها است؛ نه جایزه دادن به آن‌ها. (هر چند که این کار هیچ مشکلی ندارد)
راب کراس در وب‌سایت خود سوالاتی را به اشتراک گذاشته که ممکن است مدیران یک شرکت بعد از شناسایی ارزشمندترین افراد سازمان، آن‌ها را از خود بپرسند: احتمال خروج این افراد از سازمان به دلیل خستگی بیش‌از‌اندازه چه‌قدر است؟ آیا اگر گروهی از افراد با استعداد به عنوان تیم در کنار این فرد قرار بگیرند، می‌توان قابلیت‌های او را به صورت نمایی توسعه داد؟
دقت داشته باشید کارمندانی که بیشازحد خسته شوند حتی اگر مطمئن نباشند که فرد تاثیرگذاری در سازمان هستند، بدون اینکه منتظر مداخله مدیر باشند، سازمان را ترک می‌کنند.
آدام گرانت در کتاب «بگیر و ببخش» به طور کامل توضیح داده است که چرا بخشندگان (افراد مایل به کمک کردن به همکاران)، موفق‌ترین افراد در سازمان هستند. البته گرانت در این کتاب به «بخشش ناکارآمد» اشاره کرده است؛ به گفته او اگر بخشندگان در سازمان، تاثیر مشارکت خود را مشاهده نکنند، ممکن است خسته و ناامید شوند.
اوکز نیز با توجه به نتایج تحقیقات خود می‌گوید، با‌ارزش‌ترین افراد در یک سازمان هیچ تصوری درباره این موضوع ندارند و اینگونه فکر نمی‌کنند. او می‌گوید: «گاهی‌اوقات این افراد تا زمانی که توسط دیگران به‌عنوان فرد تاثیرگذار در سازمان شناسایی شوند، نمی‌دانند تا چه اندازه برای سازمان مفید هستند.»
منبع: businessinsider
همچنین بخوانید: «مهارت همدلی؛ ابزاری ضروری برای رهبران»