چگونه یک تیم با سبک های کاری مختلف را مدیریت کنیم؟

اینکه سبک های کاری کارمندان شما متفاوت باشد، به معنای آن نیست که بهره‌وری یا هماهنگی آن‌ها کاهش پیدا خواهد کرد.

مدیران از گذشته درباره خطرات مشابه بودن شخصیت اعضای تیم هشدار داده‌اند. اگر همه اعضای تیم یکسان فکر کنند، ممکن است از جنبه‌های مهم پروژه، برخی از مخاطبان یا سایر عوامل اساسی برای موفقیت چشم‌پوشی کنند.

اگر یک تیم ترکیب متنوعی از افراد با دیدگاه‌ها و سبک های کاری متفاوت داشته باشد، ممکن است نتایج بهتر و آگاهانه‌تری به دست آورد. البته باید توجه داشته باشید که چالش در این گروه‌ها اجتناب‌ناپذیر است. اخیرا یک نظرسنجی از پلتفرم مدیریت عملکرد Reflektive نشان داد که تقریبا نیمی از پاسخ‌دهندگان می‌گویند بزرگ‌ترین مشکل کار تیمی، سبک های کاری مختلف است.

این نظرسنجی نشان داد که از هر ۱۰ نفر بیش از هشت نفر به طور مستمر به عنوان عضوی از یک تیم کار می‌کنند که اغلب تیم‌هایی مبتنی بر پروژه و چند‌منظوره هستند. البته این موضوع چالش‌های جدیدی به تیم اضافه می‌کند؛ زیرا اولویت‌های رقابت به این ترکیب اضافه می‌شود. 

تعریف سبک های کاری

ممکن است کارشناسان مختلف، تعاریف مختلفی برای انواع سبک های رهبری ارائه دهند. راب هولمن که یکی از متخصصان مطرح حوزه رهبری و نویسنده کتاب «Lead the Way: Inside Out Leadership Principles for Business Owners and Leaders» است، سبک های کاری مختلف را به شکل زیر تعریف می‌کند:

• افراد مبتدی: این افراد با ایده‌ها هدایت می‌شوند و اتفاقات را رقم می‌زنند. آن‌ها تکانه می‌سازند.
• تقویت‌کننده‌ها: مدیرانی که جزئیات کارها را در ذهن خود دارند و در عین حال مطمئن هستند که کارمندان به این جزئیات توجه می‌کنند.
• استادان وظیفه: مسئولیت به انجام رساندن کارها و پاسخگویی را بر عهده دارند.

برخی از افراد نیز از تست‌های شخصیت‌شناسی مانند تست دیسک یا تست شخصیت مایرز-بریگز استفاده می‌کنند تا درک بهتری از افراد، چگونگی تعامل آن‌ها با دیگران و عملکردشان در کار داشته باشند.

الناز رضانیا، محقق و روانشناس سازمانی می‌گوید: «اولین قدم برای ایجاد یک تیم هماهنگ، شناخت نوع شخصیت و سبک ارتباطی خود شماست. سپس باید همین موارد را درباره اعضای تیم خود نیز بدانید».

به گفته او، شما به عنوان یک مدیر باید به دنبال پاسخ سوال‌های زیر باشید: 

• سبک کاری هر یک از اعضای تیم شما چیست؟
• آن‌ها دنیا را چگونه می‌بینند؟ 
• آن‌ها واقعا چگونه اطلاعات را هضم می‌کنند و بر اساس آن تصمیم‌گیری می‌کنند؟ چگونه با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند؟

شاید این نکات خیلی ساده و ابتدایی به نظر برسند؛ اما این آگاهی از خود و دیگران باعث می‌شود که شما درک کنید چگونه می‌توانید به همه افراد کمک کنید تا به‌صورت هماهنگ‌تری با یکدیگر کار کنند. سپس شما می‌توانید کارهای مختلفی انجام دهید تا یک محیط کار مناسب برای افراد با سبک های کاری مختلف ایجاد کنید. 

اندازه را در نظر بگیرید

وقتی اندازه تیم بزرگ‌تر می‌شود، ممکن است مدیریت کارها سخت‌تر شود. تحقیقات Reflektive نشان داد که ۹۰ درصد از پاسخ‌دهندگان می‌گویند مشارکت به یک روش معنادار، در تیم‌های ۶ نفره یا بزرگ‌تر بسیار سخت است. 

سایز بهینه اعضای تیم به شرکت شما، هدف، پروژه‌ای که در دست دارید و سایر عوامل بستگی خواهد داشت؛ اما قطعا واضح است که کوچک نگه داشتن تیم می‌تواند به کاهش اختلافات مربوط به سبک های کاری مختلف کمک کند.

اهداف و انتظارات خود را بیان کنید

بنیان‌گذار پروژه LeaderShift می‌گوید: «اگر شما به عنوان مدیر، زمان بگذارید و مطمئن شوید که اعضای تیم با یکدیگر هماهنگ هستند، اهداف پروژه را درک می‌کنند و می‌دانند که شما به چه علت این پروژه را آغاز کرده‌اید، می‌توانید تاثیر سبک های کاری مختلف را به حداقل برسانید». 

او می‌گوید بهتر است که رهبران با کمک اعضای تیم خود یک «توافق‌نامه مشترک» ایجاد کنند و موارد مهمی مانند موارد زیر را در آن‌ ذکر کنید:

• آنچه به عنوان یک گروه به آن متعهد هستید
• نوع محیط کاری که می‌خواهید ایجاد کنید
• انتظارات فردی و تیمی
• پروتکل‌های ارتباطی
• دستورالعمل‌های زمان پاسخ
• روش حل کردن تعارضات

وقتی که از قبل قوانین اساسی و انتظارات را به طور دقیق یادداشت می‌کنید و همه اعضای تیم می‌توانند به صورت عینی درباره آن‌ها صحبت کنند، در نتیجه می‌توانید فرضیات را حذف کنید و تعریف کنید که اعضای گروه چگونه با یکدیگر همکاری خواهند کرد. همچنین مشخص کردن این جزئیات، از ایجاد سوء‌تفاهماتی مانند برداشت اشتباه از هدف اصلی تیم و… جلوگیری خواهد کرد. 

هدف فردی و کلی را درک کنید

امروزه با وجود تیم‌های چند‌منظوره که بسیار رایج شده‌اند، تعجب‌آور نیست که نتایج نظرسنجی Reflektive نشان می‌دهد که ۶۹ درصد کارمندان اعلام کرده‌اند که تراز بودن هدف در سطح شرکت، عامل موفقیت آن‌ها بوده است. 

کورتنی بیگونی، مدیر علوم انسانی در پلتفرم 15Five (پلتفرم مدیریت مداوم عملکرد) می‌گوید وقتی می‌توانید نقاط مشترک را پیدا کنید (یعنی هدفی که همه اعضای تیم به سمت آن حرکت می‌کنند یا مشکلی  که همه در حال تلاش برای حل آن هستند) به احتمال زیاد تنوع سبک های کاری اهمیت کمتری پیدا می‌کند. 

به همین ترتیب، وضوح نقش افراد تا حد زیادی به حداقل رساندن تعارضات کمک می‌کند. به عقیده این مدیر، تنها نیمی از کارمندان واقعا می‌دانند که چه وظایفی دارند و از آنها چه انتظاری می‌رود. مدیران و رهبران باید وظایف، مسئولیت‌ها و معیارهای ارزیابی عملکرد هر یک از کارمندان را به‌طور دقیق و شفاف مشخص کنند. 

اکثر کارمندان اطلاعاتی درباره سبک های کاری ندارند و درباره نقش‌های خود نیز اطلاعات شفافی ندارند؛ در صورتی که وضوح نقش، برای ایمنی روانشناختی بسیار مهم است. 

با سبک های کاری مبارزه نکنید

اگر بخواهید کارمندان خود را مجبور کنید که سبک کاری خود را تغییر دهند، به احتمال زیاد هیچ نتیجه مطلوبی نخواهید گرفت. خانم «فلیم شودر» و همکار او »نانسی دنیس» (که هر دو از فدراسیون بین‌المللی کوچینگ گواهینامه دارند) ابزاری را برای کمک به مدیران ابداع کرده‌اند که مدل ECE نام دارد. نام این مدل از کنار هم قرار گرفتن حروف اول کلمه‌های انتظارات (Expectations)، ارتباطات (Communication) و اجرا (Execution) ساخته شده است. 

به گفته شودر، مدیران نباید با سبک های کاری که اعضای تیم آن‌ها دارند بجنگند. احتمالا هیچ مدیری قصد ندارد شخصی که بسیار به جزئیات امور اهمیت می‌دهد را به فردی تبدیل کند که فردی کلی‌نگر شود و دورنمای کارها برای او مهم شود. مدیران باید انتظارات خود را برای تمام اعضای تیم بیان کنند؛ سپس خیلی شفاف با آن‌ها ارتباط برقرار کنند و حلقه‌های ارتباطی بین خود و اعضای تیمشان ایجاد کنند. 

همه اعضای تیم باید یک کانال ارتباطی با مدیران خود داشته باشند. مرحله «اجرا» زمانی رخ می‌دهد که انتظارات شفاف باشند و ارتباطات شکل گرفته باشد. 

تعارض سالم را در آغوش بگیرید

تقریبا همه تیم‌ها در موارد مختلفی تعارض را تجربه خواهند کرد و مهم‌ترین نکته برای جلوگیری از اینکه این تعارضات به بهره‌وری تیم آسیب بزند، نحوه مدیریت درست آن‌ها است. 

هولمن می‌گوید اعضای تیم باید یاد بگیرند که چگونه از طریق یک روش سالم با تعارضات درگیر شوند. برای مثال افرادی که دانش و تجربه زیادی دارند باید یاد بگیرند به‌گونه‌ای روی نظر خود تاکید کنند که دیگران حالت تدافعی به خود نگیرند. تعارض در همه موارد بد نیست؛ گاهی به شما کمک می‌کند تا مشارکت و سطح عملکرد اعضای تیم را افزایش دهید.

اگر یک تیم با سبک های کاری مختلف، به صورت صحیح و با دقت و آگاهی مدیریت شود، می‌تواند نتایج شگفت‌انگیزی را تولید کند. با درک سبک های کاری اعضای تیم و آنچه هر یک از اعضای تیم نیاز دارند و با اطمینان از اینکه اعضای تیم از اهداف و نقش‌ها درک روشنی دارند، می‌توانید تعارضات بین کارمندان را به حداقل میزان ممکن برسانید. 

منبع: fastcompany