با استفاده از تکنیک‌های زیر، جلسات بررسی عملکرد سالانه را از یک جلسه ترسناک، به یک جلسه مفید تبدیل کنید.
بررسی عملکرد سالانه می‌تواند لحظه ترسناکی برای همه افراد باشد. فرآیند بررسی و رتبه‌بندی عملکرد افراد در یک سال، مفهوم اعصاب‌خرد‌کنی هم برای مدیر و هم برای اعضای تیم است.
سخت‌ترین قسمت این فرآیند، انتقال نتایج بررسی عملکرد کارمندان و ارائه بازخورد به آن‌ها است. از آن جایی که احتمال زیادی وجود دارد افراد واکنش منفی نشان دهند، بیشتر مدیران علاقه‌ای به این جلسات ندارند و از آن طفره می‌روند.
آخرین چیزی که کارمندان دوست دارند بشنوند این است که انتظارات مدیر را برآورده نکرده‌اند. با وجود اینکه همه ما می‌دانیم انسان‌های کاملی نیستیم، بازخوردهای منفی که حتی به رشد ما کمک می‌کند باز هم برای ما کمی ناخوشایند است. در صورتی که انتقاد سازنده ممکن است ۱۰ برابر بهتر از یک بازخورد مثبت باشد.
مدیران می‌توانند برای کاهش دلهره این جلسات از تاکتیک‌های هوش هیجانی برای تعامل با اعضای تیم و بازخورد دادن به آن‌ها استفاده کنند و مطمئن باشند که نکته‌ای را از قلم ننداخته‌اند.
برخی از تاکتیک‌های هوش هیجانی برای بهبود جلسات بررسی عملکرد کارمندان عبارت‌اند از:
۱- با بیان احساسات، کارمندان را خلع سلاح کنید
هیچ اشکالی ندارد اگر مدیران کمی عصبی باشند؛ فقط نباید آن را پنهان کنند و بهتر است نحوه مدیریت آن را یاد بگیرند. شما به عنوان مدیر، در جلسات بررسی عملکرد که با هر یک از اعضای تیم خود برگزار می‌کنید، می‌توانید احساسات مختلفی را تجربه کنید.
در یکی از بدترین جلسات بررسی عملکرد من در تمام عمرم، به یاد دارم که مدیر من عصبانی شده بود و خیلی کوتاه و صریح بدون اینکه به من نگاه کند، نظر خود را گفت. این نحوه بازخورد دادن به نظر من خیلی زشت و به دور از شخصیت یک مدیر بود و باعث شد که بسیار ناراحت و عصبانی شوم.
از طرفی در بهترین جلسات بررسی عملکردم در دوران کار حرفه‌ای، مدیران جلسه را به‌گونه‌ای آغاز کرده‌اند که تنشی ایجاد نشود. به یاد می‌آورم آن‌ها اعتراف کردند که عصبی هستند و درباره وحشتناک بودن خود در این موقعیت‌ها شوخی کردند؛ اما بعد تاکید کردند که هدف آن‌ها در این جلسه، بحث درباره موفقیت‌ها و عملکردهای یک سال گذشته است تا درس‌های مفیدی از آن‌ها بگیریم. با این کار، مدیران کمی خود را آرام‌تر می‌کردند و رفتار بهتری داشتند.
همچنین بخوانید: «هفت نکته برای بهبود کیفیت جلسات ۲ نفره بین مدیر و اعضای تیم»
۲- با اعضای تیم همدلی کنید
یک مدیر باید با اعضای تیم خود همدلی کند و احساسات آن‌ها را درک کند. تجربیات و داستان‌های خود از جلسات بررسی عملکرد در گذشته را برای افراد تعریف کنید و بگویید ممکن است این فرآیند کمی چالش‌بر‌انگیز باشد.
مدیری داشتم که نمی‌دانست چگونه باید به بازخوردهای ۳۶۰ درجه اعضای تیم خود اعتماد کند؛ زیرا این بازخوردها اغلب ناشناس هستند. به مدیرم پیشنهاد دادم که هدف از هر بازخورد را مشخص کند؛ زیرا اگر اعضای تیم اهمیت کاری که انجام می‌دهند را درک کنند، به نحوه ارائه بازخوردهای خود توجه بیشتری می‌کنند.
همچنین پیشنهاد دادم تجربه شخصی خود زمانی که در شرایط مشابهی بوده‌اند را برای اعضای تیم تعریف کنند. جزئیات جلسه، احساسات خود در آن زمان و نتایج مثبت دریافت بازخورد را به صورت شفاف توضیح دهید.
این حس همدلی برای کارمندان بسیار ارزشمند است و باعث می‌شود تمایل بیشتری برای بازخورد دادن داشته باشند.
۳- خوش‌بین باشید و انگیزه خود را حفظ کنید
برای اینکه ترس اعضای تیم از جلسات بررسی عملکرد را از بین ببرید، بهتر است در جلسه به این موضوع تاکید داشته باشید که آن‌ها با‌ارزش و محترم هستند و شما قدر‌دان آن‌ها هستید.
نتایج یکی از مطالعات مجله هاروارد بیزینس در سال ۲۰۰۸ نشان می‌دهد، افرادی که بازخورد مثبت همراه با سیگنال‌های عاطفی منفی دریافت می‌کنند، در مقایسه با افرادی که بازخوردهای منفی با سیگنال‌های مثبت دریافت می‌کنند، احساس بدتری نسبت به عملکرد خود دارند.
به عبارت دیگر، نحوه بیان یک موضوع، به اندازه خود آن موضوع اهمیت دارد. مطمئن شوید که لحن صدای شما هنگام گفت‌وگو، حمایت‌گر، سازنده و دل‌گرم‌کننده باشد. اگر خوش‌بین باشید، کارمندان شما انگیزه بیشتری دارند که حالت تدافعی خود را کنار بگذارند و بازخورد شما را قبول کنند.
اگر این نکات را در نظر بگیرید، جلسات بررسی عملکرد تجربه خوبی برای شما و اعضای تیم‌تان می‌شود. همچنین می‌توانید منظور خود را به درستی به کارمندان منتقل کنید و تعلق آن‌ها را افزایش دهید.
منبع: inc
همچنین بخوانید: «مکالمات دوطرفه بین مدیر و همکاران؛ لازمه بازخورد موثر!»