تنها تعداد کمی از مدیران توانایی دادن بازخورد موثر دارند و رمز موفقیت آن‌ها، مکالمه دوطرفه با دیگران است.
اکثر کارمندان از شنیدن این جمله از زبان مدیر خود وحشت دارند: «آیا می‌توانم بازخورد دهم؟»
متاسفانه تعداد کمی از مدیران این توانایی را دارند که به شکل موثری به کارمندان بازخورد دهند. نتایج تحقیقات موسسه گالوپ نشان می‌دهد که تنها 26 درصد از کارمندان معتقدند بازخوردهایی که دریافت می‌کنند به آن‌ها کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند. پس کاملا مشخص است که بازخورد دادن در اغلب موارد به نتیجه دلخواه منجر نمی‌شود.
زمانی که اکثر سازمان‌ها ساختارهای سلسه‌مراتبی و از بالا به پایین داشتند، بازخورد دادن بسیار مهم بود. در این سازمان‌ها اطلاعات بیشتر به سمت پایین سرازیر می‌شدند و نقش اصلی مدیران این بود که کارمندان زیردست خود را مسئول اتفاقات مختلف بدانند.
امروزه محیط کار بسیار تغییر کرده است. سازمان‌های مدرن، غیرمتمرکز هستند؛ ساختار ماتریسی دارند و چابک‌تر هستند. امروزه کارمندان استقلال بیشتری دارند و ملزم به استفاده از خلاقیت در نحوه انجام کارها هستند.
این بدان معناست که مدیران دیگر نمی‌توانند فقط درباره کارهای «درست» و «غلط» بازخورد دهند. آن‌ها باید شنونده خوبی باشند؛ سوال بپرسند و یک گفت‌وگوی دوطرفه با کارمندان ایجاد کنند.
بازخورد موثر مبحث بسیار پیچیده‌ای است و موضوعی نیست که بتوان در یک مقاله به طور کامل درباره آن صحبت کرد. اما یکی از نکات بسیار مهم برای بازخورد دادن، برقراری ارتباط دوطرفه بین مدیران و کارمندان است که کمک زیادی به آن‌ها می‌کند.
بازخورد دادن به شیوه سنتی در موقعیت‌های حرفه‌ای به ندرت به شما کمک می‌کند. آنچه شما واقعا می‌خواهید یک گفت‌وگوی باز، صادقانه و دوطرفه است که روابط را تقویت می‌کند. بازخوردهای سنتی یک طرفه (از سمت مدیر به کارمند) و اپیزودیک (هر از گاهی) هستند و روی اشتباهات گذشته تمرکز دارند که قابل تغییر نیستند.
اما در مقابل، بازخورد موثر در یک مکالمه دوطرفه بین مدیرو کارمند رخ می‌دهد. این مکالمات درباره وضعیت فعلی و آینده هستند و نقاط قوت و پتناسیل‌های آینده کارمندان را مرکز بحث قرار می‌دهند. به این روش مدیران می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا پروژه‌ها را اولویت‌بندی؛ موانع را برطرف و چالش‌های بین فردی را مدیریت کنند.
همچنین بخوانید: «با پنج تفاوت اساسی بین بازخورد و انتقاد آشنا شوید»
مدیران عالی مکالمات دوطرفه را رهبری می‌کنند
بهترین مدیری که تاکنون دیده‌اید را تصور کنید. به احتمال زیاد این فرد مهارت بسیار خوبی در مکالمه با دیگران دارد. کارمندان در گفت‌وگو با این مدیر احساس می‌کنند که صحبت‌هایشان به خوبی شنیده و درک می‌شود. حتی اگر هنگام مکالمه با این مدیر، پیام ناراحت‌کننده‌ای دریافت کنند یا در شرایط سختی قرار بگیرند، هیچ احساس بدی در وجود آن‌ها ایجاد نمی‌شود.
شیوه برخورد این مدیران با مسائل مختلف به یک شکل نیست؛ آن‌ها رویکرد خود را با چیزی که افراد در لحظه به آن نیاز دارند تطبیق می‌دهند.
این قدرت مکالمات دوطرفه بین کارمند و مدیر است. کارمندان در این جلسات احساس شنیده شدن، درک شدن، شناخته شدن و قدردانی می‌کنند؛ حتی اگر موضوع مورد بحث خوشایند نباشد. مدیران عالی مکالمات را بر اساس نقاط قوت منحصر‌به‌فرد هر کارمند بنا می‌کنند؛ در نتیجه گفت‌وگو به طور طبیعی مثبت و سازنده می‌شود.
کاملا مشخص است که این مهارت‌ها به طور ذاتی در وجود مدیران وجود ندارد؛ بلکه یک مدیر برای به دست آوردن آن‌ها باید تفکر کند، در یک محیط واقعی آن‌ها را امتحان کند و با گذشت زمان آن‌ها را در وجود خود تقویت کند.
مدیران برای ارائه یک بازخورد موثر باید دست از گذشته بردارند و به فکر آینده باشند.
مدیران در جلسات دوطرفه به آینده فکر می‌کنند
در دنیای امروز که کسب‌وکارها با تغییرات زیادی همراه هستند، باید محیطی برای کارمندان ایجاد شود که آن‌ها را برای تخریب خلاق در هر جنبه از کسب‌وکار آماده کند. مدیران عالی همواره به پروژه‌های آینده و موفقیت‌های آینده فکر می‌کنند.
آن‌ها مکالمات را بر آینده متمرکز می‌کنند. چه کاری می‌توانیم انجام دهیم تا فرصت پیروزی در آینده را افزایش دهیم؟ چگونه باید انتظاراتمان را گسترش دهیم؟ چگونه می‌توانیم برای آینده آماده شویم؟ مدیران عالی روی توسعه تیم خود تمرکز دارند و به موفقیت‌ها بیشتر اهمیت می‌دهند.
البته این نکات به این معنا نیست که مدیران نباید هنگام بازخورد دادن به کارمندان، درباره گذشته حرف بزنند. بدون شک فکر کردن به عملکرد گذشته و بحث درباره چگونگی انجام کارها در گذشته بسیار مهم است و فرآیند یادگیری کارمندان را تسهیل می‌کند.
مشکل این است که اگر بازخورد مدت طولانی بعد از بروز یک مشکل به کارمندان منتقل شود، معمولا حس انتقاد را در وجود آن‌ها شکل می‌دهد. بازخورد زمانی مفید است که در لحظه و سازنده باشد. همچنین نحوه انتقال نظرات و مشاهدات به کارمندان نیز اهمیت زیادی دارد.
در اغلب موارد مدیران به اندازه کافی به عملکرد کارمندان توجه نمی‌کنند یا تخصص کافی ندارند که به کارمندان بگویند یک کار چگونه باید انجام شود؛ اما این موضوع اصلا نگرانی ندارد. مدیران عالی با مشاهده، گوش دادن و پیش‌بینی فعالانه مباحثی که در آینده برای کارمندان مفید خواهد بود، می‌توانند کیفیت بازخوردها و مکالمات دوطرفه خود را بهبود دهند.
آن‌ها چشم‌انداز آینده (پرتره‌ای از موفقیت) را ترسیم می‌کنند و گفت‌وگوی مداومی را با کارمندان برقرار می‌کنند که به آن‌ها کمک می‌کند درباره مسائلی که در طول مسیر با آن‌ها روبه‌رو خواهند شد، راحت بحث کنند.
بازخورد دادن، یک خیابان شلوغ دوطرفه است
مدیران نیت خوبی از دادن بازخورد دارند؛ اما متاسفانه بازخورد، در اکثر موارد حس انتقاد و محکومیت را به افراد القا می‌کند. نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که تنها در یک‌سوم موارد، بازخورد دادن باعث بهبود عملکرد می‌شود و در یک‌سوم موارد نیز اوضاع را بدتر می‌کند.
برای اینکه بازخورد موثر باشد، باید یک مکالمه دو طرفه بین مدیر و کارمند شکل بگیرد. کارمندان باید تشویق شوند تا دیدگاه خود را به اشتراک بگذارند؛ سوالات خود را بپرسند و مشکلات خود را برای مدیر‌شان بازگو کنند. مکالمات مکرر و معنادار بین مدیر و کارمندان، کلیدی برای بهبود همکاری و افزایش تعلق سازمانی کارمندان است.
مدیران عالی الهام‌بخش کارمندان هستند تا بتوانند به موفقیت‌هایی بزرگ‌تر از حد تصور خود برسند. آن‌ها به جای اینکه به کارمندان بگویند چه کاری انجام دهید، با رفتار خود آن را بیان می‌کنند. آن‌ها به کارمندان یاد می‌دهند که عملکرد خوبی داشته باشند؛ بهترین کار را برای سازمان انجام دهند و یک یار عالی برای کسب‌وکار باشند.
با برقراری مکالمات دوطرفه در سازمان، مشکلات شما را شگفت‌زده نخواهند کرد؛ زیرا از قبل از مسائل با خبر خواهید بود و حتی می‌توانید از تبدیل شدن مسائل به مشکلات بزرگ جلوگیری کنید.
اگر این مکالمات دوطرفه در سازمان جریان نداشته باشند، گفت‌وگو برای شما واقعا سخت می‌شود. به ویژه اگر اعتماد و صمیمیت بین شما و کارمندان وجود نداشته باشد، صحبت درباره موضوعات حساسی مانند حقوق، ارتقا، عملکرد ضعیف و… بسیار ترسناک خواهد شد.
جمع‌بندی
بازخورد موثر تنها از طریق برقراری مکالمه‌های مکرر و پایان باز حاصل می‌شود که در آن افراد احساس می‌کنند به نظرات صادقانه آن‌ها احترام گذاشته می‌شود.
حتی اگر مدیران در حوزه کاری کارمندان تخصصی زیادی نداشته باشند، باز هم می‌توانند مکالمات را شکل دهند و پشتیبانی را به گونه‌ای انجام دهند که منجر به بهبود مستمر شود. رهبران می‌توانند در این موارد ابتکار عمل داشته باشند.
بهتر است به عنوان یک مدیر، درباره کارمندان خود بیشتر بدانید، از آن‌ها سوال بپرسید؛ به حرف آنان گوش دهید؛ آن‌ها را تشویق کنید تا بهترین ایده‌هایشان را بازگو کنند و به آن‌ها کمک کنید تا از نقاط قوت خود استفاده کنند. با انجام این کارها به طور مستمر، تمایل کارمندان برای صحبت با شما به شدت افزایش پیدا می‌کند.
منبع: Gallup
همچنین بخوانید: «چرا افراد با استعداد از نقاط قوت خود استفاده نمی‌کنند؟»