مدیران باید به کمک یک فرآیند هدفگذاری صحیح به شکل زیر، موفقیت و رشد سازمان و اعضای آن را تضمین کنند.
اهداف مواردی هستند که شما به عنوان یک مدیر همیشه مجبور به انتخاب و پیگیری آن‌ها در تیم و سازمان خود خواهید بود. پس چرا یک فرآیند هدفگذاری بسیار خوب که موفقیت تیم شما را تضمین می‌کند، اجرا نمی‌کنید؟
ما به این دلیل هدفگذاری می‌کنیم که در بازه زمانی مشخصی به نتایج جدید و خوبی دست پیدا کنیم. در واقع هدفگذاری، یک ابزار روانشناختی برای کمک به افزایش بهره‌وری است.
ساده به نظر می‌رسد، درست است؟
پس چرا بسیاری از افراد برای پیگیری اهداف خود و رسیدن به آن‌ها روزهای دشواری را سپری می‌کنند؟ اغلب اوقات دلیل این موضوع، فرآیند هدفگذاری ضعیف است.
چرا هدفگذاری اهمیت دارد؟
هدفگذاری در واقع به افراد کمک می‌کند تا اهداف خود را به صورت عملی تا واقعی شدن دنبال کنند. مطمئنا شما می‌توانید با صدای بلند اهداف خود را به زبان بیاورید یا با مدیر خود در مورد آن‌ها بحث کنید، اما تا زمانی که اهداف را روی کاغذ یادداشت نکنید (یا در یک سند OKR/KPI ساختار‌یافته قرار دهید)، به احتمال زیاد آن‌ها دستخوش تغییر خواهند شد.
برای مثال، استاد روانشناسی دکتر گیل متیوز در تحقیقی با ۲۷۰ شرکت‌کننده، متوجه شد که اگر افراد اهداف خود را یادداشت کنند، ۴۲ درصد شانس بیشتری برای رسیدن به آن‌ها خواهند داشت.
هدفگذاری در محل کار، کلید موفقیت و رشد یک سازمان و اعضای آن است. هر چه‌قدر بتوانید از طریق تعیین اهداف قابل دستیابی و قابل اندازه‌گیری، انگیزه اعضای سازمان را افزایش دهید، هم سازمان و هم اعضای آن موفق‌تر خواهند بود.
خب حالا که از فواید هدفگذاری مطلع شدیم، باید با مراحل یک فرآیند هدفگذاری مناسب آشنا شویم. می‌توانید فرآیند هدفگذاری را به ۴، ۵ یا ۶ مرحله تقسیم کنید؛ اما چیزی که بسیار مهم‌تر از تعداد مراحل این فرآيند است، استفاده از روشی برای هدفگذاری است که بهترین کارایی را برای شما و تیم‌تان داشته باشد. در ادامه یک فرآیند ۷ مرحله‌ای هدفگذاری را معرفی می‌کنیم که برای بسیاری از تیم‌ها اثربخش بوده است.
این مراحل عبارت‌اند از:
۱- آخرین فصل یا سال کاری خود را مرور کنید
بسته به دوره زمانی که در سازمان خود دارید، بسیار مهم است که در انتهای هر دوره آن را ارزیابی کنید و ببینید چه مواردی در دوره قبلی به خوبی پیش رفتند و چه مواردی دچار مشکل شدند.
چرا این کار مهم است؟ زیرا به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که روی زمینه‌های اصلی که شما و اعضای تیم را به سمت اهداف‌تان سوق می‌دهد تمرکز کرده‌اید.
هنگام ارزیابی دوره قبلی می‌توانید چند سوال اساسی زیر را از خودتان یا اعضای تیم‌تان بپرسید:
۱- در فصل گذشته چه کارهایی به خوبی پیش رفت؟
۲- در فصل گذشته چه کارهایی به خوبی پیش نرفت؟
۳- آیا موانعی در کار وجود داشت که نتوانستیم آن‌ها را برطرف کنیم؟
۴- وقتی موانع به وجود آمدند، چگونه می‌توانستیم هر چه سریع‌تر آن‌ها را از مسیر حذف کنیم؟
۵- به کدام یک از اهداف تیمی نتوانستیم برسیم؟
۶- آيا این اهداف قابل دستیابی و معقول بودند؟
۷- آیا باید اهداف خود برای فصل جدید را تغییر دهیم یا حذف کنیم؟
به صورت تیمی به این سوالات و سوالات مشابه فکر کنید و به دنبال پاسخ آن‌ها باشید. از پاسخ‌های به دست آمده به عنوان نقطه شروع فرآیند هدفگذاری جدید خود استفاده کنید.
۲- اهداف کل سازمان و اهداف تیم اجرایی را درک کنید
هدفگذاری چه تاثیری روی استراتژی کسب‌وکار دارد؟ بدون آن، عدم هماهنگی در سازمان به وجود می‌آید و به احتمال زیاد اعضای سازمان عملکرد خوبی نخواهند داشت. به همین دلیل است که همه اهداف باید از اهداف سازمانی شما گرفته شوند.
فرقی ندارد که شما مدیر یک شرکت هستید یا مدیر یک شهر بزرگ، بسیار مهم است که ابتدا اهداف بزرگ سازمان را درک کنید و بعد اهداف تیم و حتی اهداف شخصی خود را بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید. در غیر این صورت، هر یک از بخش‌های سازمان به سمت جهت‌های مختلفی حرکت می‌کنند و این موضوع از رشد سازمان جلوگیری می‌کند.
اغلب‌اوقات اهداف کلان از ستاره قطبی سازمان نشأت می‌گیرند و یک ساختار هرم شکل ایجاد می‌کنند که در این ساختار همه اهداف به نوعی به بالای هرم متصل می‌شوند.
نکته: اگر شما در حال تعیین اهداف خود هستید و از اهداف شرکت مطمئن نیستید، در جلسات تک به تک با مدیر خود، درباره اهداف سازمان از او سوال کنید. اهداف سازمانی باید قبل از شروع هر فصل یا نهایتا اولین هفته هر فصل به شما اطلاع داده شوند.
همچنین بخوانید: «جلسات کوچینگ افراد تازه‌کار را با ۴ مکالمه زیر آغاز کنید»
۳- اهداف بزرگ‌تر دپارتمانی را توسعه دهید
اکنون که از اهداف بزرگ‌تر اطلاع دارید، شما و اعضای تیم‌تان چگونه برای رسیدن به آن‌ها مشارکت می‌کنید؟ برای مثال، افزایش میزان فروش از ۲ میلیون تا ۴ میلیون در سال جدید یا راه‌اندازی یک محصول جدید می‌تواند اهداف بزرگ سازمان شما باشد.
وقتی به اهداف دپارتمانی فکر می‌کنید، باید به آینده توجه داشته باشید. اهداف بزرگ‌تر شما برای یک سال و ۵ سال آینده چیست؟ اهدافی که برای فصل جاری مشخص شده‌اند، چگونه در مسیر رسیدن به اهداف بزرگ‌تر به شما کمک می‌کنند؟
هنگامی که در حال توسعه چشم‌انداز و اهداف بزرگ سازمان هستید، بهتر است به برنامه یک یا ۲ سال گذشته نگاهی بیندازید و ببینید آیا در حال ادامه دادن مسیر گذشته هستید؟ چه تغییراتی ایجاد شده؟ آیا برنامه جدید با اهداف بزرگ سازمان هم‌راستاست؟
اهداف تیمی هرچه که هستند باید آن‌ها را به دپارتمان ارائه دهید تا همه روی یک موضوع مشخص تمرکز داشته باشند.
۴- بازخورد بگیرید و جلسه طوفان مغزی برگزار کنید
بعد از اینکه درباره نحوه رسیدن به اهداف دپارتمانی با اعضای تیم جلسه طوفان مغزی برگزار کردید، نوبت به اهداف فردی می‌رسد. اهداف فردی تنها با مشخص کردن وظایف هر یک از افراد برای سه ماه پیش‌رو مشخص نمی‌شوند و برای تعیین آن‌ها باید خوب فکر کنید.
اهداف فردی باید SMART باشند؛ یعنی مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Attainable) و مرتبط (Relevant) باشند و زمان مشخصی (Time-Bound) برای آن‌ها تعیین شود.
بسیار مهم است که در فرآیند تعیین اهداف، اعضای تیم نیز حضور داشته باشند. اهداف فردی باید از پایین به بالا تعیین شود؛ یعنی مدیر نباید به اعضای تیم بگوید که اهداف فردی آن‌ها چه باشد؛ بلکه این اهداف باید در یک فرآیند عملی و با همکاری مشترک مدیر و اعضای تیم، تعریف شوند. این کار باعث افزایش احساس مسئولیت‌پذیری اعضا و ایجاد احساس تعلق در وجود آن‌ها می‌شود.
همچنین با این کار اطلاعات بیشتری درباره اهداف شخصی و کاری اعضای تیم و علایق آن‌ها کسب می‌کنید و به کمک این اطلاعات می‌توانید احساس تعلق را در وجود آن‌ها افزایش دهید.
اگر مراحل بالا را درست انجام داده باشید، اعضای سازمان به خوبی می‌دانند که اهداف فردی آن‌ها چه چیزی باید باشد.
۵- اهداف را برای اعضای تیم قابل دستیابی کنید
تعیین اهداف فردی و تیمی تنها یک مرحله از فرآیند رسیدن به اهداف است. قطعا پیگیری، مدیریت و با انگیزه نگه‌داشتن اعضای تیم چالش‌بر‌انگیز‌تر است؛ زیرا به کار مداوم نیاز دارد.
البته امروزه نرم‌افزارهای هدفگذاری مختلفی توسعه داده شده‌اند که به شما کمک می‌کنند تمام کارهای لازم را در این نرم‌افزار انجام دهید و راحت‌تر به اهداف خود برسید. البته به جای این نرم‌افزارها نیز می‌توانید از یک صفحه گسترده اکسل استفاده کنید و آن را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
۶- هر هفته درباره اهداف با اعضای تیم صحبت کنید
همان‌طور که ذکر شد، شما باید اهداف تیمی و فردی را در جایی ذخیره کنید که هر یک از اعضای تیم به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. حالا مرحله بعد چیست؟
شما باید همواره اهداف خود را در بازه زمانی که مشخص کرده‌اید، بازبینی و تقویت کنید. مثلا می‌توانید هفته‌ای یک بار درباره اهداف تعیین‌شده با اعضای تیم صحبت کنید. اگر هیچ‌وقت درباره اهداف صحبت نکنید، به شما اطمینان می‌دهیم که برخی از اهداف نادیده گرفته می‌شوند.
شما باید هر هفته درباره اهداف صحبت کنید؛ زیرا:
۱- موانعی که هر هفته ایجاد می‌شوند را باید برطرف کنید. (به‌جای اینکه برای برطرف کردن آن‌ها در جلسات ماهانه، یک ماه صبر کنید.)
۲- می‌توانید آپدیت‌ها و اطلاعات جدید درباره هر یک از اهداف را در هر هفته با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
۳- با برگزاری این جلسات به صورت هفتگی، یعنی شما در سال، ۵۲ فرصت دارید که تیم را به مسیر درست خود هدایت کنید؛ اما اگر این جلسات ماهانه یا هر سه ماه یکبار باشند، شانس شما به ۱۲ و ۴ کاهش پیدا می‌کند.
اگر نمی‌دانید هر هفته چگونه باید درباره اهداف با اعضای تیم خود صحبت کنید یا احساس می‌کنید که جلسات هفتگی زیاد از حد هستند، نکات زیر را در نظر بگیرید تا احساس مدیریت خرد نداشته باشید:
۱- اهداف فردی و تیمی را در صدر دستور کار جلسات تک به تک و جلسات تیمی قرار دهید.
۲- از اعضای تیم درباره روند پیشرفت کارها (مثل موانع، تغییرات در استراتژی و…) سیگنال بگیرید تا مطمئن شوید همه کارها به خوبی پیش می‌روند و در مسیر رسیدن به اهداف هستید.
۳- از هر یک از اعضای تیم بخواهید به صورت ماهیانه، درباره کارهایی که انجام داده‌اند و اینکه این کارها چگونه به اهداف مرتبط هستند، به شما گزارش دهند.
۷- یک جلسه بازنگری برگزار کنید و دوباره از مرحله اول، فرآیند را تکرار کنید
در چرخه هدفگذاری نیز مانند هر چرخه دیگری، آخرین مرحله مربوط به بازنگری کل چرخه است. قبل از اینکه این چرخه را دوباره تکرار کنید، باید آن را بررسی کنید تا مشکلات احتمالی را شناسایی کرده و چرخه را بهبود دهید.
اگر فردی به اهداف خود نرسیده (که کاملا طبیعی است)، دلیل این موضوع را بررسی کنید و ببینید آیا می‌توانید شرایط را تغییر یا بهبود دهید. در این جلسه بازنگری می‌توانید با اعضای تیم درباره اهداف و عملکرد آن‌ها و همچنین درباره اینکه کدام کارها خوب پیش نرفتند صحبت کنید.
در انتخاب اهداف برای اعضای تیم دقت زیادی داشته باشید؛ زیرا اگر اعضای تیم شما همواره در رسیدن به اهداف مشخص‌شده شکست بخورند، به اعتماد‌به‌نفس و عملکرد آن‌ها آسیب وارد می‌شود. مطمئن شوید اهدافی که تعیین می‌کنید، چالش‌بر‌انگیز و معقول هستند.
اگر در روند هدفگذاری تاکنون موفق بوده‌اید، اکنون زمان تکرار است! همان‌طور که ذکر شد، روند هدفگذاری در مدیریت به صورت چرخه‌ای اجرا می‌شود. اگر این چرخه به درستی انجام شود، نه تنها این فرآیند باید نرم و صاف انجام شود؛ بلکه تیم شما باید شاهد پیشرفت و رشد چشم‌گیری باشد.
در آخر باید دوباره روی این نکته تاکید کنم که شما نباید بدون مشارکت اعضای تیم، برای آن‌ها اهداف فردی مشخص کنید. با وجود اینکه تعیین هدف مهم است، اما روند تعیین اهداف همان چیزی است که شما را به سمت موفقیت سوق می‌دهد.
منبع: soapboxhq
همچنین بخوانید: «رهبران خوب وقتی جایگزین رهبران بد می‌شوند، چه کارهایی انجام می‌دهند؟»