مصاحبه خروج: راهنمای کاربردی + فایل چک لیست

مرحله 4: برای انتقال دانش و تجربیات برنامه ریزی کنید

انتقال دانش یکی از مهمترین مراحل در فرآیند خروج است. هر کارمندی مقداری دانش دارد که فقط در ذهن او وجود دارد. این فرصت شماست تا به آنها کمک کنید تا در مورد کارشان فکر کنند و جزئیات کارشان را ثبت کنند.

این کار را انجام دهید:

نحوه انتقال دانش را تعیین کنید:

از کارمند بخواهید لیستی از وظایف فعلی خود را ایجاد کند

مسئولیت های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه را شامل شود

از اعضای تیم بخواهید لیست را مرور کنند – آیا چیزی از قلم افتاده است؟

از کارمند خروجی بخواهید که یک دفتر پلنر در حال اجرا داشته باشد و هر گونه دانش یا بینش در مورد مشتریان، محصولات یا فرآیندهای خاص را که مستند نشده مستند کند، چون تنها نتیجه تجربه است.

دانش به چه کسی منتقل می شود:

چه کسی این مسئولیت ها را بر عهده خواهد گرفت؟

اگر یک همکار است، جلسات منظمی بین کارمند خارج شده و همکارشان ترتیب دهید تا در مورد وظایف آنها صحبت کنید.

فرصت‌هایی را ایجاد و حمایت کنید که در آن کارمندان پایین‌تر به نحوه عملکرد کارمند در حال خروج نگاه کنند.

تبدیل آموزش و مربیگری به یکی از مسئولیت های کارمند در حال خروج در هفته های پایانی آنها با تاکید شدید بر انتقال دانش

از کارمندان بخواهید که اطلاعاتی را که یاد می‌گیرند برای مدیریت منابع انسانی و مدیران سازمانی نگه دارند تا بررسی کنند و به طور بالقوه آنها را نهادینه کنند

اگر کارمند جدیدی این نقش را بر عهده می‌گیرد، تمام وظایف را با دقت مستند کنید تا کارمند یک بسته کامل «عبور» برای این نقش داشته باشد.

جدول زمانی شما چیست:

برای شروع فرآیند خیلی منتظر نمانید

از کارمند در حال خروج بخواهید که هر روز زمانی را برای این کار اختصاص دهد

هدف این است که لیست کامل باشد تا انتقال دانش داخلی یک یا دو هفته قبل از ترک سازمان انجام شود.

مرحله 5: جمع آوری دارایی های شرکت

آیا سازمان شما تجهیزاتی را فراهم می کند که به کارکنان کمک کند کار خود را تکمیل کنند؟ این می تواند شامل تجهیزات فناوری اطلاعات، مانند لپ تاپ و مانیتور، و همچنین کارت شناسایی، لباس فرم، کارت های اعتباری شرکت و حتی یک وسیله نقلیه شرکتی باشد. در فضاهای کاری ترکیبی امروزی، دارایی‌ها تنها به سخت‌افزار اشاره نمی‌کنند، بلکه به حساب‌ها و پلتفرم‌های مختلف شرکتی که کارمندان از سرورها گرفته تا برنامه‌ها به آنها دسترسی دارند، اشاره می‌کنند.

این کار را انجام دهید:

چک لیستی از دارایی های کارمند ایجاد کنید

چک لیستی از حساب ها، سرورها و سایر پلتفرم های مرتبط با فناوری اطلاعات که کارمند به آنها دسترسی دارد ایجاد کنید

اطمینان حاصل کنید که فرآیند تحت نظارت است و چیزی از دست نرفته است

به IT اطلاع دهید که کارمند نیاز به غیرفعال کردن دسترسی به شبکه و فناوری دیگر دارد و جدول زمانی ارائه دهید.

برای کارمندانی که به‌طور غیرارادی اخراج می‌شوند، بهترین روش این است که فوراً تمام دسترسی‌های فناوری اطلاعات را غیرفعال کنند تا از سرقت داده‌ها یا ایجاد نقض فناوری اطلاعات توسط کارکنان ناراضی جلوگیری شود. این یک فرآیند و چک لیست جداگانه برای کارمندانی است که استعفا داده اند.

مرحله 6: پرداخت ها و مزایای نهایی را سازماندهی کنید

اگر سازمان شما از نرم افزار حقوق و دستمزد و منابع انسانی استفاده می کند، این یک مرحله ساده است. تمام پرداخت ها و مزایا به صورت خودکار و به روز خواهند بود. اگر سیستم حقوق و دستمزد و منابع انسانی شما خودکار نیست، ممکن است لازم باشد مدارک اداری را بررسی کنید تا مطمئن شوید از هرگونه مرخصی انباشته، مزایای سررسید، بازنشستگی و حقوق معوقه مطلع هستید.

این کار را انجام دهید:

حقوق نهایی را طبق سیاست دستمزد سازمان خود بپردازید

روزهای مرخصی معوق را محاسبه کرده و در صورتحساب دستمزد نهایی آنها را جبران کنید

هرگونه پیش پرداخت پرداخت نشده حقوق و دستمزد را حساب کنید

تمام گزارش های هزینه را بررسی کنید

کارمند را پس از ترک کسب و کار از سیستم حقوق و دستمزد حذف کنید.

مرحله 7: گفتگو در خصوص توافقنامه ها

بسته به سازمان، مشتریان و نوع کاری که انجام می‌دهید، ممکن است توافق‌نامه‌های الزام‌آوری وجود داشته باشد که باید بررسی شوند.

این کار را انجام دهید:

همه قراردادها و قراردادهای عدم افشا (NDA) را بررسی کنید تا مشخص کنید که آیا همه چیز از نظر قانونی درست است یا خیر

دپارتمان حقوقی را در این فرآیند مشارکت دهید

کارمند را در این فرآیند بگنجانید و مطمئن شوید که او هیچ سوال یا نگرانی ندارد

مرحله 8: یک مصاحبه خروج انجام دهید

مصاحبه های خروج، جلسات محرمانه ای بین یک متخصص منابع انسانی و یک کارمند در حال خروج است. این مصاحبه ها فرصتی برای به دست آوردن بینش در مورد کارمند و برداشت آنها از سازمان، تیم هایشان، روش های کار و محصولات هستند. آنها همچنین فرصتی عالی برای بررسی چک لیست خروج شما برای آخرین بار هستند تا مطمئن شوید که چیزی از دست نرفته است.

به یاد داشته باشید، بسیاری از کارمندان تصمیم می‌گیرند تا زمانی که مشغول به کار هستند، نظر خود را بیان نکنند، به‌ویژه اگر فرآیندها یا مدیرانی وجود داشته باشند که نسبت به آنها احساس منفی دارند یا معتقدند که می‌توانند به نحوی بهبود یابند. از این زمان برای به دست آوردن دیدگاه هایی استفاده کنید که معمولاً کسب و کار شما دریافت نمی کند.

این کار را انجام دهید:

یک متخصص منابع انسانی باید این جلسه را اجرا کند و نباید شامل هیچ همکاران یا سرپرستی باشد – هدف ایجاد یک محیط امن و بی طرف است.

اطمینان حاصل کنید که گفتگو و مصاحبه محرمانه است

دلیل مصاحبه در نهایت بهبود فرآیندها، فرهنگ تیم و گردش کار است

اطلاعات به اشتراک گذاشته شده توسط کارمند را ضبط کنید تا بتوان آنها را مستند کرد

مرحله 9: بررسی با باقی کارمندان

دو مرحله آخر در چک لیست فرایند خروج شما پس از خروج کارمند از سازمان انجام می شود. این از اهمیت آنها کم نمی کند. در واقع، آنها ممکن است حیاتی‌ترین گام‌های شما باشند زیرا بر حفظ فرهنگ و روحیه شرکت و حفظ رابطه خوب با کارمند در حال خروج تمرکز می‌کنند تا آنها تبدیل به سفیر برند شما شوند (و حتی به طور بالقوه دوباره مشتری یا کارمند آینده).

چک کردن با کارمندان به آنها اجازه می‌دهد بدانند که شرکت اهمیت می‌دهد، کارمند از دست رفته است (و نه به سادگی فراموش شده است) و به دریافت حمایت مورد نیاز ادامه خواهند داد. مدیران باید مرتباً بررسی کنند، اما برای یک متخصص منابع انسانی ایده خوبی است که همین کار را انجام دهد. این نشان می دهد که شرکت به عنوان یک کل تغییراتی را که تیم ها تجربه می کنند را تأیید و نظارت می کند.

این کار را انجام دهید:

بارهای کاری اضافی را مرور کنید – آیا همه با این کار کنار می آیند یا به حمایت بیشتری نیاز دارند؟

چک-این های تیمی و چک-این های یک به یک را انجام دهید.

هر گونه برنامه یا تغییر بلند مدت را به اشتراک بگذارید

اگر همچنان به دنبال جایگزین هستید، بازخورد منظم ارائه دهید

اگر جایگزینی شروع شد، پیشرفت آنها را نیز بررسی کنید

مرحله 10: روابط خود را با کارمند در حال خروج حفظ کنید

دلایل متعددی برای حفظ یک رابطه خوب با کارکنان در حال خروج وجود دارد. شاید سازمان شما در آینده به پیمانکاری نیاز داشته باشد که شما او را بشناسید و به او اعتماد کنید و بتواند فوراً ارزش افزوده ایجاد کند زیرا سیستم ها و فرآیندهای شما را می شناسند. شاید آنها به یک تجارت جدید نقل مکان کرده باشند و سازمان شما را به عنوان یک تامین کننده توصیه کنند. شاید آنها یک روز برگردند – و از آنجایی که آنها یک ضرر با استعداد برای کسب و کار شما بودند، شما از آنها می خواهید. اینها تنها برخی از دلایلی است که چرا حفظ روابط خوب با کارمندان سابق همیشه ایده خوبی است.

این کار را انجام دهید:

ارتباطات خود را در لینکدین حفظ کنید

گاه به گاه ایمیلی ارسال کنید تا بررسی کنید و ببینید شغل کارمند چگونه پیشرفت کرده است

این مبانی را در فرهنگ شرکت خود قرار دهید که همه کارکنان سابق هنوز بخشی از خانواده هستند و همکاران را تشویق کنید حتی پس از ترک کسب و کار از یکدیگر حمایت کنند.

نکاتی برای مدیریت موثر خروج کارکنان از داخل شرکت

در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در هنگام کار با چک لیست خروج کارمندان به خاطر بسپارید:

حرفه ای باشید- برخی از استعفاها می تواند مدیران و کارفرمایان را نادیده بگیرد. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می توانید به آنها کمک کنید تا در این فرآیند حرکت کنند.

همیشه معتبر باشید- احساساتی را که دارید نشان دهید و از جعلی بودن خودداری کنید. اگر معتبر باشید، پاسخی معتبر از کارمند خواهید داشت که باید از انتقال قوی دانش و مصاحبه خروج نهایی حمایت کند.

دسترسی به حساب ها و تجهیزات مختلف را خیلی زود قطع نکنید. اما فراموش نکنید که این کار را نیز انجام دهید – دسترسی خودکار یک راه خوب برای اطمینان از وقوع آن است، اما نه قبل از آن.

قدردانی از کارمند را نشان دهید- آنها باید احساس ارزشمندی کنند و اعضای تیم آنها نیز باید ببینند که برای همکارشان ارزش قائل هستند.

هر چه زودتر به دنبال جایگزین باشید– امیدوار نباشید که کارمند نظر خود را تغییر دهد یا فکر نکنید که چون تیم آنها موفق شده است این سستی را برطرف کند، نقش آنها نیازی به پر کردن نیست.

سوالات متداول

  فرآیند خروج یک کارمند چیست؟

فرآیند خروج فرآیندی است که یک شرکت پس از استعفا یا خاتمه کارمند دنبال می کند. این یک فرآیند خارج شدن از سازمان است که تضمین می‌کند همه اقدامات لازم بین زمان استعفا تا زمانی که کارمند رسماً کسب‌وکار را ترک می‌کند، انجام می‌شود.

چه چیزی باید در چک لیست خروج کارکنان گنجانده شود؟

مرحله 1: استعفا را مدیریت کنید

مرحله 2: خروج کارمند را مستند کنید

مرحله 3: خروج کارمند را به صورت داخلی و خارجی مطرح کنید

مرحله 4: برای انتقال دانش و تجربه کارمند در حال خروج برنامه ریزی کنید

مرحله 5: جمع آوری دارایی های شرکت

مرحله 6: پرداخت ها و مزایای نهایی را سازماندهی کنید

مرحله 7: در مورد توافقنامه ها گفتگو کنید

مرحله 8: یک مصاحبه خروج انجام دهید

مرحله 9: با کارمندان باقی مانده تماس بگیرید

مرحله 10: روابط خود را با کارمند در حال خروج حفظ کنید

چگونه برای خروج یک کارمند آماده می شوید؟

تعدادی از مراحل و فرآیندهای روشن وجود دارد که باید هنگام خروج یک کارمند از کسب و کار دنبال شود. نکته مهم این است که در مورد هر مرحله فکر کنید، آن را مستند کنید و آن را در یک چک لیست خروج کارکنان یا چک لیست خاتمه ثبت کنید که می توانید برای اطمینان از اینکه هیچ مرحله ای از قلم افتاده است، دنبال کنید.