طرح بهبود عملکرد کارکنان+ دانلود رایگان راهنما

برنامه بهبود عملکرد چیست؟

برنامه بهبود عملکرد (PIP) سندی است که به کارکنان کمک می کند تا مهارت های خود را درک کنند، شکاف های آموزشی را شناسایی کرده و انتظارات روشنی را برای نقش های شغلی تعیین می کند. معمولاً زمانی استفاده می شود که یک کارمند در برآورده کردن انتظارات شغلی ناکام باشد. با این حال، اگر به درستی اجرا شود، می تواند ابزار مثبتی برای همسویی مدیریت و کارکنان، بهبود عملکرد شغلی و همچنین رضایت شغلی باشد.

هر PIP برای نیازهای یک کارمند منحصر به فرد است. این شکاف ها و همچنین مراحل اقدامی را که مستقیماً به بهبودهایی منطبق با نقش ها و انتظارات شغلی منجر می شود، شناسایی و فهرست می کند. این یک رویکرد یکسان نیست و باید با نظرات مدیران و سرپرستان، خود کارمندان و منابع انسانی ایجاد شود.

نقش منابع انسانی در این مسیر شامل:

تعیین اینکه آیا یک PIP برای موقعیت مناسب است یا خیر

تعامل با مدیران برای ایجاد PIP برای جلوگیری از سوگیری و دستیابی به بهترین نتایج

هدایت کارکنان و مدیران در طول فرآیند

به طور مرتب بررسی کنید که اهداف برآورده شده اند، زیرا اهداف PIP باید همیشه شامل ضرب الاجل هایی برای اطمینان از پاسخگویی باشد

چرا باید از یک برنامه بهبود عملکرد استفاده کنید؟

به طور سنتی، برنامه بهبود عملکرد (PIP) به عنوان آخرین راه حل زمانی که یک کارمند در دستیابی به اهداف عملکرد شغلی شکست خورده است استفاده می شود. این امر باعث شده است که کارمندان، مدیران و حتی متخصصان منابع انسانی PIP را اولین قدم برای اخراج شخصی بدانند.

با این حال، PIP همچنین می‌تواند ابزار ارتباطی قدرتمندی باشد که از فرهنگ ذهنیت رشد یادگیری و بهبود مستمر بر اساس فرآیندی کاملاً تعریف‌شده که شکاف‌های بین مهارت‌ها و عملکرد کارکنان و نقش‌های شغلی را شناسایی می‌کند، پشتیبانی می‌کند. این به کارکنان مسیر روشنی در مورد چگونگی بهبود کیفیت کارشان ارائه می دهد و به آنها در تعیین هدف و رسیدن به تارگت های رشد کمک می کند. همچنین یک ابزار ارزشمند برای هر کسی است که به یک نقش جدید دستیابی پیدا می کند.

اگر PIP ها فقط برای رسیدگی به ناکامی های عملکرد استفاده شوند، به جای ترویج فرهنگ مثبتی که از بهبود شخصی پشتیبانی می کند، همیشه یک مفهوم منفی مرتبط با شناسایی شکاف های عملکرد وجود خواهد داشت.

از سوی دیگر، در صورتی که فرهنگ سازمان اجرای برنامه بهبود عملکرد را به محض شناسایی یک مشکل عملکردی و قدرت گرفتن کارکنان برای کنترل بهبود خود، به کارمندان می‌پذیرد و انتظار دارد که PIP‌ها را بپذیرند.

به خاطر داشته باشید که کارکنان کلیدی که احساس می کنند ارزش افزوده ای برای سازمان خود دارند، کارکنان شادتری هستند. وقتی کسی بداند که از او چه انتظاری می رود، طبیعتا می تواند بهره وری بیشتری داشته باشد. تحقیقات گارتنر نشان می دهد که کارکنان می خواهند ارزش آنها در سطح انسانی شناخته شود.

اگر یک کارمند کلیدی انتظارات را برآورده نمی کند، شما یک فرصت ایده آل برای تغییر وضعیت از طریق یک PIP هدفمند دارید که مسائل را شناسایی می کند و روی یک برنامه عملگرا تمرکز می کند.

کار هدفمند، احساس قوی جامعه و روابط عمیق تر مهم هستند. اگر یک کارمند ارزشمند انتظارات را برآورده نمی کند، شما یک فرصت ایده آل برای تغییر وضعیت از طریق یک PIP هدفمند دارید که مسائل را شناسایی می کند و برنامه عمل را برجسته می کند.

زمان اجرای طرح بهبود عملکرد

برای مدیران یک سازمان، چیزی چالش برانگیز تر از پرداختن به عملکرد ضعیف هستند. با این حال، امید به اینکه عملکرد بدون برنامه عمل بهبود یابد، به ندرت (اگر همیشه) کارساز است. اینجاست که منابع انسانی می تواند نقش ارزشمندی در حمایت از کارکنان و مدیران داشته باشد.

نکته کلیدی درک این موضوع است که آیا یک PIP مناسب است و ارزش افزوده دارد. با پرسیدن این سوالات شروع کنید:

آیا عملکرد کارمند بر عملکرد و نگرش همکاران تأثیر می گذارد؟

آیا عملکرد کارکنان به طور اساسی تغییر کرده است یا آنها همیشه اهداف عملکرد را از دست داده اند؟

آیا مدیر فقط در تلاش است تا مدرک کاغذی ایجاد کند که از اخراج یک کارمند حمایت کند؟

PIP باید یک طرح فردی باشد. بنابراین، برای مثال، اگر یک کارمند ارزشمند از لحاظ سابقه فعالیت در شرکت عملکرد خوبی داشته است و به طور ناگهانی ضرب الاجل را از دست می دهد یا به نظر می رسد حواسش پرت شده باشد، یک PIP می تواند مشکل را شناسایی کند تا بتوان به سرعت آن را حل کرد. این یک رویکرد هدفمند است که تنها زمینه های بهبود را شناسایی می کند و مناطقی را که کارمند در آن ها عملکرد خوبی دارد، تایید می کند.

یک PIP همچنین می تواند در مواردی که یک کارمند به وضوح شغل خود یا آنچه از او انتظار می رود را درک نکند بسیار ارزشمند باشد.

چه زمانی باید از برنامه بهبود عملکرد اجتناب کرد

از PIP هرگز نباید به عنوان یک تمرین مداوم استفاده شود. ایجاد و پیاده سازی یک طرح بهبود عملکرد نیازمند تلاش و تعهد زیادی است و تنها زمانی باید از آن استفاده کرد که این باور وجود داشته باشد که عملکرد یک کارمند بهبود خواهد یافت. بعلاوه، اگر سایر کارمندان شما استفاده از PIP را به عنوان یک ابزار خاتمه همکاری ببینند، نه تنها از این فرآیند می ترسند، بلکه به اقداماتی که برای بهبود واقعی و جمعی عملکرد و نتایج به نفع همه طراحی شده اند، احترام نمی گذارند.

PIP ها نمی توانند مسائل شخصی بین کارکنان و مدیران را حل کنند. مدیران و کارمندان نیازی به دوستی ندارند، بلکه باید به یکدیگر احترام بگذارند و بتوانند با یکدیگر کار کنند. اگر ناهماهنگی شخصیتی وجود داشته باشد، راه حل ممکن است انتقال کارمند به تیم یا نقش دیگری باشد که در آن مناسب تر است (و سپس PIP می تواند ابزاری عالی برای هدایت سریع آنها در نقش جدید با انتظارات روشن باشد). متأسفانه، اگر جهت سازمان تغییر کرده باشد و شایستگی های کارمند با الزامات شغلی جدید مطابقت نداشته باشد، PIP هیچ سود قابل توجهی نخواهد داشت.

یک PIP نباید به موضوعاتی که برای مدت طولانی بدون مراقبت رها شده اند رسیدگی کند. برخی از کارکنان به عنوان عملکرد متوسط به سازمان ها می پیوندند و این به طور پیوسته به عملکرد ضعیف کاهش می یابد. اگر این وضعیت به سرعت حل شود، می توانید آن را تغییر دهید. با این حال، اگر سال ها بدون مراقبت رها شوید، شانس موفقیت ناگهانی شما کم است (تا اصلا وجود ندارد).

مزایای طرح بهبود عملکرد

عادلانه هستند و رفتارهای خوب را ترویج می کنند: همه کارمندان متوجه نمی شوند که عملکرد خوبی ندارند، به خصوص اگر دقیقاً آنچه را که از آنها خواسته می شود درک نکنند. PIP ها به همه کارکنان اطمینان می دهند که در صورت وجود مشکلات عملکردی به جای اینکه به طور غیر ارادی و بدون اخطار خاتمه داده شوند، فرآیند منصفانه، بازخورد، پشتیبانی و فرصتی برای بهبود در اختیار آنها قرار می گیرد.

PIP ها توانمند هستند: برنامه های بهبود عملکرد به کارکنان این امکان را می دهد که مالکیت رفتار خود را به دست گیرند و تعهد خود را به بهبود و در زمینه هایی که مشکل وجود دارد اصلاح انجام دهند. در برخی موارد، کارمند به لطف سطح بالایی از مسئولیت پذیری که در فرهنگ حک شده است، به عملکرد قوی تری تبدیل می شود.

کاهش مسئولیت: اگر عملکرد کارمند بهبود نیابد و خاتمه کار رخ دهد، یک فرآیند مستند معتبر برای بهبود، خطر دعوی قضایی را کاهش می دهد.

صرفه جویی در زمان و هزینه: گالوپ دریافته است که کارکنان با عملکرد ضعیف 78 تریلیون دلار هزینه از دست دادن بهره وری برای سازمان های جهان دارند. پرداختن سریع و موثر به مسائل مربوط به عملکرد، نتیجه شما را تقویت می کند و وقتی تمرکز شما بر بهبود عملکرد باشد به جای اینکه اجازه دهید کارکنان به آرامی فرسوده شوند و سازمان را  ترک کنند، گردش مالی را کاهش می دهید.

بهبود ارتباطات: طبق داده های شرکت Clear، حدود 86 درصد از کارمندان معتقدند که ارتباطات بد باعث عملکرد ضعیف می شود و این عدم شفافیت با C-Suite شروع می شود. فرهنگی که از PIP ها پشتیبانی می کند و به طور مداوم از آن استفاده می کند، طبیعتاً شفاف است، به دلیل اینکه همه انتظارات مستند، اطلاع رسانی و مدیریت می شوند.

نقش های شغلی بهتر: عمل ایجاد یک PIP اغلب مواردی که نقش ها و خروجی های شغلی به وضوح تعریف نشده اند را برجسته تر می کنند.

معایب استفاده از طرح بهبود عملکرد

زمان بر بودن: همانطور که گفته شد، PIP ها یک اندازه نیستند. آن‌ها نشان می‌دهند که یک فرآیند روشن وجود دارد، اما هر طرح باید به طور جداگانه با نتایج و اهداف خاص طراحی شود. این بدان معنی است که آنها تلاش می کنند – اگر درست استفاده شوند ارزش آن را دارند، اما اگر به درستی استفاده شوند وقت و منابع را هدر می دهند.

PIP ها می توانند حواس را از جریان کار معمولی منحرف کنند: با این حال، دستاوردهای بلندمدت بهره وری ناشی از تصحیح عملکرد و شناسایی و همسو کردن جاهایی که ممکن است شکاف هایی در آنچه که یک کارمند فکر می کند نقش آنها در مقابل آنچه مدیریت انتظار دارد وجود داشته باشد، می تواند بسیار زیاد باشد.

گفتگوهای عملکردی می تواند ناراحت کننده باشد: منابع انسانی در این زمینه نقش مهمی را ایفا می کند، ابتدا با طرح انتظارات روشن در مورد اینکه PIP چیست و چه چیزی می تواند به دست آورد (در یک دید مثبت) و سپس در حمایت از مدیران با ابزارهای مناسب و صحبت کردن میتوان اهداف برنامه بهبود عملکرد را بیان کرد. برنامه های بهبود عملکرد می تواند بسیار موفق باشد – و اگر مدیران از کارمندی که تحت بررسی عملکرد است پیروی نکنند یا از آن حمایت نکنند، بسیار ناموفق هستند. 

آنها را می توان بر اساس تجربیات گذشته منفی دید: هنگامی که یک کارمند در برنامه بهبود عملکرد قرار می گیرد، این خطر وجود دارد که آنها (و همکارانشان) آن را به عنوان اولین گام به سمت پایان کار تفسیر کنند. وقتی این اتفاق می افتد، آنها بازخورد را نمی پذیرند یا جذب نمی کنند. در عوض، آنها احساس خواهند کرد که در موقعیتی متضاد هستند و ممکن است اخراج شوند یا استعفا دهند. اینکه چگونه PIP ها را در قالب فرهنگ خود چارچوب بندی می کنید، نحوه نگرش کارکنان به PIP ها را تعیین می کند.

چک لیست: چگونه یک برنامه بهبود عملکرد ایجاد کنیم

هنگام ایجاد برنامه بهبود عملکرد خود از این چک لیست ساده استفاده کنید:

1. ارزیابی کنید که آیا برنامه بهبود عملکرد ضروری است یا خیر

PIP ها برای طراحی، پیاده سازی و دنبال کردن زمان می برند و حواسشان را از جریان کار معمولی منحرف می کنند.

از خودت بپرس:

آیا کارمند برای سازمان ارزش افزوده دارد؟

آیا مشکل عملکرد قابل حل است؟

آیا نتایج مثبت خواهد بود؟

اگر پاسخ این سؤالات «بله» باشد، ممکن است یک برنامه بهبود عملکرد بهترین گزینه برای شما باشد.

2. کارمند را درگیر کنید

برنامه های بهبود عملکرد باید کارکنان را توانمند کند. مشارکت دادن آنها در کل فرآیند گام مهمی است زیرا از همان ابتدا تعهد آنها را جلب می کند. آنها در نتیجه PIP و رسیدن به اهداف و ضرب الاجل هایی که به طور جمعی تعیین می کنید سرمایه گذاری می کنند.

این کار را انجام دهید:

عملکرد مورد انتظار یک نقش خاص را مشخص کنید، نقاطی را که نیاز به بهبود وجود دارد برجسته کنید، و از کارمند بپرسید که چگونه می‌توان عملکرد خود را بهبود ببخشد و همچنین به چه حمایتی نیاز دارد.

3. پیش نویس برنامه بهبود عملکرد

منابع انسانی نقش مهمی در کمک به مدیران برای پیش نویس برنامه بهبود ایفا می کند. به مدیران کمک کنید در هنگام تهیه پیش نویس PIP جزئیات و دقیق باشند:

عملکرد قابل قبول را مشخص کنید

بطور واضخ مشخص کنید که چگونه یک عملکرد خاص این معیار را برآورده نکرده است

علت اصلی مشکل را پیدا کنید

اهداف قابل اندازه گیری ایجاد کنید که به کارمند اجازه می دهد معیارهای عملکرد را برآورده کند

اهداف SMART را تعیین کنید که به کارمندان نقشه راهی می دهد تا برای دستیابی به این اهداف دنبال کنند – درباره نحوه تعیین اهداف SMART بیشتر بیاموزید.

اقدامات را فهرست کنید و تعیین کنید که کدام نقاط عطف باید برآورده شوند.

معیارهایی را که ارزیابی خواهند شد و تاریخ های مهلت را فهرست کنید

بر نتایج مثبتی که بهبود عملکرد برای کارمند و کسب و کار به همراه خواهد داشت، تأکید کنید.

4. منابع، آموزش یا مربیگری که ارائه خواهد شد را تعریف کنید

منابع انسانی و مدیر می توانند با هم کار کنند تا مشخص کنند کارمند به چه حمایتی نیاز دارد و مدیر به چه حمایتی نیاز دارد.

همچنین باید به کارمندان این فرصت داده شود تا نوع حمایتی را که معتقدند بیشترین سود را برای آنها دارد درخواست کنند.

آیا بودجه ای در دسترس است و آیا با توجه به مزایای بهبود عملکرد تعریف شده است؟

5. برای اطمینان از برآورده شدن نقاط عطف، چک-این های منظم را برنامه ریزی کنید

منابع انسانی باید با مدیر ارتباط برقرار کند تا بفهمد کارمند چگونه پیشرفت می کند.

منابع انسانی همچنین باید اطمینان حاصل کند که مدیر برنامه‌ریزی منظمی برای بررسی بازدید از کارمند دارد.

این بررسی‌ها باید به وضوح در PIP با مهلت‌های مشخص مشخص شوند.

بنر لید جتریشن

نحوه استفاده از معیارها برای ردیابی اهداف PIP

برنامه های بهبود عملکرد همه در مورد تعریف مشکل، راه حل و نقاط اقدامی است که منجر به موفقیت می شود. بنابراین، برای مدیران ضروری است که عملکرد کارکنان را از طریق معیارهای مناسب پیگیری کنند.

به‌عنوان منابع انسانی، می‌توانید با استفاده از این معیارهای کلیدی به مدیران خود در اجرای PIP‌های موفق کمک کنید:

بازخورد 360 درجه: بازخورد 360 درجه که ارزیابی عملکرد 360 درجه نیز نامیده می شود، ابزاری برای دریافت رتبه بندی عملکرد و بازخورد از زیردستان، همتایان، مشتریان، تامین کنندگان و/یا سرپرستان است. راهنمای جامع ما در مورد بازخورد 360 درجه را بخوانید تا به شما در استفاده از این ابزار عالی کمک کند.

بازخورد 180 درجه: این نسخه ساده‌تر از ابزار بازخورد 360 درجه است که بر همکاران و مدیر مستقیم کارمند متمرکز است.

امتیاز خالص پروموتر (NPS) (برای کارکنان رابط با مشتری): یکی از مؤلفه‌های کلیدی بازخورد 360 درجه این است که اطمینان حاصل کنید که از مشتری در مورد تجربه‌اش با یک کارمند نیز سؤال می‌کنید. معیار امتیاز خالص تبلیغ کننده تضمین می کند که این معیار در صدر فهرست شما باقی می ماند و راهی برای دریافت بازخورد ارزشمند از مشتریان ایجاد می کنید.

معیارهای آموزشی: اجرای آموزش و عدم سنجش اثربخشی آن بر عملکرد کارکنان، زمان و منابع را هدر می دهد. حتی اگر یک PIP را اجرا کرده باشید، لزوماً نمی دانید که آیا موفقیت آمیز بوده است یا منابع ارائه شده در طرح تأثیرگذار هستند. این راهنمای جامع به معیارهای مختلف آموزشی برای ردیابی می پردازد.

بررسی عملکرد: بررسی عملکرد هنوز رایج ترین معیاری است که اکثر مدیران از آن پیروی می کنند. ما به شدت توصیه می کنیم از معیارهای اضافی برای اطمینان از یک PIP قوی که اهداف کلیدی شما را برآورده می کند، استفاده کنید.

رتبه بندی عملکرد در مقیاس ها: رتبه بندی عملکردها بر اساس مقیاس های از پیش تعریف شده راهی عالی برای کمی سازی عملکرد در مقابل انتظارات است. به یاد داشته باشید که این تمرین فقط در مورد جمع آوری داده ها نیست – داده ها باید ردیابی و تجزیه و تحلیل شوند تا به طور موثر برای ایجاد تغییرات در رفتار و بهبود عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.

نمونه های طرح بهبود عملکرد

مثال 1: غیبت و تأخیر بیش از حد

مثال 2: مهلت های طراحی به طور مداوم از دست رفته است

مثال 3: عملکرد ضعیف تیم

مثال 4: خدمات ضعیف به مشتریان

مثال 5: به طور مداوم اهداف فروش را از دست داده اید

نکات: نحوه اجرای طرح بهبود عملکرد

این مقاله زمان استفاده از PIP و مزایای آن را بازگشایی کرده و نمونه هایی را در اختیار شما قرار داده است. اما، PIP های موفق به جزئیات می رسند.

در اینجا چند نکته کلیدی برای اطمینان از اینکه PIP شما ارزش واقعی را برای کارکنان، مدیران و سازمان می‌افزاید آورده شده است:

1. با عملکرد قابل قبول شروع کنید: شما نمی توانید به کارمند نشان دهید که کجا اشتباه می کند مگر اینکه معیاری برای کار با آن داشته باشید. دقیق و دقیق و دقیق باشید.
2. مطمئن شوید که PIP ارزش تلاش را دارد: چه چیزی باعث عملکرد ضعیف می شود؟ آیا می توان آن را برطرف کرد و آیا نتایج حاصله برای همه افراد درگیر ارزش افزوده خواهد بود؟ آره؟ عالی است، سپس ماشه را بکشید.
3. اهداف قابل اندازه گیری ایجاد کنید: اهداف SMART یک راه عالی برای اطمینان از این است که کارکنان دقیقاً می دانند برای چه چیزی تلاش می کنند و موفقیت چگونه اندازه گیری می شود.
4. تمرکز بر پشتیبانی: PIP ها فقط اسنادی هستند که مشکلات را برجسته می کنند، اهداف را فهرست می کنند و سپس کارکنان را به راه می فرستند. آنها باید به وضوح از حمایتی که کارمند دریافت می کند، چرا آن سطح حمایت (این به تجزیه و تحلیل علت ریشه ای مرتبط است) را دریافت میکند و نتایج چگونه اندازه گیری می شود، مشخص کنند.
5. رویکرد مشارکتی داشته باشید: برنامه های بهبود عملکرد باید کارکنان را توانمند کند و مشارکتی باشد. برای ردیابی پیشرفت و رسیدگی به هر مشکلی که ممکن است پیش بیاید، اعلامیه های منظم را تنظیم کنید. کارمندان نباید احساس کنند که به تنهایی این کار را انجام می دهند.

6. در مورد پیامدها شفاف باشید: هدف تغییر و بهبود رفتار است، بنابراین شما می خواهید PIP خود را مثبت نگه دارید و مزایای بهبود را برجسته کنید، اما عواقب عدم دستیابی به اهداف نیز باید واضح باشد. شفافیت و ارتباطات عناصر کلیدی است. راز این است که روی بهبود تمرکز کنید نه تنبیه.