مکالمه درباره شرایط روحی اعضای تیم را چگونه مدیریت کنیم؟

شما به عنوان یک مدیر باید نحوه برخورد با کارمندی که درباره شرایط روحی خود با شما صحبت می‌کند را به خوبی بلد باشید. 

وقتی یکی از زیردستان شما این شجاعت را دارد که درباره شرایط روحی خود با شما صحبت کند، واکنش شما نسبت به صحبت‌های او و طرز برخورد‌تان بسیار مهم است. بهتر است به این فرد نشان دهید از اینکه شرایط خود را با شما به اشتراک گذاشته، قدردان او هستید و در عین حال به او اطمینان دهید که شغلش و دیدگاه شما نسبت به او در معرض خطر قرار نخواهد گرفت. همچنین باید متوجه شوید که این موضوع چه تاثیری بر تیم و کارها دارد. آیا می‌دانید در این شرایط چه واکنشی باید نشان دهید؟ چه سوالاتی باید بپرسید؟ در صورت نیاز، چه اقداماتی باید انجام دهید؟

متخصصان چه می‌گویند؟

به یاد داشته باشید که این فرد برای صحبت کردن با شما درباره این موضوع، بر ترس‌های زیادی غلبه کرده است. کلی گرینوود، بنیان‌گذار و مدیرعامل یک سازمان غیرانتفاعی (Mind Share Partners) که بر تغییر فرهنگ بهداشت روان در محل کار تمرکز دارد، می‌گوید: «فردی که درباره شرایط روحی خود با مدیرش صحبت می‌کند، با طرح این مسئله کاری سخت و پر‌خطر انجام داده است. در اغلب موارد نیز فرد برای این کار، به میزان بسیار زیادی فکر کرده است.» 

سوزان گلدبرگ، عضو هیئت علمی دانشگاه فیلدینگ در کالیفرنیا (Fielding Graduate University) می‌گوید: «تصمیم‌گیری برای فاش کردن این موضوع بسیار سخت و پیچید است. این تصمیم به وضعیت شخصی فرد، کارفرما و شرایط اجتماعی وابسته است.» 

بنابراین نحوه مدیریت تعامل و مکالمه با فردی که قصد دارد درباره شرایط روحی خود صحبت کند، بسیار مهم است. خبر خوب برای مدیران این است که این تعاملات می‌توانند مکالمه‌های مثمر‌ثمری باشند، به شرط آنکه چند توصیه را دنبال کنند. این توصیه‌ها عبارت‌اند از:

۱- از این فرد تشکر کنید

ابتدا باید بدانید که این فرد برای صحبت کردن درباره این موضوع با شما، تلاش بسیار زیادی کرده است. گرینوود می‌گوید: «حتما در اولین مکالمه، از شخص برای به اشتراک گذاشتن شرایط روحی‌اش تشکر کنید.» البته توجه داشته باشید که نباید این موضوع را خیلی بزرگ کنید. هدف شما باید عادی‌سازی موضوع تا حد ممکن باشد. او می‌گوید: «واکنش شما نباید این فکر را به طرف مقابل منتقل کند که شرایط روحی او یک مسئله جدی و بزرگ است؛ زیرا ممکن است باعث شرمساری یا ترس او از آینده شود.»

همچنین نباید بیش از اندازه احساساتی شوید و پاسخ شما باید متناسب با نوع رابطه شما با این فرد باشد. برای مثال اگر رابطه دوستانه و نزدیکی با این فرد ندارید، نباید در این شرایط مانند یک دوست با او رفتار کنید. در واقع باید درست مثل گذشته با فرد رفتار کنید. 

۲- گوش دهید

به این فرد فرصت کافی دهید تا تمام حرف‌ها و احساسات خود را با شما به اشتراک بگذارد و درباره نیازهای خود مانند انعطاف‌پذیری بیشتر در کار با شما صحبت کند. فعالانه، با ذهن باز و بدون قضاوت به حرف‌های او گوش کنید و به پیام‌هایی که با رفتار و حرکات خود به فرد منتقل می‌کنید، توجه داشته باشید. اگر رفتار دمدمی‌مزاج یا بدی داشته باشید، کارمند شما دلسرد می‌شود؛ زیرا این پیام را به او می‌دهید که نمی‌خواهید درباره این موضوع صحبت کنید. می‌توانید کمی کنجکاو باشید اما بهتر است از پرسیدن سوالات زیاد خودداری کنید؛ به ویژه سوالاتی که فرد برای پاسخ دادن به آن‌ها باید اطلاعات زیادی به شما بدهد. برای مثال لازم نیست دقیقا بدانید چه مشکلی در خانواده دارد یا این مشکل از چه زمانی شروع شده است. به فرد اجازه دهید هر چه‌قدر که تمایل دارد به شما اطلاعات دهد. 

۳- بگویید از او حمایت می‌کنید، اما بیش از اندازه قول ندهید

در این شرایط ممکن است به فرد بگویید هر کاری لازم باشد برای حمایت از او انجام می‌دهید (به خصوص اگر این فرد عملکرد بسیار خوبی در سازمان داشته باشد)، اما بهتر است با احتیاط قدم بردارید. سوزان گلدبرگ می‌گوید: «ممکن است این فرد فقط نیاز به صحبت کردن با شما داشته باشد و لازم نباشد که در برنامه و حجم کاری او تغییری ایجاد شود.» اگر این فرد خواستار مرخصی یا اعمال تغییر در برنامه کاری خود شد، مراقب باشید که بیش از حد ممکن به او قول ندهید. به جای وعده دادن، به صورت شفاف به این فرد بگویید که قصد دارید به او کمک کنید تا موضوع را حل کند. برای مثال، به او بگویید: «امیدوارم به صراحت گفته باشم که شما عضوی با ارزش در این تیم و سازمان هستید و ما این موضوع را به کمک یکدیگر بررسی و حل خواهیم کرد.» 

لازم نیست در اولین مکالمه برای تمام خواسته‌های فرد پاسخ یا راه‌حل داشته باشید، زیرا برای پیدا کردن یک راه‌حل ابتدا باید شرایط و تغییرات ممکن را بررسی کنید. در اولین مکالمه می‌توانید بگویید: «ممنون که این موضوع را با من در میان گذاشتی. به من زمان بده تا این موضوع را بررسی کنم و در روز شنبه مجددا با یکدیگر صحبت کنیم.» بهتر است زمان دقیق مکالمه بعدی را مشخص کنید تا فرد نگران نشود. 

همچنین بخوانید: «چگونه ارزشمندترین افراد سازمان را شناسایی کنیم؟»

۴- مشکلات خود را در این مکالمه مطرح نکنید

ممکن است موضوعی که فرد مطرح می‌کند را خودتان یا یکی از نزدیکان‌تان تجربه کرده باشید، اما توجه داشته باشید که نباید مکالمه را روی این موضوع متمرکز کنید. گرینوود می‌گوید: «به یاد داشته باشید که شرایط همه افراد با یکدیگر متفاوت است. اضطراب من با اضطراب شخص دیگری متفاوت است. در واقع شما نمی‌توانید تصور کنید که شرایط فرد مقابل یا میزان تاثیر این شرایط بر کار فرد را درک می‌کنید.» 

همانطور که گفته شد، گاهی‌اوقات به اشتراک گذاشتن یک داستان شخصی می‌تواند به عادی‌سازی موضوع کمک کند. اگر رابطه شما با این فرد به گونه‌ای است که می‌توانید داستان‌های شخصی خود را با او به اشتراک بگذارید، ابتدا مطمئن شوید داستانی که تعریف می‌کنید، امیدوارکننده است. در مورد شخصی که هرگز بهتر نشده یا مجبور به ترک شغل خود شده صحبت نکنید. همچنین با اصرار بر اینکه همه چیز خوب خواهد شد، بهتر است به تجربه فرد مقابل را بی‌توجهی نکنید. 

۵- رازدار باشید

به این فرد اطمینان دهید که رازدار خواهید بود، اما ممکن است لازم باشد با واحد منابع انسانی صحبت کنید. اگر فرد ناراحت یا نگران است که چیزی در پرونده استخدام او وارد شود، می‌توانید به او بگویید: «در ابتدا بدون ذکر نام شما با این واحد صحبت می‌کنم، اما ممکن است در نهایت مجبور شوم نام شما را بگویم.» 

همچنین بهتر است به فرد توضیح دهید که چرا باید این موضوع را با واحد منابع انسانی در میان بگذارید. برای مثال با این کار فرد می‌تواند با دسترسی به همه منابع و امکانات احتمالی شرکت، از حمایت‌های قانونی مورد نیاز برخوردار شود. همچنین بر اساس قوانین سازمان، ممکن است مدیر موظف باشد زمانی که یکی از اعضای تیم درباره شرایط روحی خود صحبت می‌کند، موضوع را به واحد منابع انسانی اطلاع دهد؛ حتی اگر فرد درخواست کمک نداشته باشد. اگر در مورد مقررات مطمئن نیستید، ابتدا بدون استفاده از نام فرد با این واحد صحبت کنید. 

تا آنجا که ممکن است، درباره این موضوع با کسی صحبت نکنید. ممکن است خود مدیر برای دریافت حمایت عاطفی یا توضیح دلیل تغییرات ایجاد شده در کار تمایل به صحبت کردن با دیگران داشته باشد؛ اما بهتر است تا زمانی که فرد راضی نیست، درباره این موضوع با کسی صحبت نکنید. در برخی موارد، کارمند ممکن است به شما اجازه دهد یا حتی از شما بخواهد که دیگران را در جریان بگذارید. در این صورت باید به‌گونه‌ای موضوع را به دیگران اطلاع دهید که آن‌ها تصور نکنند شما در حال بدگویی و غیبت از این فرد هستید. 

۶- در نظر بگیرید که چه تغییراتی می‌توانید ایجاد کنید

ممکن است کارمند شما به کمک و تغییرات مختلفی نیاز داشته باشد تا بتواند از سلامت روانی خود مراقبت کند. برای مثال ممکن است برای ملاقات با پزشک نیاز به مرخصی داشته باشد. اینکه آیا می‌توانید درخواست‌های او را قبول کنید یا خیر،‌ اغلب به سیاست‌های موجود در شرکت شما بستگی دارد. 

گاهی‌اوقات لازم است برای کارمندی با شرایط روحی نامناسب، استثنا قائل شوید و برخی از سیاست‌های سازمان را تغییر دهید. اما گاهی‌اوقات نیز می‌توانید به کمک قوانین موجود، به فرد کمک کنید. بهتر است قبل از تصمیم‌گیری با واحد منابع انسانی مشورت کنید؛‌ زیرا آن‌ها با قوانین بهتر آشنا هستند و مشخص می‌کنند که شما به طور قانونی مجاز به انجام چه کاری هستید.

سوزان گلدبرگ می‌گوید: «برخی از تغییراتی که در ساعت‌های کاری یا حجم کاری فرد ایجاد می‌شود، ممکن است دیگر اعضای تیم را تحت تاثیر قرار دهد و شما باید بدانید به افرادی که سوال می‌کنند چرا این فرد دیر به محل کار می‌آید یا رفتار متفاوتی با او می‌شود، چه پاسخی بدهید.» او پیشنهاد می‌دهد پاسخ‌های ساده‌ای به سوالات دیگران دهید و برای آماده کردن این پاسخ‌ها، با خود فرد نیز مشورت کنید. 

۷- از دیگران کمک بگیرید

فردی که شرایط روحی خوبی ندارد،‌ به شما مراجعه می‌کند زیرا شما مدیر او هستید. به یاد داشته باشید که شما درمانگر، پزشک یا وکیل او نیستید. مشاوره بهداشتی یا حقوقی ارائه ندهید و سعی نکنید به تنهایی همه کارهای لازم را انجام دهید. در صورت امکان با واحد منابع انسانی همکاری کنید و راه‌حل مناسبی پیدا کنید. البته برای پیدا کردن راه‌حل، از خود فرد نیز می‌توانید کمک بگیرید. خوشبختانه واحد منابع انسانی می‌تواند لیستی از راه‌حل‌های ممکن و راه‌هایی که در گذشته استفاده شده‌اند را برای شما آماده کند. 

در شرکت‌های کوچک یا شرکت‌هایی که واحد منابع انسانی بزرگ و خوبی ندارند،‌ خود مدیر باید شرایط را بررسی کرده و راه‌حل‌های ممکن را پیدا کند. تحقیقات گلدبرگ نشان می‌دهد که شرکت‌های کوچک‌تر اغلب توانایی ارائه انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. البته شرایط می‌تواند برای این شرکت‌ها چالش برانگیز باشد، زیرا ممکن است توانایی پرداخت هزینه درخواست‌های فرد را نداشته باشند. 

۸- در صورت امکان، آن‌ها را به منابع دیگری ارجاع دهید

ممکن است منابع دیگری در سازمان وجود داشته باشند که بتوانید افراد دارای شرایط روحی نامناسب را به آن‌ها ارجاع دهید. در برخی از سازمان‌ها، گروه‌های مختلفی برای رسیدگی به مسائل بهداشت روانی افراد ایجاد شده‌اند. همچنین اگر هر گونه مزایایی برای کارمندان در زمینه بهداشت روانی در سازمان وجود دارد، بهتر است آن‌ها را به فرد یادآوری کنید. برای مثال ممکن است کارمندان سازمان شما بتوانند با یک تخفیف خوب از خدمات درمانی یک مرکز مشاوره استفاده کنند.

۹- صحبت درباره مشکلات روحی را به امری عادی تبدیل کنید

در حالت ایده‌آل همه ما باید مدیری داشته باشیم که وقتی برای برقراری تعادل بین کار و مشکلات روحی نیاز به کمک داریم،‌ بتوانیم به‌راحتی با او صحبت کنیم. متاسفانه همیشه این‌طور نیست. گرینوود بر اهمیت گفت‌وگو علنی رهبران و مدیران در مورد این موضوعات تاکید می‌کند. مدیران می‌توانند به مشکلات روحی خود یا مشکلاتی که به دلیل سلامت روانی نزدیکان خود دارند، اشاره کنند تا به اعضای تیم خود نشان دهند که همه انسان‌ها ممکن است چنین مشکلاتی را در زندگی تجربه کنند. این کار مسیر کوچکی را برای زیردستان شما باز می‌کند تا آن‌ها نیز به‌راحتی مشکلات خود را به اشتراک بگذارند. همچنین اگر موقعیت قدرتمندی در سازمان دارید، به اشتراک‌گذاری تجربیات خودتان از مشکلات روحی و روانی (یا به‌طور مستقیم یا برای مثال از طریق مشخص کردن یک روز در تقویم‌تان برای مراجعه به روانشناس) می‌تواند تا حد زیادی به عادی‌سازی بحث درباره این موضوع در سازمان کمک کند و نشان دهد که حتی اگر در حال دست و پنجه نرم کردن با مشکلات روحی باشید، باز هم می‌توانید یک مدیر موفق در بالاترین سطح سازمان باشید.  

اصولی که باید به یاد داشته باشید

موارد زیر را انجام دهید:

۱- با دقت فکر کنید که چه نوع تغییرات و امکاناتی را می‌توانید برای افراد با مشکلات روحی فراهم کنید.

۲- حتما به این افراد بگویید که ممکن است لازم باشد اوضاع را با واحد منابع انسانی در میان بگذارید؛ بنابراین ممکن است نتوانید گفت‌وگو را محرمانه نگه دارید.

موارد زیر را انجام ندهید:

۱- مشکل روحی فرد را بزرگ جلوه ندهید، زیرا بسیار مهم است که بحث درباره مشکلات روحی را به یک امر عادی در سازمان تبدیل کنید. 

۲- قبل از اینکه خوب فکر کنید و با واحد منابع انسانی درباره قوانین سازمان مشورت کنید، بیش از اندازه برای کمک کردن به فرد قول دهید. 

۳- تجربه خود از مشکلات مربوط به بهداشت روان را پنهان کنید، به خصوص اگر مدیر ارشد سازمان باشید. 

منبع: HBR 

همچنین بخوانید: «مهارت همدلی؛ ابزاری ضروری برای رهبران»

هفت‌سنگ توسعه دهنده نرم‌افزار‌های تخصصی در حوزه منابع انسانی به منظور ایجاد آگاهی و شناخت عمیق شرکت‌ها، مدیران و تصیم‌گیران از سرمایه انسانی خود و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده در مورد زندگی کاری آنها است.
0 0 votes
Article Rating
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
هفت‌سنگ توسعه دهنده نرم‌افزار‌های تخصصی در حوزه منابع انسانی به منظور ایجاد آگاهی و شناخت عمیق شرکت‌ها، مدیران و تصیم‌گیران از سرمایه انسانی خود و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده در مورد زندگی کاری آنها است.