هفت نکته برای بهبود کیفیت جلسات ۲ نفره بین مدیر و اعضای تیم

جلسات ۲ نفره اگر به صورت مداوم برگزار شوند، باعث افزایش اثربخشی و کمک به رشد تیم و افراد می‌شوند. 

جلسات ۲ نفره بین مدیر و اعضای تیم، فرصتی را برای ایجاد ارتباط منظم فراهم می‌کنند و باعث ایجاد توافقات قوی می‌شوند که به نوبه خود باعث افزایش اثربخشی و درک می‌شود. برگزاری جلسات ۲ نفره بین اعضای یک تیم، مولفه اساسی برای رشد حرفه‌ای است. 

به همین دلیل بسیار مهم است که مدیر به صورت مرتب با اعضای تیم خود جلسات ۲ نفره‌ای داشته باشد و این کار به یک عادت در سازمان تبدیل شود. این جلسات باعث ایجاد تفاهم بین اعضای تیم می‌شوند؛ به ویژه اگر به صورت مستمر برگزار شوند. در این جلسات می‌توان وضعیت پروژه‌ها را بررسی کرد؛ نگرانی‌ها و موانع را بیان کرد و درباره رشد در آینده صحبت کرد. 

همه اعضای تیم مشغله‌های زیادی دارند و به همین دلیل اغلب زمان این نوع تعاملات در گروه کاهش پیدا می‌کند؛ به ویژه اگر نظم در تیم وجود نداشته باشد. اما این موضوع یک اشتباه بزرگ است. 

در طول سال‌هایی که به عنوان مدیر فعالیت کردم، تاثیر جلسات خوبی مانند ملاقات‌های ۲ نفره روی توسعه‌پذیری تیم را با چشم خودم دیده‌ام. 

چند نکته را به یاد داشته باشید. جلسات ۲ نفره را به صورت منظم برگزار کنید. معمولا بهترین زمان، هر هفته یا هر ۲ هفته یک‌بار است. هفت نکته‌ای که در این مطلب بررسی می‌کنیم، کمک زیادی به شما می‌کند. بعد از مطالعه آن‌ها، با مدیر یا همکاران خود صحبت کنید و برنامه‌ریزی کنید تا بتوانید از لحظات کنار هم بودن، بیشترین استفاده را بکنید. 

۱- موضوع مورد بحث را به اشتراک بگذارید

نظرات متفاوتی راجع‌به این موضوع وجود دارد که آیا جلسات ۲ نفره اساسا برای مدیر مفید هستند یا اعضای تیم. البته با وجود اینکه هر ۲ این گروه‌ها باید مطمئن باشند که از وقت خود به خوبی استفاده می‌کنند، به نظر من در اینجا باید اعضای تیم در اولویت قرار بگیرند. بهتر است ۷۵ درصد از زمان جلسه در اختیار اعضای تیم و ۲۵ درصد آن در اختیار مدیر باشد. البته بهتر است در ابتدای جلسه یک دقیقه زمان را صرف توافق بر سر موضوعاتی که قصد مطرح کردن در جلسه دارید کنید. البته اگر خیلی منظم باشید می‌توانید از قبل موضوع بحث جلسه را مشخص کنید. 

در واقع اعضای تیم که ۷۵ درصد از زمان جلسه را در اختیار دارند، ۷۵ درصد از مسئولیت جلسه را هم بر عهده دارند. پس باید قبل از جلسات ۲ نفره با مدیر خود، به موضوعات مختلف خوب فکر کنند و آماده باشند. 

می‌توانید یک برد ترلو با اعضای تیم خود ایجاد کنید و در آن، موضوعاتی که به ذهنتان می‌رسد را یادداشت کنید؛ موضوعاتی که درباره آن‌ها صحبت کرده‌اید را ردیابی کنید و اقدامات پیگیری را انجام دهید. 

۲- از جلسات ۲ نفره برای آپدیت وضعیت پروژه استفاده نکنید

همه اعضای تیم باید وضعیت کارهای خود را به مدیران گزارش دهند و این یک امر ضروری است. علاوه بر این، این کار برای همه افراد ساده و آشنا است. به همین دلیل احتمال اینکه گزارش وضعیت و آپدیت‌های پروژه به موضوع اصلی بحث در جلسات ۲ نفره تبدیل شود بسیار زیاد است؛ اما نباید اجازه دهید چنین اتفاقی رخ دهد!

همیشه به مدیران توصیه می‌شود که بعد از دریافت این گزارشات از اعضای تیم، به جای اینکه آن‌ها را برای گزارشات سالیانه ذخیره کنند، به آن‌ها بازخورد دهند و درباره اهداف شغلی صحبت کنند. پس، از نظر مدیر نیز جلسات ۲ نفره زمان مناسبی برای این بحث‌ها هستند.

در حالت ایده‌آل، گزارش‌های آپدیت پروژه باید از روش‌هایی غیر از جلسه مانند ایمیل یا چت صورت بگیرد. اگر موضوعات خیلی مهمی مانند تصمیم‌گیری برای چرخش (Pivot) وجود دارند، می‌توانید آن‌ها را در انتهای جلسات ۲ نفره مطرح کنید؛ زیرا اگر اول جلسه به این موضوع بپردازید، ممکن است کل زمان جلسه را از دست بدهید.

۳- صراحت را ترویج دهید

جلسات ۲ نفره فقط در صورتی موثر خواهند بود که هم مدیر و هم اعضای تیم اطمینان داشته باشند که در یک فضای امن برای صحبت صریح حضور دارند. برای ایجاد چنین محیطی، هر دو طرف باید تلاش کنند. 

مدیران باید این عادت را در خود ایجاد کنند که در طول جلسه به کمک مثال‌های خاص، به صورت مکرر بازخورد دهند. سعی کنند به یک اندازه، هم کارمندان را ستایش کنند و هم بازخوردهای سازنده‌ای به آن‌ها بدهند. همچنین مدیران باید درباره چالش‌هایی که تیم با آن‌ها روبه‌رو است در این جلسات صادق باشند. با این کار اعضای تیم ارتباط عمیقی با ماموریت تیم برقرار می‌کنند و حتی ممکن است برای مشارکت بیشتر در کارها تشویق شوند. 

اعضای تیم هم باید در بیان مشکلاتی که با آن‌ها دست و پنجه نرم می‌کنند و به کمک نیاز دارند صادق باشند. حتی ممکن است مکالمه شما کمی ناخوشایند شود، اما نشان‌دهنده این است که شما در حال پرداختن به موضوعات مهمی هستید.

همچنین بخوانید: «با پنج تفاوت اساسی بین بازخورد و انتقاد آشنا شوید»

۴- یادداشت‌برداری کنید

یادداشت‌برداری به شما کمک می‌کند تا بحث را به خاطر بسپارید؛ باعث شکل‌گیری اساس گام‌های بعدی می‌شود و نشان می‌دهد که شما به رشد تیم و اعضای آن متعهد هستید. من به شخصه دوست ندارم که در جلسات ۲ نفره با اعضای تیم مدام در حال یاد‌داشت‌برداری باشم یا هر ۲ نفرمان در طول جلسه در حال تایپ کردن و نگاه کردن به لپ‌تاپ باشیم و گوش دادن فعالانه را فراموش کنیم. 

برای اینکه این کار اختلالی در جلسه ایجاد نکند، پنج دقیقه آخر جلسه را به مرور موضوعات مهم و یادداشت‌برداری اختصاص دهید. یا اینکه بلافاصله بعد از جلسه و زمانی که هنوز موضوعات مورد بحث در ذهنتان هست، پنج دقیقه برای یادداشت آن‌ها زمان بگذارید. اگر حتما حین جلسه باید یاد‌داشت‌برداری کنید، بهتر است نوتیفیکیشن گوشی یا لپ‌تاپ خود را بی‌صدا کنید. 

۵- از اتاق کنفرانس خارج شوید

تغییر مکان جلسات ۲ نفره، راه بسیار خوبی برای تغییر الگوی تعامل شما با اعضای تیم است. بهتر است هر بار جلسات خود را به شکل مختلفی برگزار کنید. برای مثال با یکدیگر ناهار بخورید و گپ بزنید یا قدم بزنید و صحبت کنید. این گونه جلسات به افزایش تفکر خلاق و بهبود روابط مدیر و اعضای تیم کمک زیادی می‌کند. حتما به نوع مکالمات مناسب برای این محیط‌های مختلف توجه داشته باشید. 

۶- آنچه از جلسه می‌خواهید را روشن کنید

بهتر است مشخص کنید که قصد دارید از بحث کردن درباره هر موضوع به چه نتیجه‌ای برسید. برای اعضای تیم: آیا شما از مدیر خود می‌خواهید که اقدامی خاص انجام دهد یا می‌خواهید درباره روش انجام کارها اطلاعاتی کسب کنید؟ برای مدیران: از اعضای تیم خود بپرسید که آیا آن‌ها دوست دارند شما در حل مشکلی مشارکت داشته باشید یا اینکه تنها قصد داشتند شما را از وضعیت کار خود مطلع کنند؟

اعضای تیم باید برای هر جلسه، لیستی از موضوعاتی آماده کنند که می‌خواهند درباره آن‌ها به گفت‌وگو بپردازند. ممکن است مدیران این لیست را آماده داشته باشند؛ اما در نهایت اکثر زمان جلسات ۲ نفره باید در اختیار اعضای تیم باشد و آن‌ها نیز باید لیست خود را آماده کنند. 

۷- انتظارات خود را مشخص کنید

ما معمولا جلسات ۲ نفره را با مهم‌ترین موضوعات آغاز می‌کنیم و با موضوعات کم‌اهمیت‌تر به پایان می‌رسانیم. این کار باعث می‌شود که موضوعات به ترتیب اولویت در ذهن ۲ طرف شکل بگیرد. در پایان جلسه بهتر است که یک یادآوری از مهم‌ترین موضوعات و وظایف جلسه داشته باشید. برای این کار می‌توانید از سوالات زیر کمک بگیرید:

۱- پس انتظارات ما از یکدیگر در این هفته چه چیزهایی است؟

۲- مهم‌ترین اقداماتی که قرار است در این هفته انجام دهیم چه کارهایی هستند؟

در جلسه بعدی، درباره نتایج این اقدامات با یکدیگر بحث کنید تا هر دو احساس کنید که جلسات ۲ نفره شما هفته به هفته تداوم و حرکت رو به جلو دارند. 

منبع: atlassian

همچنین بخوانید: «مکالمات دوطرفه بین مدیر و همکاران؛ لازمه بازخورد موثر!»