تجزیه و تحلیل داده های حاصل از مصاحبه خروج یک پارامتر کلیدی برای استفاده حداکثری از فرآیند مصاحبه خروج است. دلایل ترک سازمان توسط کارمندان می‌تواند به شما کمک کند تا بهتر بفهمید چه چیزی بر گردش مالی سازمان شما تأثیر می‌گذارد و چه کاری می‌توانید در مورد آن انجام دهید.
مصاحبه خروج چیست؟
مصاحبه خروج یک گفتگوی انفرادی با کارمند در حال خروج است تا بازخوردی در مورد تجربه آنها با سازمان فراهم کند. یک شخص ثالث بی طرف باید مصاحبه را انجام دهد، بنابراین معمولاً یک متخصص منابع انسانی برای این کار انتخاب می شود. معمولا تیم منابع انسانی مجموعه ای از سؤالات خاص و یکسان را به هر کارمندی که از سازمان جدا می شود ارائه می دهند.
این مرحله نهایی از سفر کارمند در سازمان شما، به آنها اجازه می دهد در محیطی شنیده شوند که بتوانند خود را صادقانه بیان کنند. نظرات و پیشنهادات آنها بینشی را در مورد شرایط مربوط به خروج آنها و نحوه نگرش به سازمان از دید کارمندان ارائه می دهد. این راهی برای درک اینکه چه چیزی ممکن است اشتباه رخ داده باشد و آیا می توان کاری برای جلوگیری از اتفاقات مشابه در آینده انجام داد یا خیر، به شمار می رود.
این اطلاعات می تواند به شما در شناسایی علل اصلی آسیب زننده به گردش مالی و سایر زمینه های مشکل کمک کند. سپس می توانید برای بهبود محیط کار و رضایت کارکنان به آنها بپردازید.
چرا باید مصاحبه خروج انجام دهید؟
مزایای مصاحبه خروج، آنها را به یک روش استاندارد برای کارفرمایان و سازمان ها در هر اندازه تبدیل می کند. مصاحبه خروج به دلایل زیادی ابزار ارزشمندی است، از جمله:
- درک بهتری از چرایی ترک افراد.
- به کارمندان این فرصت را می دهد که صدای خود را به گوش کارفرمایان برسانند.
- جمع آوری داده هایی که می تواند اثربخشی سازمانی را بهبود بخشد و حفظ کارکنان را افزایش دهد.
- توانایی پاسخگویی مدیران در صورت نیاز.
- کشف اینکه آیا اقدامات غیرقانونی یا غیراخلاقی در حال انجام است.
- ارائه نظر نهایی مثبت به کارکنان سابق از سازمان برای حمایت از برند کارفرمایی شما.
اهمیت offboarding (فرایند خروج)
همان‌طور که روند جامعه پذیری و آنبوردینگ، کارنان استخدام شده را با اطلاعات مورد نیاز آغاز فعالیت و رویه‌های ضروری راهنمایی می‌کند، برای تکمیل مناسب چرخه عمر کارمندان، فرایند خروج ضروری است. Offboarding کلیه وظایف مورد نیاز، مدارک و الزامات قانونی را پوشش می دهد و در عین حال رابطه کاری را با شرایط مناسب پایان می دهد.
کارمندانی که در حال خروج هستند، آخرین برداشت خود را از شرکت دریافت می کنند. آنها می‌توانند به‌عنوان یک مبلغ ضد برند یا به‌عنوان مدافعی که از سازمان به خوبی یاد می کند، سازمان را ترک کنند. مهم نیست که چه چیزی منجر به خروج آنها شده است، فرایند خروج می تواند آنها را با احترام و حرفه ای بدرقه کند.
مصاحبه خروج بخش مهمی از آفبوردینگ است و زمانی انجام می شود که کارمندان تحت هر شرایطی مانند استعفا، استخدام یا فسخ قرارداد، اخراج یا بازنشستگی، کار را ترک کنند. این روند به کارمندان اجازه می دهد که شنیده شوند و سوءتفاهم ها را برطرف کنند. مصاحبه های خروج همچنین اطلاعاتی را در اختیار منابع انسانی قرار می دهد که در غیر این صورت در مورد دلیل ترک کارمندان به دست نمی آورد.
فرآیند تجزیه و تحلیل داده های مصاحبه خروج
برای استفاده حداکثری از مصاحبه های خروجی، باید داده های جمع آوری شده از آنها را تجزیه و تحلیل کنید. به این صورت که بازخورد کارمندان را به اطلاعات مفید تبدیل کنید. سپس می توانید از آن برای ایجاد تغییرات و بهبودها استفاده کنید.
در اینجا یک مرور کلی از 7 مرحله در انجام تجزیه و تحلیل داده ها با داده های مصاحبه خروجی آورده شده است:
1. مشکل را تعریف کنید
اولین گام در فرآیند تجزیه و تحلیل داده های مصاحبه خروج این است که بدانید چه چیزی را می خواهید انجام دهید. شما باید با مدیریت و سایر ذینفعان بررسی کنید تا بفهمید نیاز کسب و کار چیست. چه مشکلی وجود دارد که داده ها قرار است به شما در حل آن کمک کنند؟
بهتر است مشکل را فرموله کنید تا بتوانید راحت تر برای حل آن راهکار ارائه دهید. بعنوان مثال به قضیه اینطور نگاه کنید:
کارمندان برتر حفظ نمی شوند.
افراد به طور مداوم در حال ترک یک موقعیت یا بخش خاص هستند.
کارکنان جوان پس از رسیدن به یک نقطه خاص، شغل را ترک می کنند.
سپس بیان مسئله را به سؤالی تبدیل کنید که می خواهید داده ها به آن پاسخ دهند. یک مثال می تواند این باشد: “چگونه استعدادهای برتر را حفظ کنیم؟” سپس یک قدم جلوتر بروید تا آن را تا حد امکان مشخص کنید، “چگونه استعدادهای برتر را در موقعیت های رهبر تیم حفظ کنیم؟”
در مرحله بعد، می توانید نتیجه مورد نظر را تعیین کنید که به نفع شرکت خواهد بود. ممکن است “حفظ استعدادهای برتر در موقعیت های رهبر تیم، بهره وری را حفظ کند و مجموعه ای از نامزدهای بالقوه را برای مدیریت سطح بالاتر فراهم کند.”
2. تعیین کنید کدام یک از داده های مصاحبه خروجی جمع آوری خواهد شد
هنگامی که بدانید به دنبال چه هستید، باید تصمیم بگیرید که به کدام داده ها نیاز دارید و چگونه آنها را جمع آوری کنید. دو نوع داده ای که باید در نظر گرفته شود، کیفی و کمی هستند. بیایید نگاهی بیندازیم.
داده های کیفی:
داده های کیفی ویژگی های ذهنی و تفسیری را بیان می کنند که نمی توان آنها را به صورت عددی اندازه گیری کرد، اما می توان آنها را مشاهده، ثبت و طبقه بندی کرد. این نوع داده ها موضوعات را تقریب و مشخص می کند.
این نوع داده از فرمت هایی مانند نظرسنجی، پرسشنامه و مصاحبه با سؤالات باز جمع آوری می شود. یک صفت را تعریف می کند و آن را بدون اعداد بیان می کند.
نمونه هایی از داده های کیفی حاصل از مصاحبه خروجی می تواند به شرح زیر باشد:
محیط کار فراگیر اما سخت است.
فرهنگ سازمانی باعث ترویج همکاری و نوآوری می شود.
اطلاعات کمی:
داده‌های کمی به صورت اعداد بیان می‌شوند و می‌توانند و به شما این امکان را می‌دهند که تعیین کنید چقدر، چند و چند وقت یکبار. این نوع داده ها را می توان در طول مصاحبه های خروجی با ارائه رتبه بندی عددی برای پاسخ ها جمع آوری کرد.
به عنوان مثال، داده های کمی مصاحبه خروجی می تواند به شرح زیر باشد:
65 درصد از کارمندان در حال خروج به شرکت از 5 امتیاز کلی را به عنوان کارفرما می دهند.
25 درصد از کارمندان در حال خروج، مدیران خود را به دلیل بی طرفی، رتبه زیر 4 از 5 می دهند.
3. داده های مصاحبه خروجی را جمع آوری کنید
اکنون که یک استراتژی داده دارید، باید فرآیند مصاحبه خروج را برای جمع آوری اطلاعات لازم طراحی کنید. در اینجا یک مرور کلی از این روند آورده شده است:
تعریف فرایند:
مصاحبه های خروج علاوه بر حل یک مشکل تجاری خاص، اهداف دیگری نیز دارد که شامل موارد زیر می شود:
به طور رسمی روابط استخدامی را اتمام می بخشد
مشاهده تصویری از تجربه کارکنان و درک کلی از فرهنگ شرکت.
تشخیص اینکه چه بخش هایی از سازمان مشکل دارند
یادگیری اینکه آیا کارمند سابق سازمان را در آینده ارتقا خواهد داد یا خیر.
ایجاد نظرسنجی/سوالات مصاحبه خروج موثر:
پرسیدن نوع صحیح سوالات نتایج بهتری به همراه خواهد داشت. استفاده از الگوی مصاحبه خروجی می تواند به شما در حفظ یکنواختی کمک کند. مطمئن باشید که سوالات ویژگی های زیر را داشته باشند:
به روشی بدون قضاوت برای تشویق پاسخ های صادقانه مطرح شده باشند
استاندارد شده برای به دست آوردن داده های قابل اعتماد باشند
متناسب برای زمان تعیین شده برای پاسخگویی
مطرح کردن بعضی از سوالات بصورت تشریحی برای دریافت نظرات بیشتر
سعی کنید روی ارزیابی مؤلفه های شغلی خاص متمرکز کنید. ما یک لیست جامع از انواع سؤالات مناسب برای مصاحبه خروج ایجاد کرده ایم.
در اینجا خلاصه ای از پنج دسته و یک نمونه سوال برای هر یک آمده است:
کارمند: “شرایطی را که باعث شد به دنبال شغل دیگری بگردید را توضیح دهید.”
شغل: «آیا این شغل با انتظارات شما از زمانی که برای اولین بار استخدام شدید مطابقت داشت؟
فرهنگ شرکت: “فرهنگ شرکت ما را چگونه تعریف می کنید؟”
محیط کار: “از آمدن به سر کار چه چیزی را بیشتر دوست داشتید؟”
منابع/تکنولوژی: “آیا ابزار لازم را برای انجام بهترین کار در نقش خود را داشتید؟”
همچنین بخوانید: مصاحبه خروج: راهنمای کاربردی + فایل چک لیست
4. داده های مصاحبه خروجی را تمیز کنید
قبل از شروع به تجزیه و تحلیل داده های مصاحبه خروجی، باید مطمئن شوید که داده های حاصل قابل اعتماد و معتبر هستند. هنگامی که داده ها از چندین منبع جمع آوری می شوند، تکرار و برچسب گذاری اشتباه ممکن است رخ دهد. داده های تمیز، کامل، سازگار و دقیق خواهند بود. داده های “بازبینی نشده” منعکس کننده خطاها و ناسازگاری ها هستند. تلاش برای داده های نادرست وقت شما را تلف می کند و مانع از بدست آوردن نتایج معتبر می شود.
پاکسازی داده ها شامل شناسایی و اصلاح عیوب در داده های خام است. برای حفظ کیفیت داده ها می توانید کارهای زیر را انجام دهید:
داده های نامربوط را که به تجزیه و تحلیل کمک نمی کنند استخراج کنید.
موارد تکراری را شناسایی کنید و خطاهای پرت و مهم را حذف کنید.
داده ها را با سازماندهی طرح و رفع اشتباهات املایی یکسان کنید.
به دنبال مقادیر گم شده بگردید و جاهای خالی را پر کنید.
5. داده ها را تجزیه و تحلیل کنید
اکنون زمان آن رسیده است که داده های مصاحبه خروجی را تجزیه و تحلیل کنیم و نتایج ارزشمندی به دست آوریم. مصاحبه های خروج فردی ممکن است منابع غنی از داده ها نباشند، اما در مجموع روندها و الگوهای خاصی را آشکار خواهند کرد.
شما باید تعیین کنید که از چه ابزارهایی در تجزیه و تحلیل داده ها استفاده کنید. نرم افزار مدیریت استعداد یا منابع انسانی شما احتمالاً دارای نوعی مؤلفه offboarding است، اما ممکن است به اندازه کافی دقیق نباشد. راه حل های مختلف فناوری به طور خاص برای داده های مصاحبه خروجی وجود دارد، اما اکسل نیز یک ابزار قدرتمند و به راحتی در دسترس است.
رویکرد شما به تجزیه و تحلیل داده ها به آنچه نیاز دارید داده ها به شما بگویند بستگی دارد.
تجزیه و تحلیل توصیفی: داده ها را خلاصه می کند و آنچه را که اتفاق افتاده است توصیف می کند. (مثال: تعداد کارکنانی که در یک سال سازمان را ترک کرده اند.)
تجزیه و تحلیل تشخیصی: مشخص می کند که چرا چیزی اتفاق افتاده است. (مثال: یافتن شایع ترین دلیل مشخص شده برای استعفای افراد.)
تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده: روندهای آینده را با ساخت مدل هایی از داده های بدست آمده فرموله می کند. (مثال: پیش بینی گردش مالی کارکنان برای سال بعد.)
تجزیه و تحلیل تجویزی: از داده های گذشته و حال برای ارائه توصیه هایی برای تصمیم گیری های آینده استفاده می کند. (مثال: شناسایی مناطقی از مشارکت کارکنان که نیاز به اقدام برای جلوگیری از جابجایی دارند.)
معیارهای متعددی وجود دارد که می‌توانید آنها را دنبال کنید که روند داده‌های مصاحبه خروجی شما را نشان می‌دهند، از جمله موارد زیر:
نرخ جابجایی کارکنان: تعداد کارکنانی که سازمان را ترک کرده اند در مقایسه با میانگین تعداد کارمندان. ممکن است بخواهید این را به یک چرخه ارادی و غیرارادی تقسیم کنید.
نرخ ماندگاری: تعداد کارکنانی که پس از کسر افرادی که در یک دوره معین سازمان را ترک کرده اند، به کار گرفته می شوند.
نرخ حفظ هر مدیر: تعداد استعفاها در هر بخش/مدیر به عنوان درصدی از تمام استعفاها.
نرخ حفظ عملکرد برتر/پایین: تعداد کارمندان برتر یا پایین که برای مدت معینی در شرکت می مانند در مقایسه با تعداد کل کارکنان در شروع آن زمان.
نرخ تکمیل مصاحبه خروج : تعداد مصاحبه های خروج تکمیل شده در مقایسه با تعداد ارائه شده.
6. نتایج را با ذینفعان و مدیریت به اشتراک بگذارید
تفسیر یافته ها و نتیجه گیری، اوج تجزیه و تحلیل داده ها است. شما باید گزارشی تهیه کرده و به سهامداران ارائه دهید. باید فرآیند مصاحبه خروج، داده‌هایی که جمع‌آوری کرده‌اید، و برخی ایده‌ها برای آنچه باید مورد توجه قرار گیرد، توضیح دهید. همچنین باید آماده ارائه پیشنهاداتی برای نحوه اقدام باشید.
برای تاثیر بهینه، گزارش باید شامل تکنیک های تجسم داده ها باشد. ارائه داده ها به شکلی گویا روش ملموس تری برای درک اطلاعات برای ذینفعان فراهم می کند. نمودارها، چارت ها، نمودارهای دایره ای، رنگ ها، شکل ها و غیره همگی اعداد را در یک تصویر قرار می دهند که افراد غیر فنی بهتر می توانند ببینند و درک کنند.
همچنین مهم است که اطلاعاتی را که ارائه می‌دهید مطابق با نیازهای مخاطبان خود تنظیم کنید. تمرکز بر آنچه ذینفعان خاص بیشتر به آن علاقه دارند، به یافته ها و بینش شما اعتبار بیشتری می بخشد.
7. اقداماتی که باید انجام شود را تعیین کنید
هنگامی که داده های مفید مصاحبه خروجی را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کردید، زمان انتقال بینش به راه حل ها فرا می رسد. شما باید بتوانید مواردی را که نیاز به توجه دارند شناسایی کنید و تصمیمات مبتنی بر داده را برای تنظیم مراحل بعدی خود بگیرید.
می‌توانید از داده‌های مصاحبه خروج برای تغییر سیاست‌ها و شیوه‌هایی استفاده کنید که باعث بهبود گردش مالی و نرخ حفظ کارکنان شما می‌شود. هنگامی که دلایل اصلی ترک کارمندان را می دانید، می توانید بررسی کنید که چگونه جنبه های مختلف تجربه کارمندان در این امر نقش دارند.
در اینجا چندین روش تجاری وجود دارد که ممکن است بخواهید برای نقاط ضعف احتمالی بررسی کنید:
استراتژی های استخدام/استخدام
آموزش شغلی/توسعه کارکنان
مربیگری/آموزش هدفمند مدیر
اجرای برنامه منتور
مسائل مربوط به تعادل کار و زندگی
بسته غرامت و مزایا
