فرآیند پذیرش سازمانی در واقع برای حفظ کارکنان در سازمان و پیشرفت سریع آن‌ها طراحی شده است. با رعایت نکات زیر در این فرآیند مهم به اعضای سازمان کمک کنید.
بر اساس نتایج یک مطالعه در سال ۲۰۱۳ که روی ۲۳۰ سازمان صورت گرفته، ۹۰ درصد سازمان‌ها معتقدند که افراد در اولین سال فعالیت خود در یک کسب‌وکار تصمیم می‌گیرند آن را ترک کنند یا سال‌های طولانی در آن باقی بمانند. به همین دلیل تاثیر اولیه‌ای که یک سازمان روی افراد تازه استخدام شده می‌گذارد بسیار مهم است.
اولین قدم برای ایجاد یک تاثیر مثبت فوری روی اعضای جدید سازمان، وجود یک فرآیند پذیرش سازمانی (Onboarding) موثر است. فرآیند موفق پذیرش سازمانی در واقع برای حفظ کارکنان در سازمان و پیشرفت سریع آن‌ها طراحی شده است. خوشبختانه این فرآیند از طریق ایجاد یک سیستم پذیرش سازمانی، هم برای کارکنان و هم برای مدیران ساده‌تر می‌شود. این سیستم در مراحل ابتدایی ورود یک فرد به سازمان و آغاز فعالیتش به کمک او می‌آید.
در ادامه ۵ نکته را بررسی می‌کنیم که کارفرمایان به کمک آن‌ها می‌توانند به افزایش استقلال و اعتماد‌به‌نفس کارکنان از ابتدای زمان ورود به سازمان کمک کنند.
۱- انتخاب یک منتور برای افراد تازه‌وارد
برای تسریع فرآیند آموزش افراد تازه‌وارد بهتر است حداقل در چند هفته اول، یک منتور برای هر فرد مشخص کنید. برنامه‌های منتورشیپ این فرصت را برای افرادی که تازه استخدام شده‌اند فراهم می‌کند تا از همکاران با تجربه خود، درس‌های زیادی یاد بگیرند و از ابتدا روابط خوبی با آن‌ها برقرار کنند.
در واقع اعضای سازمان با داشتن یک منتور، مرجعی در سازمان دارند که برای پیدا کردن پاسخ سوالات خود می‌توانند به او مراجعه کنند. وقتی اعضای سازمان کسی را داشته باشند که در مواقع نگرانی و برای پرسیدن سوال یا نظر گرفتن بتوانند به او مراجعه کنند، احساس بسیار خوبی در سازمان خواهند داشت و به خوبی با استرس‌های ناشی از شروع یک کار جدید مقابله خواهند کرد. همچنین سوال کردن از یک منتور بسیار ساده‌تر از سوال پرسیدن از مدیر یا سرپرست است و استرس و نگرانی کمتری را برای فرد ایجاد می‌کند؛ در نتیجه افراد تازه‌وارد می‌توانند با خیال راحت تمام سوالات ذهنی خود را بپرسند و با سرعت بیشتری در جریان امور قرار بگیرند.
همچنین بخوانید: «آیا نگران اخراج شدن هستید؟»
۲- فراهم کردن فرصت‌های توسعه
برنامه‌های سنتی پذیرش سازمانی خیلی طولانی نیست؛ اما برای کمک به خودکارآمدی کارکنان، افزایش زمان این فرآیند برای ارائه یک برنامه توسعه‌ای بلند‌مدت امری ضروری است. بر اساس نتایج مطالعه‌ای که در ابتدای متن ذکر شد، فقط در ۱۵ درصد از سازمان‌ها فرآیند پذیرش سازمانی تا ۶ ماه طول می‌کشد و در ۲ درصد سازمان‌ها نیز این فرآیند به یک سال می‌رسد.
بعد از اینکه پذیرش سازمانی اولیه به پایان می‌رسد، باید پیشنهادات آموزشی جدید و فرصت‌های توسعه‌ای برای افراد تازه‌وارد فراهم شود. لازم به ذکر است که مسئولیت آموزش فقط به عهده کارفرمایان نیست. بخش بزرگی از این مسئولیت به عهده کارکنان است که باید مهارت‌های خود را به صورت حرفه‌ای پرورش دهند.
شما به عنوان یک رهبر بهتر است که اعضای تیم را تشویق کنید تا در زمان‌های غیر‌کاری و وقت‌های آزاد، به دنبال بهبود و توسعه مهارت‌های خود باشند. برای مثال می‌توانند در رویدادهای توسعه حرفه‌ای، وبینارها و سخنرانی‌های مرتبط با شغل خود شرکت کنند یا از دوره‌های آنلاین موجود در اینترنت بهره بگیرند. مدیران باید تلاش اعضای تیم برای یادگیری و توسعه مهارت‌های مرتبط با کار که در ساعت‌های استراحت خود به آن‌ها می‌پردازند را به رسمیت شناخته و از آن‌ها تقدیر کنند. حتی می‌توانید از اعضای تیم بخواهید آموخته‌های خود را در جلسات تیمی، با همکاران به اشتراک بگذارند تا هم برای دیگران انگیزه ایجاد شود و هم همه اعضای تیم از اطلاعات جدید بهره‌مند شوند.
۳- خودکارسازی فرآیندهای پذیرش سازمانی
در گذشته اکثر فرآیندهای اداری از جمله پذیرش سازمانی با کاغذبازیهای فراوان انجام می‌شدند که هم پر‌هزینه بودند و هم باعث تولید داده‌های تکراری می‌شدند؛ به همین دلیل شرکت‌ها سیستم‌های بدون کاغذ را جایگزین کردند. خودکارسازی فرآیندهای پذیرش سازمانی یک نکته بسیار مهم است؛ زیرا خودکار کردن پروسه‌های اداری پذیرش سازمانی، با سهولت در تعیین وظایف فرد تازه استخدام شده، پیگیری و ذخیره اسناد و مدارک، پذیرش سازمانی را برای کارفرمایان و کارکنان ساده‌تر می‌کند.
استفاده از تکنولوژی در فرآیند پذیرش سازمانی به شما کمک می‌کند تا کاغذبازیهای مزاحم زودتر از این فرآیند خارج شوند؛ بنابراین می‌توانید زمان بیشتری را برای سایر بخش‌های فرآیند صرف کنید. نه تنها خودکار کردن فرآیند پذیرش سازمانی، کار را برای کارفرمایان آسان می‌کند؛ بلکه وجود و ذخیره همه داده‌ها در یک مکان باعث می‌شود تا اعضای تازه‌وارد در صورت لزوم بتوانند به راحتی به اطلاعات لازم دسترسی داشته باشند.
۴- استقبال از بازخوردهای اعضای جدید سازمان
با استقبال از بازخوردهای اعضای جدید سازمان (اعم از سازنده و مثبت)، از آن‌ها دعوت کنید تا در بهبود فرآیند پذیرش سازمانی مشارکت کنند. قطعا آن‌ها قدردان این موضوع خواهند بود که می‌توانند نقشی در این فرآیند داشته باشند. با پرسیدن سوالاتی درباره تجربه شخصی اعضای جدید سازمان از این فرآیند، آن‌ها را تشویق کنید تا در مورد فرآیند پذیرش سازمانی بازخورد ارائه دهند. به نظر آن‌ها کدام یک از بخش‌های فرآیند مفید بوده است؟ جای خالی چه برنامه‌ها و رویدادهایی را در این فرآیند احساس می‌کنند؟
برای ایجاد یک برنامه پذیرش سازمانی بی‌نقص، هیچ راهی بهتر از پرسیدن نظرات افرادی که آن را تجربه کرده‌اند نیست. بازخورد گرفتن از افراد حاضر در این فرآیند به کارفرمایان کمک می‌کند تا برنامه‌های پذیرش سازمانی خود را متناسب با نیازهای اعضای جدید سازمان تنظیم کنند.
۵- در دسترس نبودن مدیر در برخی موارد
گاهی‌اوقات بهترین راه برای ایجاد کارکنان خودکفا، در دسترس نبودن مدیر است؛ زیرا آن‌ها را مجبور می‌کند به تنهایی مسائل را رقم بزنند. اگرچه سیاست «درهای باز» به طور گسترده‌ای تشویق می‌شود، اما گاهی‌اوقات لازم است که در را کمی ببندید و علامت “مزاحم نشوید” را آویزان کنید. این کار باعث می‌شود افراد مجبور باشند بدون کمک مدیر، زندگی را پشت سر بگذارند و در نتیجه استقلال آن‌ها افزایش یابد.
همین موضوع یکی از دلایلی است که انتخاب منتور برای اعضای جدید سازمان می‌تواند مفید باشد. اعضای جدید با داشتن یک منتور، اکثر سوالات خود را از او می‌پرسند و وابستگی کمتری به مدیر خواهند داشت. ناگفته نماند که تشویق استقلال در محل کار به ایجاد اعتماد بین کارفرمایان، کارکنان و همکاران کمک می‌کند.
همچنین بخوانید: «۵ راه برای برگرداندن خانم‌ها به محیط کار در دوران پسا‌کرونا»