در حالی که هدف بررسی عملکرد، دستیابی به موارد بسیاری است، اما یکی از مهمترین اهداف آن این است که به مدیران اجازه دهند بازخورد خود را با کارمندان به اشتراک بگذارند. مانند هر شکلی از بازخورد، نظرات بررسی عملکرد باید به دقت نوشته شود تا اطمینان حاصل شود که این راهنمایی حیاتی به خوبی در بین کارکنان قرار می گیرد و به آنها درک روشنی از آنچه باید در آینده انجام دهند، می دهد.

نظرات بررسی عملکرد موثر نه تنها نقاط قوت و دستاوردهای کارکنان را مشخص می کند، بلکه توصیه های مفیدی را نیز به اشتراک می گذارد که کارمندان می توانند از آنها برای رشد و بهبود استفاده کنند. در اینجا نحوه نوشتن نظرات بررسی عملکرد موثر آمده است که می تواند کارکنانی را که مشتاق دریافت بازخورد و توسعه فردی هستند، دوباره درگیر کرده و تقویت کند.

نکات کلیدی

بازخورد را به اشتراک بگذارید و مثال هایی ارائه دهید.

 بازخورد مکمل و سازنده را متعادل کنید.

از افعال کنشی برای بازخورد واضح تر استفاده کنید. به بازخوردهای مبتنی بر مشاهده متمایل شوید.

6 مرحله برای نوشتن نظرات بررسی عملکرد موثر

1. جامع باشید.

وقتی نوبت به ارزیابی قوی از کارکنان می‌رسد، مدیران باید هدفشان ارائه خلاصه‌ای جامع از تلاش‌های کارکنانشان باشد. نظرات بررسی عملکرد جامع باید بیشتر از عملکرد گذشته بحث کند. آنها همچنین باید این موارد را در نظر بگیرند:

نقاط قوت و دستاوردهای کارکنان

نقاط ضعف و زمینه های بهبود

اهداف شغلی کوتاه مدت و بلند مدت کارکنان

فرصت هایی برای رشد و توسعه معنادار

برای شناسایی نمونه ها و دستاوردهای قدرتمند ، مدیران همچنین می توانند سوالات زیر را از خود بپرسند:

کارمند در چه کاری مهارت دارد؟

کارمند چگونه از سایر اعضای تیم حمایت می کند؟

آنها از زمان شروع/از آخرین بررسی خود چه پیشرفت هایی داشته اند؟

2. مثبت اندیشی را در اولویت قرار دهید:

کمی مثبت اندیشی می تواند راه درازی در پیش داشته باشد. تحقیقات گالوپ نشان می‌دهد که کارمندانی که پس از دریافت بازخورد مدیر خود احساس "الهام بخشیدن به بهبود یا مثبت بودن در دانستن نحوه انجام کارشان" دارند، 3.9 برابر بیشتر از کارکنانی که پس از دریافت بازخورد با احساسات منفی مواجه می‌شوند، درگیر می‌شوند. و از آنجایی که مشارکت کارکنان می تواند باعث بهبود عملکرد شود، چارچوب بندی بازخورد به شیوه ای مثبت برای کارمندان و شرکت شما خوب است.

برای کمک به دریافت بهتر نظرات ارزیابی عملکرد، و در نتیجه عملکرد بهتر و گنجاندن آنها، مدیران باید سعی کنند یادداشت های خود را با لحن مثبت ارائه کنند، حتی در حالی که بازخورد سازنده ارائه می دهند. یکی از راه‌های حفظ لحن مثبت، برجسته کردن نقاط قوت کارمند قبل از پیشنهاد دادن به جایی است که می‌توانند پیشرفت کنند.

"بازخورد سازنده همیشه باید در قالب بحث باشد، بنابراین مطمئن شوید که به کارکنان اجازه می دهید دیدگاه خود را به اشتراک بگذارند."

3. بازخورد خاص را به اشتراک بگذارید و مثال هایی ارائه دهید.

مثال‌های ملموسی برای مشاهداتی که به اشتراک می‌گذارید ارائه دهید تا بازخوردتان تأثیرگذارتر باشد. این برای اعضای تیم مفید است، زیرا بازخوردی را که شما ارائه می‌دهید، به کارمند نشان می‌دهد که به مشارکت‌های آنها در تیم و محل کار توجه می‌کنید.

این موضوع هنگام نوشتن نظر برای کارمندی که رفتارش نیاز به بهبود دارد، اهمیت بیشتری دارد. مدیران باید مثال‌های خاصی از مواقعی که کار یا اقدامات کارمند استانداردهای عملکرد را برآورده نمی‌کند، بیاورند. اما به اشتراک گذاشتن بازخورد سازنده همیشه باید یک بحث باشد، بنابراین مطمئن شوید که به کارمندان اجازه می‌دهید دیدگاه خود را به اشتراک بگذارند و سعی کنید با هم در مورد بهترین مسیر به توافق برسند.

4. بازخورد 360 درجه.

فقط داشتن یک نفر بر عملکرد یک فرد می تواند باعث تعصب شود. با گنجاندن مثال‌ها و تمجید از نظرات خود، همتایان و مدیران، می‌توانید میزان کامل توانایی‌های یک کارمند در محل کار را بهتر درک کنید و بازخورد دقیق‌تر و خاص‌تری را به اشتراک بگذارید. به اشتراک گذاری بازخورد 360 درجه راهی عالی برای:

نقاط کوری که ممکن است مدیران در درک عملکرد کارکنان داشته باشند را حذف کنید

بازخورد متعادل و بی طرفانه از افرادی که هر روز در کنار کارمند کار می کنند جمع آوری کنید

بهبود روابط کاری و کار تیمی

در حالی که جمع‌آوری بازخورد 360 درجه می‌تواند فرآیندی زمان‌بر باشد، عملکرد شبکه جمع‌آوری و اشتراک‌گذاری خود ارزیابی‌ها و بررسی‌های همتا را در پلتفرم آسان می‌کند، بنابراین مدیران می‌توانند نظرات دقیق‌تر و جامع‌تری بنویسند.

5. بازخورد سازنده را با پیشنهادهای توسعه ای جفت کنید.

وقتی که فرایند فیدبک دادن به خوبی انجام شود، بررسی عملکرد ابزار مفیدی برای کارمندان است. اعضای تیم نه تنها یاد می‌گیرند که چه کارهایی را به خوبی انجام داده‌اند و کجا می‌توانند پیشرفت کنند، بلکه با ایده‌های عملی در مورد اینکه چگونه می‌توانند این کار را انجام دهند، آشنا می شوند. کلید این قطعه دوم ارائه راه حل است نه مشکلات. اما این بدان معنا نیست که شما باید تمام مشکلات را برای کارمندان خود شفاف کنید.

پس از بررسی‌های خود، مدیران باید گفتگوهای بعدی را با گزارش‌های مستقیم خود انجام دهند تا به کارکنان کمک کنند تا اهداف توسعه حرفه‌ای قابل دستیابی و قابل اندازه‌گیری را ایجاد کنند که بازخورد دریافتی آنها را در بر می‌گیرد. این امر به متعهد نگه داشتن کارکنان کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که بازخورد در تمام طول سال در ذهن باقی می‌ماند، نه فقط در طول فرآیند بررسی عملکرد.

هنگام تعیین اهداف، به کارکنان خود یادآوری کنید که از اهداف و نتایج کلیدی (OKR)، اهداف SMART یا هر چارچوب تعیین هدف داخلی که سازمان شما استفاده می کند استفاده کنند. سپس، مدیران را تشویق کنید تا به طور دوره ای کارمندان خود را در مورد پیشرفت هدف بررسی کنند و بازخورد مستمر را در طول چرخه بررسی به اشتراک بگذارند.

6. با راه حلی مناسب سازماندهی کنید.

برخی از شرکت‌ها به فیلدهای نظر آزاد ذخیره شده در Google Docs متکی هستند، در حالی که برخی دیگر از یک راه‌حل مدیریت عملکرد، مانند ارزیابی عملکرد 360 درجه هفت سنگ، استفاده می‌کنند که بخش نظرات ساختاریافته را ارائه می‌دهد. کسب و کار شما می تواند یک الگوی استاندارد بررسی عملکرد ایجاد کند تا اطمینان حاصل شود که هر مدیر یک ارزیابی عملکرد مفید و جامع برای کارمندان خود ارائه می دهد. با این الگوها، سازمان شما می‌تواند معیارهایی را که مدیران باید تیم‌هایشان را ارزیابی کنند، اضافه کند، مانند:

نقاط قوت

نقاط ضعف

مهارت های ارتباطی

شایستگی ها

ارزش-تجسم شرکت

هفت سنگ همچنین اصطکاک نوشتن نظر را با دادن دسترسی مدیران به تمام اطلاعات کارکنان خود در یک پلتفرم کاهش می دهد. تنها با چند کلیک، یک مدیر می‌تواند به‌روزرسانی‌های کارکنان، ستایش، بازخورد همتایان و اهداف عملکرد را از دوره بررسی مشاهده کند تا بتواند بدون زحمت دستاوردها و زمینه‌های بهبود گزارش‌های مستقیم خود را دنبال کند. به این ترتیب، مدیران می توانند محتوای بررسی عملکرد واقعاً مؤثری بنویسند که الهام بخش رشد کارکنان باشد.

نکاتی برای نوشتن نظرات بررسی عملکرد موثر

فقط چند نکته دیگر وجود دارد که باید هنگام نوشتن نظرات بررسی عملکرد از آنها آگاه باشید. ما چند نکته از نکاتی که باید بدانید را در زیر بیان کرده ایم:

1. با بازخورد خود تعادل پیدا کنید.

در مسئله بازخورد دادن، همه چیز در مورد تعادل است. ارائه بازخورد انتقادی بیش از حد می تواند باعث دلزدگی کارمندان شما شود و کمتر پذیرای حرف های شما باشد. از سوی دیگر، تعریف بیش از حد بدون پوشش زمینه های بهبود، می تواند کارکنان را به جای تشویق آنها ناامید کند. مطمئن شوید که کارمندان شما در چه چیزی برتر هستند و همچنین جایی که آنها فضای رشد دارند را به اشتراک بگذارید - این نکته کلیدی برای داشتن مکالمات توسعه ای خوب است.

2. از مدل بازخورد موقعیت-رفتار-تأثیر (SBI)™ استفاده کنید.

مدل بازخورد Situation-Behavior-Impact (SBI)™ که توسط مرکز رهبری خلاق ابداع شده است، روشی موثر برای اطمینان از اینکه نظرات شما برای اعضای تیم معنی دارد، زیرا به شما کمک می‌کند تا هر جزء از بازخوردی را که ارائه می‌دهید به صراحت توصیف کنید:

موقعیتی که واقعه در آن رخ داده است

رفتاری که مشاهده شد

روشی که این امر بر یک شخص، پروژه یا شرایط تأثیر می گذارد

به مثال های زیر توجه کنید:

بازخورد بدون مدل SBI:

"مهارت های ارتباطی عالی محمد به تیم او در موفقیت کمک می کند."

بازخورد با استفاده از مدل SBI:

زمانی که محمد به طور منظم انتظارات مربوط به جدول زمانی محصولات قابل تحویل را برای تیم در طول پروژه روشن می‌کند، برای اعضای تیم مسئولیت‌پذیری ایجاد می‌کند و آنها را تشویق می‌کند تا ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کنند، که به اطمینان از تکمیل به موقع پروژه کمک می‌کند.

نوشتن بازخورد با مدل SBI می تواند به مدیران کمک کند تا دقیقاً آنچه را که در مورد عملکرد شغلی کارکنان خود ارزش قائل هستند، بیان کنند و جزئیات اضافه شده می تواند به کارکنان کمک کند تا بفهمند چه اقدامات خاصی به خوبی انجام می شود.

3. روی آینده تمرکز کنید.

هنگام بحث در مورد زمینه های بهبود کارمند، به آنها یادآوری کنید که اینها نقاط ضعف نیستند، بلکه فرصت های توسعه هستند. به عنوان مثال، بگویید که یک مدیر ناامید است و اغلب نمی تواند با یک کارمند ارتباط برقرار کند زیرا ساعت ها به پیام ها یا ایمیل ها پاسخ نمی دهد. پس از بیان چند مثال زمانی که این مشکل وجود داشت، مدیر می‌تواند پیشنهاد کند که یک رفتار نامطلوب را با یک رفتار جدید جایگزین کنید:

بازخورد متمرکز بر حال:

من به ندرت می‌توانم با الهام تماس بگیرم، وقتی او ساعت‌ها اسلک یا ایمیل را چک نمی‌کند. این باعث می‌شود که تیم و من نتوانیم پاسخ‌های حیاتی را از او دریافت کنیم و پروژه‌ها را به پیش ببریم.»

بازخورد آینده نگر:

«دستیابی به الهام در طول روز کاری دشوار است، اگرچه او اغلب در ابتدا و انتهای روز کاری پاسخ می دهد. من می‌خواهم او پیام‌های Slack و ایمیل‌هایش را در طول روز بررسی کند، نه در ساعت 9 صبح و 5 بعد از ظهر. به این ترتیب، من و همکارانم راحت‌تر می‌توانیم او را در اختیار بگیریم و اطلاعاتی را که برای غلبه بر موانع پروژه به آن نیاز داریم، به‌دست آوریم.»

تمرکز بازخورد شما نباید در مورد خوب در مقابل بد یا درست در مقابل اشتباه باشد، بلکه باید در مورد فرصت‌هایی برای توسعه و اقدامات برای بهبود باشد.

4. بر افعال عملی تکیه کنید.

افعال کنشی - کلماتی مانند "حل"، "تاسیس" و "حذف" - به ویژه هنگام ارزیابی عملکرد یک عضو تیم تاثیرگذار هستند، زیرا آنها به وضوح رفتار نشان داده شده را بیان می کنند. اگر افعال عملی برای استفاده از شما تمام شده است و در حال ترسیم یک جای خالی هستید، برای ایده ها و الهام گرفتن به این فهرست جامع توسط کالج Bowdoin مراجعه کنید.

افعال عمل مثبت:

بالا می برد

ترویج می کند

می سازد

پرورش دهنده

اصرار دارد

فراهم می کند

تجزیه و تحلیل می کند

افعال کنشی منفی:

موفق نمی شود

دلسرد می کند

مبارزه می کند

حاضر نیست

مقاومت می کند

پیچیده می کند

کمبود دارد

اگر در تلاش هستید که آنچه را مشاهده کرده اید به زبان بیاورید، منابعی مانند کتاب عبارات مؤثر برای ارزیابی عملکرد جیمز ای. نیل جونیور که مثال های زیادی ارائه می دهد، می تواند کمک کند. این کالای اصلی صنعت HR برای اولین بار در سال 1979 منتشر شد و در نسخه های بعدی خود به روز شد تا محیط کار مدرن را منعکس کند.

هنگام نوشتن نظرات بررسی عملکرد از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

برای نوشتن نظرات چند دام رایج در بررسی وجود دارد که باید از آنها اجتناب کنید. در اینجا چیزی است که باید از آن دوری کرد:

1. در نظر گرفتن شرایط دموگرافیک کارکنان

هر چند با نیت خوب، اظهاراتی که در آن به اطلاعات جمعیتی اشاره می شود، می تواند ریز تهاجم باشد و می تواند یک محیط کاری خصمانه برای کارمندان شما ایجاد کند. نظرات بررسی عملکرد هرگز نباید به موارد زیر اشاره شود:

سن

جنسیت

نژاد

جهت گیری جنسیتی

ملیت

وابستگی مذهبی

اگر از عملکرد کلی یک کارمند تحت تأثیر قرار گرفته اید، با توجه به اینکه آنها در اوایل کار خود حرفه ای هستند، به جای اینکه بازخورد خود را برای مثال در مورد سن آنها قاب بندی کنید، دستاوردهای خاص آنها را برجسته کنید. 

2. از حرف های مطلق مانند «همیشه» و «هرگز» اجتناب کنید.

مدیران باید از بیان بازخورد به صورت مطلق و با کلماتی مانند "همیشه" و "هرگز" خودداری کنند. جدا از اینکه به ندرت دقیق هستند، این عبارات می توانند اعتبار بقیه نظرات بررسی عملکرد شما را تضعیف کنند. در عوض، از مثال‌های خاص و کلمات دقیق برای نشان دادن پیامی که می‌خواهید منتقل کنید استفاده کنید.

زبان مطلق:

غزال همیشه دیر می آید و هیچ مهارتی در مدیریت زمان ندارد.

زبان مبتنی بر مشاهده:

غزال حداقل پنج بار از آخرین بررسی آنها به جلسه تیم پنجشنبه ما دیر آمده است. وقتی غزال دیر به تماس می‌پیوندد، تیم یا باید از زمان ارزشمندی برای جمع‌بندی چیزهایی که از دست داده‌اند استفاده کند تا سرعت آن‌ها را بالا ببرد، یا اینکه جی بینش مهم تیمی را که نشان می‌دهد چگونه پروژه‌های فعلی‌مان را اولویت‌بندی می‌کنیم، از دست می‌دهد. مایلم در مورد راهی برای بهبود وقت شناسی آنها در حرکت رو به جلو بحث کنم."

در حالی که بیانیه اول، تعمیم یافته و نادرست است، نظر مبتنی بر مشاهده مفصل، پر از مثال های توصیفی، دقیق و به وضوح تأثیر اقدامات کارمند را توضیح می دهد. این باعث می شود که بیانیه بازخورد بسیار مؤثرتری باشد.

3. از بازخورد شنیداری استفاده نکنید.

تمجید یا انتقاد سازنده شما باید همیشه ریشه در مشاهدات داشته باشد، هرگز شنیده نشود. شروع یک جمله با «شنیده‌ام…» یا «یکی دیگر از همکاران به من گفت…» می‌تواند بلافاصله باعث شود کارمندان فکر کنند که شما به حرف دیگران اعتماد دارید. این می تواند به اعتماد و رابطه کارکنان آسیب برساند. در عوض، فقط چیزهایی را که دست اول دیده یا تجربه کرده اید ذکر کنید.

بازخورد شنیده ها:

همکار ما مریم، به من گفته است که علی اغلب در جلسات او را قطع می کند و درباره او صحبت می کند. او احساس می‌کند که علی مکالمه را در انحصار خود درآورده و به سایر هم تیمی‌ها اجازه نمی‌دهد نظرات خود را به اشتراک بگذارند.»

بازخورد مبتنی بر مشاهده:

"من متوجه شده ام که علی اغلب در جلسات تیم صحبت می کند. اگرچه می‌دانم که او برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود هیجان‌زده است و چیزهای خوبی برای به اشتراک گذاشتن دارد، اما این هیجان علی می‌تواند باعث شود دیگران احساس کنند که برای حرف‌هایشان ارزشی قائل نیست.»

4. از تسلیم شدن به سوگیری های اخیر خودداری کنید.

سوگیری اخیر به تمایل انسان برای تکیه بر مشاهدات اخیر و نه تاریخی هنگام نتیجه گیری اشاره دارد. در زمان بررسی، این امر می‌تواند بر موفقیت‌ها یا شکست‌های اخیر یک کارمند در ارزیابی خود، و همچنین بازخورد همتایان و مدیران تأکید کند.

به عنوان مثال، اگر یک کارمند برجسته در چند هفته گذشته به یک جلسه تیمی دیر رسیده باشد، تعصب اخیر می تواند مدیر آنها را وادار کند تا شش ماه گذشته عملکرد و مشارکت های برجسته را نادیده بگیرد و باعث شود که آنها صرفاً روی تأخیر فرد تمرکز کنند. این می تواند واجد شرایط بودن آنها برای ارتقا یا افزایش حقوق را به خطر بیندازد.

نظر با سوگیری اخیر:

«سجاد به طور تصادفی گزارش خود را ارائه کرد و نتوانست به تعدادی از سؤالات مطرح شده برای او پاسخ دهد. واضح بود که او در مورد موضوعی که ارائه کرده بود آگاه نیست.»

نظر متعادل و جامع:

سجاد یک بازیگر برتر در تیم است که اغلب در جلسات تیم حاضر می‌شود و آماده به اشتراک گذاشتن تخصص بازاریابی خود است. با این اوصاف، می‌دانم که او از دو سخنرانی آخرش در جلسات همه جانبه شرکت ناامید شد و احساس کرد که تمرکزش به بهترین شکل ممکن از او گرفته شده است. اگر سجاد بتواند بر هنر سخنرانی در جمع مسلط شود، غیرقابل توقف خواهد بود."

نظرات بررسی عملکرد باید فرد را برای کل دوره بررسی در نظر بگیرد - نه فقط چند هفته یا ماه گذشته. امیلی گودسون، مشاور فرهنگ محل کار مستقر در نیویورک، توصیه می کند که مدیران در طول سه ماهه یا دوره بررسی، یادداشت برداری برای خود داشته باشند تا نوشتن نظرات بررسی عملکرد را در زمان مناسب آسان تر کنند. توصیه می‌کنم یک فایل بازخورد در حال اجرا داشته باشید تا هنگام پر کردن فرم بررسی عملکرد خود به آن نگاه کنید. به این ترتیب بازخورد شما می تواند جامع باشد و به تازگی مغرضانه نباشد.

5. مشارکت کارکنان را فراموش نکنید.

شناسایی فرصت های توسعه نباید صرفاً بر عهده مدیران باشد. گنجاندن کارکنان در این فرآیند می‌تواند از خرید آنها اطمینان حاصل کند و احتمال اجرای این بازخورد و پیشرفت در نقش‌های خود را افزایش دهد.

ارائه پیشنهادات همچنین تشویق اعضای تیم به در نظر گرفتن تصمیمات خود است، نه صرفا ارائه یک راه حل تجویزی. به عنوان مثال، بگویید یک کارمند در جلسات نسبتاً ساکت است و مدیر آنها توضیح می دهد که ای کاش کارمند بیشتر صحبت می کرد و دیدگاه خود را به اشتراک می گذاشت. به جای اینکه مدیر به کارمند بگوید چگونه بهتر شود، آنها می توانند بپرسند: "چگونه می توانم به شما کمک کنم در جلسات بیشتر صحبت کنید؟"

کارمند و مدیرشان با هم می توانند در مورد یک برنامه سودمند برای دو طرف تصمیم بگیرند، مانند دادن چند لحظه اضافی به کارمند برای جمع شدن و به اشتراک گذاشتن افکارشان. مدیر همچنین می تواند به طور خاص با نام آن کارمند را صدا کند تا آنها مجبور نباشند برای زمان پخش با همکاران پر سر و صدا بیشتر بحث کنند. تصمیم گیری در مورد بهترین مسیر رو به جلو با هم می تواند روابط کارمند و مدیر را تقویت کند و باعث شود کارکنان احساس کنند در رشد خود مشارکت فعال دارند.

-

لزومی ندارد که بررسی عملکرد، فعالیتی باشد که همه طرف‌ها احساس کنند وقت خود را تلف کرده‌اند. با کمی وقت و تلاش اضافی، مدیران می توانند نظرات بررسی عملکرد را بنویسند که به اعضای تیم انرژی می بخشد و موفقیت مداوم آنها را در شرکت شما القا می کند.