شرکت Atlassian در یکی از تحقیقات خود روی بیش از هزار کارمند، نگرش‌ها و رفتارهایی را که منجر به افزایش اثربخشی عملکرد اعضای تیم می‌شود مورد بررسی قرار داده است.
قطعا همه مدیران و اعضای تیم‌ها دوست دارند به موفقیت‌های زیادی دست پیدا کنند. شما به عنوان یک مدیر نه تنها می‌خواهید کارهای مختلف را با اثربخشی زیاد انجام دهید؛ بلکه دوست دارید از روند همکاری با دیگران نیز لذت ببرید.
آیا این موضوع شبیه به یک رویا برای شما است؟ نباید این‌گونه باشد.
با توجه به نتایج تحقیقاتی که در Atlassian انجام شده است، داشتن یک «سبک کار باز» چاشنی مخفی افزایش اثربخشی عملکرد اعضای تیم است. در حقیقت تیم‌هایی که با این روش کار می‌کنند، ۶۰ درصد سریع‌تر از سایر تیم‌ها به نتایج دلخواه می‌رسند و ۸۰ درصد سلامت عاطفی بیشتری دارند.
اما برای دستیابی به این رویکرد کار و همکاری به چه چیزی نیاز است؟ پس از تجزیه و تحلیل داده‌های به دست آمده از تحقیقات، ۶ رفتار خاص مشخص شدند که هم به مدیران و هم به اعضای تیم کمک می‌کنند تا عملکرد موثرتری داشته باشند.
۱- موفقیت‌های تیمی و فردی را به شکل عمومی جشن بگیرید
همه انسان‌ها به طور ذاتی دوست ندارند که کار سخت و مشارکت‌های آنان نادیده گرفته شود. پس بهتر است به عملکرد تیم خود توجه کنید و حتی کارهای ساده آنان را دست کم نگیرید. متاسفانه نتایج تحقیقی از موسسه گالوپ نشان می‌دهد که از هر سه کارگر آمریکایی فقط یک نفر کاملا موافق است که طی هفت روز گذشته به دلیل کار سخت ستایش شده است.
خبر خوب این است که با قدردانی و تجلیل از زحمات و موفقیت‌های اعضای تیم می‌توانید به راحتی احساس خوبی در وجود کارمندان خود ایجاد کنید. تحقیقات ما نشان داد که این عمل ساده می‌تواند تا ۱۶ درصد احساس رفاه را در وجود اعضای تیم بهبود بخشد. برای قدردانی از اعضای تیم خود می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
- اختصاص زمان کوتاهی در شروع یا پایان جلسات تیم برای قدردانی
- ارسال ایمیل برای اعضای تیم در مورد دستاورد اخیر
- ارسال پیام در یک کانال پیام فوری درباره یک برد بزرگ
- اطلاع دادن موفقیت‌ها و مشارکت‌های اعضای تیم به مدیران بالاتر در سازمان
این روش‌های ساده و بسیاری از روش‌های دیگر تلاش یا وقت بسیار کمی از شما می‌گیرند؛ اما می‌توانند تفاوت زیادی در روحیه و اثربخشی عملکرد اعضای یک تیم ایجاد کنند.
۲- به دنبال راه‌حلی برای مشکلات موجود باشید
تصور کنید متوجه یک مشکلی در تیم می‌شوید؛ برای مثال متوجه می‌شوید که یکی از اهداف سه ماهه تیم محقق نشده است. نمی‌دانید آیا باید این مشکل را در همان لحظه بیان کنید یا برای جلوگیری از خراب شدن روحیه اعضای تیم، مطرح کردن آن را به زمان دیگری موکول کنید.
دقت داشته باشید که نادیده گرفتن مشکلات مربوط به عملکرد تیم هیچ سودی ندارد. شما باید وقتی متوجه مشکلی می‌شوید، آن را مطرح کنید تا با همکاری اعضای تیم راه‌حلی برای آن پیدا کنید. بر اساس تحقیقات ما، تیم‌هایی که این کار را به صورت مرتب انجام می‌دهند نه تنها عملکرد بهتری دارند؛ بلکه روحیه اعضای تیم نیز بسیار خوب است.
همچنین می‌توانید در جلسات تیمی از هر فرصت مناسب برای بازخورد دادن به اعضای تیم و پیدا کردن راه‌حلی برای مشکلات موجود استفاده کنید؛ زیرا این کار به همه اعضای تیم کمک می‌کند که عملکرد موثرتری داشته باشند.
همچنین بخوانید: «به تجربه کارمندان خود اهمیت دهید!»
۳- یک منتور برای اعضای تیم و خودتان داشته باشید
وجود یک منتور در کنار اعضای تیم و حتی مدیران، کمک زیادی به آن‌ها می‌کند؛ زیرا می‌توانند درباره سوالات مختلف خود یا موانع و مشکلات به وجود آمده از فردی که اطلاعات بیشتری دارد راهنمایی بگیرند. وجود منتور در سازمان به ایجاد سبک ارتباطی باز نیز کمک زیادی می‌کند.
اعضای تیم با داشتن منبعی که بتوانند برای مشاوره در مورد مسائل کوچک و بزرگ به او مراجعه کنند، احساس قدرت می‌کنند. در واقع، نتایج تحقیقات Atlassian نشان می‌دهد که دسترسی به منتورهای غیر‌رسمی می‌تواند اثربخشی عملکرد اعضای تیم و احساس رفاه در وجود آن‌ها را تا ۱۵ درصد بهبود بخشد. یک منتور می‌تواند:
- شخصی در نقشی مشابه با افراد باشد که درباره کارها و فرآیندها آن‌ها را راهنمایی می‌کند.
- شخصی با تجربه و اطلاعات بیشتر باشد که به عنوان مشاور شغلی فعالیت می‌کند.
در حالت ایده‌آل باید همه اعضای تیم (از جمله مدیر) به هر دو نوع این منتورها دسترسی داشته باشند تا بتوانند دانش، بازخورد و توصیه‌های لازم برای دستیابی به موفقیت در موقعیت‌های مختلف را به‌دست آورند.
۴- با همکاری کارمندان، اهداف تیمی را مشخص کنید
تصور کنید فردی به شما می‌گوید که «باید برای شرکت در یک ماراتن اواخر سال آماده باشی» و هیچ اطلاعات بیشتری درباره پس‌زمینه و زمینه موضوع به شما نمی‌دهد؛ حتی اصلا توضیح نمی‌دهد که چرا این کار مهم است یا چرا شما برای این کار انتخاب شده‌اید. با این روش شما چه‌قدر انگیزه پیدا می‌کنید که کفش‌های ورزشی خود را بپوشید و برای برنده شدن تمرین کنید؟
اغلب‌اوقات اعضای تیم در فرآیند تعیین اهداف و تصمیم‌گیری برای موضوعات مختلف حضور ندارند و همین موضوع در نهایت مانع موفقیت آن‌ها می‌شود. در حقیقت، ۵۷ درصد از پاسخ‌دهندگان یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۵ گفتند که اگر مسیر شرکت را درک کنند، عملکرد بهتری خواهند داشت. تحقیقات اخیر خود ما نیز نتایج مشابهی را نمایش می‌دهد؛ ۸۹ درصد از پاسخ‌دهندگان نظرسنجی ما معتقد بودند که تصمیم‌گیری شفاف باعث افزایش موفقیت تیم می‌شود.
اهداف و تصمیمات مختلف نباید از سمت تیم مدیریتی به اعضای تیم اطلاع داده شود؛ بلکه مدیران باید با همکاری اعضای تیم خود، اهدافی را تعیین کنند که برای همه هیجان‌انگیز باشد. برای مثال در تصمیم‌گیری‌ها هم اهداف سازمانی، هم جاه‌طلبی اعضای تیم و اهداف شخصی آن‌ها باید در نظر گرفته شوند تا احتمال دستیابی به موفقیت افزایش پیدا کند. اهداف شخصی‌تر برای کارمندان، معنای بیشتری دارد و انگیزه زیادی در آن‌ها ایجاد می‌کند.
۵- برنامه کاری خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید
وقتی کارمندان از برنامه کاری مدیر خود اطلاع نداشته باشند، وضعیت سردرگمی برای آن‌ها ایجاد می‌شود و نمی‌دانند چه زمانی می‌توانند با مدیر خود صحبت کنند یا یک پیام فوری برای او ارسال کنند و از او راهنمایی بگیرند. در واقع، تحقیقات ما تفاوت قابل‌توجهی بین اثربخشی عملکرد تیم‌هایی که به برنامه کاری یکدیگر دسترسی دارند و تیم‌هایی که دسترسی ندارند، نشان داده است.
تنظیمات تقویم گوگل یا اوت‌لوک خود را تغییر دهید تا کارمندان به صورت پیش‌فرض توانایی مشاهده عنوان رویدادهای موجود در برنامه شما را داشته باشند. البته می‌توانید عنوان رویدادهای محرمانه خود را از دید کارمندان مخفی نگه دارید. در کل بهتر است همه اعضای تیم به تقویم کاری یکدیگر دسترسی داشته باشند.
ممکن است با خود فکر کنید این کار باعث می‌شود اعضای تیم شما روی برنامه‌های شما نظارت دقیق داشته باشند؛ اما این فکر اشتباه است و اعضای تیم زمان و انرژی کافی ندارند که ان‌قدر دقیق برنامه‌های شما را چک کنند. این کار برای ایجاد شفافیت، افزایش اعتماد، همسان‌سازی انتظارات و حل تعارضات برنامه‌ریزی مفید است.
۶- جلسات حل مسئله و طوفان مغزی برگزار کنید
در اکثر سازمان‌ها زمانی که مشکلی پیش می‌آید یا باید ایده جدیدی تولید شود، همه اعضای تیم به رهبر خود چشم می‌دوزند. اما بهتر است که همه اعضای تیم از فرصت و قدرت ارائه پیشنهادات در شرایط مختلف برخوردار باشند.
اکنون که به برنامه کاری اعضای تیم خود دسترسی دارید، زمان مناسبی را برای برگزاری جلسه طوفان مغزی یا حل مشکلات تعیین کنید. این جلسات برای اطلاع از وضعیت پروژه یا کارهای دیگر نیست و تنها به حل مسائل اختصاص پیدا می‌کند تا در نهایت منجر به افزایش اثربخشی عملکرد اعضای تیم شود.
ممکن است نتوانید زمان خالی مشترکی در برنامه همه اعضای تیم پیدا کنید. در این شرایط باید ترکیب مناسبی از اعضای تیم را برای حضور در این جلسه انتخاب کنید. تحقیقات علمی می‌گوید گروه‌های متنوع بسیار نوآورتر از گروه‌های همگن هستند. در این جلسات نه تنها مفاهیم تازه‌ای تولید خواهید کرد و در نتیجه اثربخشی عملکرد اعضای تیم را افزایش خواهید داد؛ بلکه به اعضای تیم ثابت می‌کنید که نظر همه آن‌ها ارزشمند است. تنها ۳۰ درصد از مشارکت‌کنندگان در نظرسنجی ما معتقد بودند که سازمان آن‌ها پذیرای نظرات و بازخوردهای کارمندان است. در نتیجه همه مدیران باید به این موضوع مهم توجه بیشتری داشته باشند.
منبع: atlassian
همچنین بخوانید: «چرا سازمان‌ها برای افزایش انگیزه درونی کارمندان تلاش نمی‌کنند؟»
یک نظر در “۶ راه افزایش اثربخشی عملکرد اعضای تیم”