زمانی که قوانین نانوشته با قوانین مکتوب تناقض داشته باشند، فرهنگ انعطاف پذیری در مدیریت منابع انسانی سازمان سازمان دچار مشکل می‌شود.
طبق گزارش اخیر موسسه گالوپ درباره وضعیت کار در آمریکا، انعطاف پذیری یکی از مهم‌ترین دلایلی است که افراد شغل خود را تغییر می‌دهند. بنابراین جای تعجب نیست که بسیاری از سازمان‌ها در حال افزایش انعطاف پذیری در کار به شکل‌های مختلف مانند ساعت کار منعطف، میز کار شناور، دورکاری، تعطیلات نامحدود، لباس دلخواه در محل کار و… در کسب‌وکار خود هستند. اهمیت انعطاف پذیری در کار در برخی از زمان‌های سال افزایش پیدا می‌کند؛ برای مثال تعطیلات شکرگزاری، تعطیلات سال نو، آغاز سال تحصیلی و… در آمریکا زمان‌هایی هستند که کارمندان به انعطاف پذیری بیشتری در کار خود احتیاج دارند.
مزایای ایجاد انعطاف پذیری در سازمان برای مدیران، بسیار بیشتر از جذب بهترین و با‌استعدادترین افراد برای سازمان است. طبق مطالعه اخیر موسسه گالوپ در ارتباط با فرسودگی شغلی افراد، زمانی که افراد برای انجام کارها، زمان انجام آن‌ها و صرف مدت زمان دلخواه برای اتمام پروژه‌ها حق انتخاب داشته باشند، احتمال فرسودگی شغلی آن‌ها ۴۳ درصد کمتر می‌شود. همچنین ارائه انعطاف پذیری به اعضای تیم، بر میزان تعلق شغلی آن‌ها تاثیرگذار است.
با وجود مزایایی که فرهنگ انعطاف پذیری برای سازمان به ارمغان می‌آورد، برخی از سازمان‌ها سیاست‌های انعطاف پذیری را معکوس کرده‌اند. برای مثال بانک آمریکا، شرکت یاهو و IBM قبل از همه‌گیری ویروس کرونا، دورکاری را کاهش داده یا به‌طور کامل حذف کرده بودند.
برخی از شرکت‌ها نیز سیاست‌های انعطاف پذیری در سازمان خود دارند، اما کارمندان آن‌ها از مزایای انعطاف پذیری خیلی استفاده نمی‌کنند؛ زیرا فرهنگ سازمان در تناقض با سیاست‌ها است و به طور ضمنی کارمندان را از استفاده از این مزایا دور می‌کند.
در برخی از سازمان‌ها، مدیران هنگام استخدام افراد مزایای انعطاف پذیری زیادی را به آن‌ها وعده می‌دهند؛ اما در عمل، انعطاف پذیری نادیده گرفته می‌شود. اکنون این سوال پیش می‌آید که دلیل این نادیده گرفته شدن چیست و رهبران چگونه می‌توانند از این موضوع جلوگیری کنند؟
همچنین بخوانید: «وضعیت تعادل بین کار و زندگی در سال ۲۰۱۹؛ بر اساس تحلیل ۱۸۵ ساعت کاری»
زمانی که انعطاف پذیری در عمل وجود ندارد
به‌طور طبیعی نقش‌های خاصی در یک کسب‌وکار وجود دارد که انعطاف پذیری را محدود می‌کند. ممکن است اعضای تیم مجبور باشند برای پاسخگویی به تماس‌های ورودی شرکت در محیط کار حضور داشته باشند یا مجبور باشند برای پاسخگویی به مشتریان پشت میز مشخصی کار کنند. از همین رو، رهبران و مدیران باید به یاد داشته باشند که تمام سیاست‌ها برای سمت‌های مختلف مناسب نیست. در این موارد، شفافیت با اعضای تیم در مورد آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود و نحوه تاثیر این انتظار بر گزینه‌های انعطاف پذیری بسیار مهم است.
یکی از مهم‌ترین موانع انعطاف پذیری در کسب‌وکارها، فرهنگ سازمانی است. فرهنگ سازمان شامل مجموعه باروها، ارزش‌ها، چشم‌انداز، هنجارها و عادت‌های موجود در یک سازمان است. در واقع فرهنگ سازمان نحوه انجام کار در آن سازمان را مشخص می‌کند. زمانی که فرهنگ سازمان با سیاست‌های رسمی مطابقت نداشته باشد، انعطاف پذیری شکست می‌خورد.
موارد زیر، برخی از قوانین ناگفته و نانوشته فرهنگ کاری در برخی از سازمان‌ها هستند که با انعطاف پذیری تناقض دارند:
۱- اگر مدیر شما را پشت میز خود نبیند، یعنی شما کار نمی‌کنید.
۲- اگر دیرتر حاضر شوید یا زودتر از بقیه اعضای تیم، محل کار را ترک کنید یعنی اخلاق کاری یا تعهدی قوی ندارید که می‌تواند روی بررسی عملکرد شما تاثیر منفی بگذارد.
۳- جوایز و تقدیرنامه‌ها بیشتر برای کارمندان مستقر در محل کار طراحی شده است.
۴- به جای اینکه «سخت‌کوشی» افراد با پروژه‌های انجام‌شده آن‌ها و نتایجی که به‌دست آورده‌اند اندازه‌گیری شود، بر اساس ساعت‌های کاری محاسبه می‌شود.
۵- ارتقاء و پیشرفت در کار بیشتر برای افرادی است که برنامه مشخصی را اجرا می‌کنند و مرخصی نمی‌گیرند.
همانطور که می‌بینید، برای هر سازمانی ساده است که انعطاف پذیری را به سیاست‌های خود اضافه کند؛ اما اگر هنوز فرهنگ نانوشته‌ای داشته باشد که شیوه‌های غیر‌قابل‌انعطاف و سنتی کار را تشویق کند، هیچ‌گاه انعطاف پذیری در سازمان رخ نمی‌دهد.
انعطاف پذیری زمانی شکست می‌خورد که فرهنگ سازمان با سیاست‌های رسمی مطابقت نداشته باشد.
زمانی که فرهنگ سازمان با سیاست‌های آن در تناقض باشد، سخنان رهبران نیز با عملکرد آن‌ها مطابقت نخواهد داشت. این موضوع نه تنها باعث از بین رفتن اعتماد در سازمان می‌شود، بلکه می‌تواند احساس پشیمانی در وجود اعضای جدید تیم ایجاد کند؛ زیرا متوجه می‌شوند که سازمان به مواردی که هنگام استخدام ذکر کرده باور ندارد. بنابراین، فرهنگ سازمان نباید با انعطاف پذیری در تناقض باشد؛ بلکه باید از انعطاف پذیری حمایت کند و به آن متعهد باشد.
چگونه فرهنگ انعطاف پذیری ایجاد کنیم؟
در سازمان‌هایی با فرهنگ انعطاف پذیر، افراد با استعداد این فرصت و اختیار را دارند تا کارهای مختلف را به روش دلخواه خود که نتیجه بهتری برای آن‌ها دارد انجام دهند. پس اولین قدم برای ایجاد این فرهنگ در سازمان، تقویت استقلال کاری اعضای تیم توسط مدیران و رهبران است.
به این نکته توجه داشته باشید که استقلال کاری افراد باید به اندازه مناسبی باشد؛ زیرا استقلال بیش‌از حد ممکن است باعث سردرگمی افراد شود.
نتایج تحقیقات موسسه گالوپ نشان داده است که فرهنگ انعطاف پذیری برای موفقیت به سه چیز نیاز دارد:
۱- رهبران و اعضای تیم به‌طور منظم درباره انتظارات و اهداف مشخصی بحث و گفت‌وگو کنند.
۲- در نحوه انجام کارها انعطاف پذیری وجود داشته باشد.
۳- ارزیابی عملکرد اعضای تیم بر اساس خروجی آن‌ها باشد.
نتایج تحقیقات موسسه گالوپ نشان می‌دهد که تنها ۵۰ درصد از کارمندان دقیقا می‌دانند که سازمان چه انتظاری از آن‌ها دارد. تصور موفقیت یک سازمان انعطاف پذیر، چابک و با ساختار ماتریسی که از هر دو کارمند آن، یک نفر نمی‌داند دقیقا چه کاری باید انجام دهد کمی سخت است! به همین دلیل در یک سازمان با فرهنگ انعطاف پذیری، صحبت مداوم مدیران با اعضای تیم درباره اهداف بلند‌مدت و کوتاه‌مدت آن‌ها ضروری است.
۱- اهداف کوتاه‌مدت
مدیران باید اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم درک درستی از اهداف و مهلت رسیدن به آن‌ها دارند. همچنین اعضای تیم باید موانع، چالش‌ها و سوالات خود را با مدیران به اشتراک بگذارند تا بتوانند به‌طور مستقل و موثر کار کنند.
۲- اهداف بلند‌مدت
مدیران باید رویاها و خواسته‌های کارکنان خود را درک کنند. آیا آن‌ها می‌خواهند پیشرفت کنند؟ آیا آن‌ها می‌خواهند حرکت کنند؟ آیا آن‌ها برای برقراری تعادل بین کار و زندگی استرس دارند؟ آیا آن‌ها یک برند داخلی قوی را حفظ می‌کنند؟ شما به عنوان یک مدیر، مسئول کمک به کارمندان در تهیه برنامه‌ای هستید که به آن‌ها این احساس را می‌دهد که آینده‌ای در سازمان شما دارند.
مدیران باید فرهنگی را ارائه دهند که از برنامه‌ها و سیاست‌های رسمی سازمان حمایت می‌کند. این مدیران هستند که برداشت اعضای تیم از انعطاف پذیری را شکل می‌دهند و رفتار آن‌ها الگویی برای اعضای تیم است. مدیران می‌توانند در مورد انعطاف پذیری تصمیمات مشهود و قابل‌قبولی بگیرند تا به تیم نشان دهند در مورد انعطاف پذیری در کارها، چه چیزی قابل‌قبول و چه چیزی غیر‌قابل‌قبول است. در واقع مدیران باید با عملکرد خود به اعضای تیم نشان دهند که عملکرد خوب در سازمان چگونه تعریف می‌شود.
اینکه مدیران چگونه از انعطاف پذیری خود استفاده می‌کنند نیز بسیار مهم است. ممکن است لازم باشد مدیران کمی در کار خود منعطف‌تر باشند تا افق دید تیمی که از تجربه چیزهای جدید می‌ترسند را گسترش دهند. برای مثال یک مدیر ممکن است یک روز در ماه را از راه دور و در یک کافی‌شاپ کار کند تا به اعضای تیم نشان دهد که می‌توانند از گزینه دورکاری استفاده کنند.
فرهنگ انعطاف پذیری مستلزم مکالمه مداوم مدیر با اعضای تیم در مورد اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت آن‌ها است.
در فرهنگ انعطاف پذیری باید به این نکته توجه شود که هر یک از اعضای تیم، فردی منحصر‌به‌فرد هستند و همه افراد نمی‌توانند از روش مشترکی به اهداف خود برسند. در واقع مدیران باید نقاط‌قوت هر یک از اعضای تیم را کاملا درک کنند و اعتماد داشته باشند که در صورت دادن آزادی به اعضای تیم، آن‌ها به‌خوبی کار خود را انجام می‌دهند.
برای مثال یک مدیر باید با اعضای تیم خود درباره این صحبت کند که آن‌ها با چه وظایفی احساس راحتی بیشتری دارند؟ در چه کاری مهارت زیادی دارند؟ برای انجام چه کارهایی به پشتیبانی نیاز دارند؟
به عبارت دیگر، فرهنگ انعطاف پذیری نیاز به تاکید بر روابط قوی دارد. درک، احترام و برقراری ارتباط مداوم در مواردی مانند دورکاری اعضای تیم بسیار ضروری و مهم است و بر بهره‌وری افراد نیز تاثیر می‌گذارد.
وقتی فرهنگ ناگفته سازمان با سیاست‌های رسمی همسو باشد، کارمندان می‌توانند با اطمینان از مزایای مختلف استفاده کنند و احساس سردرگمی نداشته باشند. رهبران باید برای ایجاد انعطاف پذیری در سازمان، هم بر فرهنگ و هم بر سیاست‌ها تمرکز داشته باشند و مطمئن باشند که مدیران ارشد سازمان از انعطاف پذیری حمایت و آن را تقویت می‌کنند.
آیا انعطاف پذیری بخشی از فرهنگ شماست؟
موسسه گالوپ پنج عامل اصلی را شناسایی کرده است که در هر سازمانی نحوه انجام کار را تحت تاثیر قرار می‌دهد و در واقع با استفاده از این عوامل می‌توان فرهنگ یک سازمان را تشخیص داد. اغلب‌اوقات زمانی یک «فرهنگ بد» در سازمان شکل می‌گیرد که در چند مورد از عوامل زیر، پیام‌های متناقضی به اعضای تیم ارائه شود.
این عوامل عبارت‌اند از:
۱- رهبری و ارتباطات: آیا رهبران داستان‌هایی درباره ارزش انعطاف پذیری به اشتراک می‌گذارند؟ آیا آن‌ها توضیح می‌دهند که چرا انعطاف پذیری از نظر ارزش انسانی و استراتژی کسب‌وکار مهم است؟ اگر رهبران سازمان به انطاف‌پذیری پایبند نباشند، چرا مدیران باید به آن پایبند باشند؟
۲- ارزش‌ها و آداب و رسوم: در کنار انعطاف پذیری، مقداری ثبات و ساختار نیز لازم است تا به کارمندان کمک کند هفته خود را راحت‌تر برنامه‌ریزی کنند. برای مثال، هر هفته در یک روز مشخص جلسه تیمی برگزار می‌شود تا درباره کارها، چالش‌ها، اهداف و موارد دیگر صحبت شود.
۳- نیروی انسانی: آیا فرهنگ خاص انعطاف پذیری شما برای افرادی که تمایل به همکاری با شما دارند توضیح داده شده است؟ این کار به شما کمک می‌کند افرادی را جذب سازمان خود کنید که برای این فرهنگ ارزش قائل هستند و آن را تقویت می‌کنند.
۴- ساختارها و تیم‌های کاری: اگر انعطاف پذیری ارزش جدیدی برای سازمان شماست، باید روش‌های ساخت تیم و عملکردهای تیمی را بازنگری کنید. باید بررسی کنید که این ساختارها بر علیه انعطاف پذیری در سازمان نباشند.
۵- عملکرد: آیا عملکرد افراد با نتایج اندازه‌گیری می‌شود؟ آیا کوچینگ و پشتیبانی از اعضای تیم به‌گونه‌ای است که وابستگی آن‌ها در طول زمان کاهش پیدا کند؟
همانطور که می‌بینید، اگر انعطاف پذیری تنها از طریق چند مورد از این عوامل در سازمان ارائه شود، شاهد اصطکاک و سردرگمی افراد در سازمان خود خواهید بود. واضح است که اگر انعطاف پذیری را در یک سازمان با فرهنگ انعطاف‌ناپذیر پیاده‌سازی کنید، بیشتر از اینکه به خود سود برسانید باعث افزایش ضررها می‌شوید. انعطاف پذیری یک قدم بزرگ برای یک سازمان سنتی است و مستلزم این است که در ابتدا فرهنگ فعلی سازمان و فرهنگ مورد‌نظر به‌صورت جامع و با ملاحظه بررسی شوند.
منبع: Gallup
همچنین بخوانید: «۴ راهکار ساده برای رهبران – چگونه بهره‌وری کارمندان را افزایش دهیم؟»
یک نظر در “آیا به اندازه‌ای که می‌گویید، در مدیریت منابع انسانی انعطاف پذیری دارید؟”