برای اطلاع از وضعیت سازمان، داشتن تیمی شادتر و شرکتی قوی‌تر، مدیران نباید از داده‌های نظرسنجی غافل شوند.
نظرسنجی‌ها (Surveys) روشی هستند که به مدیران و رهبران کمک می‌کنند تا وضعیت تیم و کل سازمان را چک کنند. به طور کلی، سیستم‌های بازخورد به شما کمک می‌کنند که وضعیت کارکنان، تامین‌کنندگان، مشتریان و سایر ذی‌نفعان را بررسی کنید. به همین ترتیب، برای اینکه متوجه شوید چه اتفاقاتی در سازمان در حال رخ دادن است و در آینده چه کارهایی باید انجام دهید، به داده‌های نظرسنجی نیاز دارید.
مدیران برای جمع‌آوری این داده از سراسر سازمان، به ابزارهای مخصوصی نیاز دارند و نکته مهم این است که بعد از جمع‌آوری و تحلیل این داده‌ها، در زمان و جای مناسبی از آن‌ها استفاده کنند. برای این کار بهتر است که یک برنامه عملیاتی (Action Plan) واقع‌بینانه و کاملا مشخص را توسعه داده و اجرا کنید. با این کار می‌توانید اثربخشی و بهره‌وری افراد را افزایش و روحیه آن‌ها را بهبود دهید و به طور کلی کار گروهی را ساده کنید.
برنامه عملیاتی شما باید به چهار نکته مهم توجه داشته باشد: ساخت، به اشتراک گذاری، اجرا و بازبینی. البته اول باید زمینه‌سازی کنید و روی ذهنیت و روانشناسی پشت نظرسنجی‌ها کار کنید.
نظرسنجی آغاز یک گفت‌وگوست نه پایان آن
مدیران باید ذهنیت مشخصی درباره نظرسنجی داشته باشند. داشتن ذهنیت درست برای سنجش وضعیت تیم، ارزیابی احساسات اعضای تیم و درک چگونگی تحقق برنامه ضروری است.
داده‌های نظرسنجی یک بازخورد ضروری است که به شما می‌گوید تیم در حال حرکت به چه سمتی است؛ هر یک از اعضای تیم چه احساسی دارند و باید روی چه مواردی بیشتر کار کنید. اگر یک احساس ناخوشایند خاصی درباره هر چیزی در تیم وجود داشته باشد، شما باید آن را برطرف کنید. اگر این شرایط برای شما به وجود آمد، درباره این مشکل با اعضای تیم گفت‌وگویی داشته باشید و برای حل آن تلاش کنید. برای مثال ممکن است یکی از اعضای تیم، مشکلی شخصی داشته باشد که باعث شود این فرد برای مدتی آمادگی لازم برای انجام وظایف خود را نداشته باشد یا مثلا فرسودگی شغلی باعث شده باشد که بهره‌وری اعضای تیم به شدت کاهش یابد.
نظرسنجی به شما کمک می‌کند تا مشکلات پنهان تیم را شناسایی و هر چه سریع‌تر برای آن‌ها راه‌حلی پیدا کنید. به همین دلیل شما به داده‌های نظرسنجی زیادی نیاز دارید. این داده‌ها مشکلات تیمی پنهانی که هنوز به موانع قابل‌توجهی تبدیل نشده‌اند را به شما نشان می‌دهند. در نتیجه می‌توانید یک هیولا را زمانی که کوچک است از بین ببرید.
نظرسنجی به تنهایی فقط یک سری داده به شما می‌دهد؛ اما اینکه شما با این داده‌ها چه کاری انجام می‌دهید موضوعی است که تفاوت زیادی در کسب‌وکار شما ایجاد می‌کند. مدیران باید نسبت به این نظرسنجی‌ها، رویکرد «استفاده از داده‌ها برای ایجاد تغییرات مثبت» داشته باشند؛ زیرا زمانی که تیم برای داشتن بهترین عملکرد تلاش می‌کند، داده‌های نظرسنجی می‌توانند بازخوردهای مهمی به شما ارائه دهند. همچنین اقدامات کوچکی که به کمک این داده‌ها انجام می‌دهید، در نهایت تبدیل به اتفاقات بزرگی می‌شوند.
همچنین بخوانید: «پالس سروی : ابزار مهم جمع‌آوری داده در سنجش تعلق سازمانی»
با داده‌ها چه کار می‌کنید؟ یک برنامه عملیاتی بسازید
پس با داده‌های نظرسنجی چه کارهایی باید انجام دهید؟ ساده‌ترین پاسخ برای این سوال، ساختن یک برنامه عملیاتی است.
البته تبدیل داده‌های نظرسنجی و بازخورد کارمندان به تغییرات مثبت واقعی در سازمان اصلا کار راحتی نیست. اما خبر خوب این است که همه مدیران، مهارت‌ها و اختیار لازم برای تهیه و اجرای یک برنامه عملیاتی را دارند.
بعد از جمع‌آوری داده‌ها باید آن‌ها را مرور و آنالیز کنید. در این داده‌ها باید به دنبال پیدا کردن مشکلات باشید. اشتراک در داده‌های نظرسنجی، یک مشکل واقعی را به شما نشان می‌دهد که باید با آن کنار بیایید. یعنی اگر تنها در یک نظرسنجی به مشکلی اشاره شده بود، معمولا به این معنا نیست که با مشکل بزرگی مواجه هستید و لازم نیست نگران باشید. اما اگر در بسیاری از نظرسنجی‌ها به یک مشکل اشاره شده باشد، باید آن را جدی بگیرید.
بعد از این، شما باید مشکلات را به دسته‌های مختلف تقسیم کنید. گروه‌بندی مشکلات به شما کمک می‌کند که راحت‌تر آن‌ها را برطرف کنید. برای مثال استرس کاری، کمبود آموزش و ساختار سازمانی ضعیف، در دسته مشکلات موثر در بهره‌وری قرار می‌گیرند. می‌توانید ارتباطات، روابط تیمی یا به رسمیت نشناختن کارمندان را مبنایی برای گروه‌بندی مشکلات قرار دهید.
بعد از آن، به کمک جلسه طوفان مغزی می‌توانید ایده‌هایی برای رفع این مشکلات پیدا کنید. ابتدا تمام ایده‌ها را روی کاغذ بنویسید؛ سپس ۳ یا ۴ مورد از بهترین ایده‌ها را انتخاب کنید. به این نکته توجه داشته باشید که باید ایده‌های قابل اجرا و واقع‌بینانه را انتخاب کنید.
ایده‌های واقع‌بینامه و قابل اجرا دقیقا یعنی چی؟ شما باید از قابلیت‌های اعضای تیم، محدودیت‌های زمانی، بودجه در دسترس و پیچیدگی راه‌حل در حال اجرا باخبر باشید.
اکنون شما باید این ایده‌ها را به گام‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. برای مثال اگر ایده شما، بهبود بهره‌وری تیم باشد، کارهای کوچک‌تر باید به این شکل باشند:
۱- علت ضعیف بودن بهره‌وری را تعیین کنید (تحلیل علت و معلولی)
۲- بهترین شیوه‌ها را بیابید و آن‌ها را با واقعیت خود سازگار کنید (ببینید دیگران از چه روشی استفاده می‌کنند که به خوبی کار می‌کند)
۳- این روش‌های جدید را به تیم خود آموزش دهید (ابزار و دانش لازم را در اختیار آن‌ها قرار دهید)
بعد از اینکه گام‌های کوچک را مشخص کردید، باید یک برنامه عملیاتی رسمی بنویسید. این برنامه باید شامل موارد زیر باشد:
۱- فرصت‌های رشد
۲- گام‌های قابل اجرا
۳- برنامه‌ای برای ارزیابی پیشرفت‌ها (تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI)
۴- برنامه زمانی
۵- تکمیل برنامه
۶- عوامل پاداش و شناخت (recognition) برای جشن گرفتن پیروزی‌ها
توجه داشته باشید که بعد از نوشتن برنامه عملیاتی به طور رسمی، باید آن را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
به اشتراک گذاری برنامه عملیاتی با اعضای تیم
شما باید این برنامه را هم با اعضای تیم و هم با ناظران خود به اشتراک بگذارید. ناظران می‌توانند در بهبود برنامه عملیاتی به مدیران کمک کنند و نظرات ارزشمندی درباره آن داشته باشند. همچنین ممکن است دیدگاه منحصربه‌فردی داشته باشند که بهبود برنامه عملیاتی شما کمک کند.
همزمان باید این برنامه را با اعضای تیم نیز به اشتراک بگذارید؛ زیرا آن‌ها کسانی هستند که این برنامه را اجرا خواهند کرد.
به اشتراک گذاری برنامه عملیاتی با اعضای تیم می‌تواند کار بسیار سختی باشد و رویکرد شما برای این کار می‌تواند تفاوت‌های زیادی ایجاد کند. قطعا زمانی که لازم باشد تغییراتی ایجاد شود، اعضای تیم مشکلاتی با آن خواهند داشت. برای اینکه اعضای تیم بهتر بتوانند این تغییرات و ضرورت اجرای آن را درک کنند، باید به نکات زیر توجه داشته باشید:
۱- دلیل ضروری بودن تغییرات را توضیح دهید
هر تغییری سخت است؛ اما اگر زمینه این تغییر برای افراد توضیح داده شود، آن را بهتر درک خواهند کرد. در واقع باید یک دلیل محکم برای هر تغییری وجود داشته باشد تا افراد به آن تن دهند. هنگام ایجاد تغییرات، انگیزه‌ها و دلایل می‌توانند تفاوت بزرگی در نتیجه ایجاد کنند.
مثلا مدیران نباید به اعضای تیم خود بگویند که به دلیل دستور از مقامات بالایی شرکت باید تغییراتی را ایجاد کنند. برای دست یافتن به بهترین نتیجه، باید دلایل واقعی تغییرات لازم و نتایجی که با اعمال این تغییرات به وجود خواهند آمد را توضیح دهید. این کار به آن‌ها انگیزه زیادی هم می‌دهد.
۲- نتایج این تغییرات برای هر یک از افراد را توضیح دهید
بعد از اینکه توضیح دادید چرا اعمال تغییرات جدید برای افراد، تیم‌ها و کل سازمان مفید است، باید به شکل شفاف بیان کنید که هر یک از اعضای تیم چه نتیجه‌ای از این تغییرات به دست خواهند آورد. برای مثال آیا بعد از این تغییرات، پاداش بیشتری دریافت خواهند کرد یا جایگاه شغلی آن‌ها ارتقاء پیدا خواهد کرد؟ نتیجه هر چیزی که باشد باید آن را برای تک تک اعضای تیم توضیح دهید.
۳- برنامه عملیاتی را توضیح دهید
آخرین کاری که باید انجام دهید این است که به اعضای تیم توضیح دهید این تغییرات چگونه انجام می‌شوند. فرقی ندارد که اعضای تیم شما چه‌قدر انگیزه داشته باشند، اگر برنامه به طور دقیق مشخص نباشد، ایجاد تغییرات با شکست مواجه خواهد شد.
مطمئن شوید که اعضای تیم، روش اجرای برنامه عملیاتی را به خوبی می‌دانند و ابزارهای لازم را در اختیار دارند تا بتوانند اهداف شما را به واقعیت تبدیل کنند.
با اجرای برنامه عملیاتی، مسئولیت‌پذیری را تقویت کنید
بعد از اینکه برنامه عملیاتی را با اعضای تیم به اشتراک گذاشتید، زمان اجرای آن فرا می‌رسد. به این نکته توجه داشته باشید که تمام کارها به خوبی چیزی که برنامه‌ریزی شده‌اند پیش نمی‌روند و شما باید برای این موضوع آماده باشید.
شما باید آموزش‌های لازم را به اعضای تیم خود بدهید تا بتوانند برنامه عملیاتی جدید را اجرا کنند. در اولین مرحله، تغییر استانداردهای عملیاتی چالش‌برانگیز خواهد بود و دقیقا به همین دلیل شما باید به عنوان یک مدیر در کنار تیم حضور داشته باشید تا آن‌ها را به سمت درستی هدایت کنید.
مسئولیت‌پذیری شما و اعضای تیم‌تان در این مرحله بسیار ضروری است. شما باید در برابر برنامه عملیاتی پاسخگو باشید؛ پیشرفت برنامه را پیگیری کنید؛ اتفاقات خوب و بد را با دیگران در میان بگذارید و وعده‌های خود را دنبال کنید.
در عین حال، اعضای تیم باید در برابر اجرای برنامه عملیاتی پاسخگو باشند؛ وقتی چیزی برایشان شفاف نبود با مدیران ارتباط برقرار کنند و وقتی متوجه چیزی نمی‌شوند درخواست کمک کنند.
از نظرسنجی‌های تعلق سازمانی برای بازبینی، اصلاح و تکرار برنامه عملیاتی استفاده کنید
هیچ برنامه‌ای از ابتدا بدون مشکل و خیلی ساده پیش نمی‌رود و به این معنا نیست که برنامه شکست خورده است؛ بلکه به این معناست که ممکن است برنامه به اصلاحات و تکرارهای کوچک نیاز داشته باشد.
شما به عنوان مدیر باید برنامه جدید را بازبینی کنید و نتایج به دست آمده را اندازه‌گیری کنید تا مواردی که نیاز به تغییر دارند مشخص شوند. اگر اعضای سازمان، تغییرات واقعی که در نتیجه برنامه جدید به وجود می‌آيند را در تیم و سازمان مشاهده کنند، از برنامه عملیاتی جدید پیروی خواهند کرد.
زمانی که تغییر و تحولاتی در سازمان ایجاد می‌کنید، به یاد داشته باشید که باید موفقیت‌های کوچک و بزرگ را جشن بگیرید و از زحمات افراد تشکر و قدردانی کنید.
در نهایت شما به عنوان مدیر باید برنامه عملیاتی را با توجه به شرایط مختلف بازبینی، اصلاح و تکرار کنید تا مطمئن شوید که مومنتوم ایجاد می‌کنید.
برای داشتن شرکتی قوی‌تر و تیمی شادتر، از نظرسنجی‌های مختلف غافل نشوید.
منبع: tinypulse
همچنین بخوانید: «برای دریافت بازخورد صادقانه از کارمندان باید چه کاری انجام دهید؟»