در جلسات تیمی مجازی چگونه از فرسودگی شغلی افراد جلوگیری کنیم؟

جلسات تیمی مجازی

جلسات تیمی مجازی یکی از عوامل ایجاد فرسودگی شغلی در دوران پاندمی کرونا هستند که مدیران می‌توانند به کمک نکات زیر، از ایجاد آن جلوگیری کنند. 

با گذشت بیش از یک سال از آغاز همه‌گیری کرونا، سبک زندگی آدم‌ها بسیار تغییر کرده و این شرایط به‌گونه‌ای برای همه آدم‌ها عادی شده است. جلسات کاری مجازی در اپلیکیشن‌هایی مثل زوم، گوگل میت و… رایج شده‌اند. فعالیت‌های سرگرم‌کننده‌ای که اوایل پاندمی انجام می‌دادیم، دیگر سرگرم‌کننده نیستند. تقریبا اکثر افراد دیگر به دورکاری عادت کرده‌اند و حتی برخی از آن‌ها این شرایط را دوست دارند و دیگر حاضر به حضور در محیط‌های کاری نیستند. اما در کنار افراد، کسانی هم هستند که این شرایط را دوست ندارند و دورکاری تاثیری منفی روی سلامت جسمی و روحی آن‌ها داشته است. یکی از بزرگترین مشکلات و نگرانی‌ها در دوران پاندمی کرونا، فرسودگی شغلی افراد بود. 

شما به عنوان یک مدیر برای جلوگیری از فرسودگی شغلی اعضای تیم خود باید به نکات زیادی توجه داشته باشید. یکی از این نکات، برگزاری جلسات تیمی مجازی به شکلی است که اعضای تیم را خسته نکند و برای همه موثر باشد. 

در این مطلب به بررسی چهار راه برای برگزاری جلسات تیمی مجازی به شکلی موثر می‌پردازیم که از فرسودگی شغلی افراد جلوگیری می‌کند. 

۱- تعلق سازمانی افراد دورکار را افزایش دهید

افزایش تعلق سازمانی افراد در دوران کار حضوری که همه اعضای تیم در یک دفتر حضور داشتند و احساس و اتمسفر دفتر کار را با تمام وجود لمس می‌کردند سخت بود و اکنون در این شرایط سخت‌تر نیز شده است. در دنیای مجازی حتی نمی‌توان زبان بدن افراد را مشاهده کرد و این باعث می‌شود که برای افزایش تعلق سازمانی افراد به تلاشی بیشتر از گذشته نیاز داشته باشید. 

برای افزایش تعلق سازمانی افراد دورکار، اولین کاری که باید انجام دهید این است که بدانید اعضای تیم شما چگونه با جلسات تیمی مجازی سازگار می‌شوند. بعضی از افراد درون‌گرا هستند و تاثیرگذاری روی دیگران، داشتن گفت‌وگوهای غیر‌رسمی با همکاران و بیان کردن عقایدشان به‌راحتی برای آن‌ها سخت است. بنابراین باید از قبل آماده باشید و در جلسات تیمی مجازی، فضایی را برای این افراد ایجاد کنید تا راحت باشند و بتوانند کارهای مذکور را انجام دهند. برای مثال می‌توانید ابتدای جلسه، دقایقی را به صورت غیررسمی سپری کنید تا افراد با یکدیگر راحت شوند و فضای دوستانه‌ای ایجاد شود. 

برخی از افراد نیز از شرکت کردن در جلسات مشابه با دستورالعمل‌های تکراری، پریشان و خسته می‌شوند و بهتر است که در جلسات مختلف، موارد متنوعی را در دستور کار قرار دهید تا جلسات برای شرکت‌کنندگان جذاب شود. 

برخی افراد دوربین دستگاه خود را در جلسات مجازی روشن می‌کنند و دوست دارند صورت دیگران را هم ببینند؛ اما برخی از افراد نیز ترجیح می‌دهند دوربین خود را خاموش کنند و به این شکل راحت‌تر هستند. برای اینکه بتوانید همه افراد موجود در اتاق مجازی را راحت نگه دارید، بهتر است خود را با ترجیحات متغیر آن‌ها سازگار کنید و به آن‌ها اجازه دهید خودشان انتخاب کنند که با دوربین روشن راحت‌تر هستند یا دوربین خاموش. همچنین می‌توانید مدل هیبریدی را امتحان کنید؛ مثلا هنگام گوش دادن به دیگران، دوربین خود را خاموش و هنگام صحبت کردن آن را روشن کنید. 

آخرین نکته مهمی که باید به یاد داشته باشید، توجه کردن به مناطق جغرافیایی و زمانی هر یک از اعضای تیم است؛ به ویژه اگر یک شرکت بین‌المللی دارید. مطمئن شوید که ساعت جلسات تیمی مجازی را به گونه‌ای تنظیم می‌کنید که هر یک از اعضای تیم می‌توانند در زمان مناسبی تز تایم کاری خود در جلسه شرکت‌ کنند. سخت‌ترین کار برای یک فرد این است که ساعت ۳ صبح در جلسه تیمی مجازی در اپلیکیشن زوم شرکت کند و عضو موثر و مفیدی باشد. 

همچنین بهتر است تنها برای افرادی که حضور آن‌ها در جلسه ضروری است دعوتنامه ارسال کنید و خیلی جلسه را شلوغ نکنید. 

همچنین بخوانید: «۴ نکته ضروری برای بهبود تعلق سازمانی در دنیای دورکاری»

۲- مانند یک کوچ رفتار کنید

یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید برای جلوگیری از فرسودگی شغلی انجام دهید، پشتیبانی عاطفی از اعضای تیم است.        

پاندمی کرونا باعث شد که افراد شاغل نگرانی‌های زیادی درباره وضعیت شغلی و مالی خود داشته باشند. بسیاری از افراد شاغل مدام از خود می‌پرسند که آیا آن‌ها ماه آینده شغلی خواهند داشت؟ استرس چه تاثیری بر بهره‌وری آن‌ها خواهد داشت؟ چه کسی نفر بعدی در صف اخراج به دلیل بحران خواهد بود؟

همه این سوالات، نگرانی‌ها و ترس‌های صحیحی از سمت اعضای تیم شما هستند. شما به عنوان مدیر باید مانند یک کوچ با آن‌ها رفتار کنید و حمایت عاطفی خود را از آن‌ها دریغ نکنید. البته این کار در دنیای آفلاین ساده‌تر است؛ اما انجام دادن آن در دنیای آنلاین نیز امکان‌پذیر است. 

می‌توانید ۱۵ دقیقه ابتدای هر جلسه را به این اختصاص دهید که هر یک از اعضای تیم درباره دغدغه‌ها، چالش‌ها یا موفقیت‌های خود در این روزها صحبت کنند تا از وضعیت اعضای تیم مطلع شوید. شاید فکر کنید این کار زمان زیادی از شما می‌گیرد؛ اما باید توجه داشته باشید که با صرف این زمان می‌توانید مزایای زیادی در آینده کسب کنید. می‌توانید به سادگی این سوال را از اعضای تیم بپرسید که «امروز چه احساسی دارید؟»

دقت داشته باشید که در این زمان، علاوه بر صحبت‌های کاری می‌توان درباره زندگی شخصی نیز صحبت کرد. در حال حاضر بسیاری از افراد چالش‌های زیادی برای برقراری تعادل بین کار و زندگی دارند؛ زیرا مجبور هستند از خانه کارهای خود را انجام دهند. اگر در این جلسات از مشکلات شخصی افراد آگاه شوید، می‌توانید به‌ آن‌ها کمک کنید تا تعادل بیشتری در زندگی خود برقرار کنند. 

اگر به صورت مرتب در جلسات تیمی درباره این موضوعات صحبت کنید، به تدریج حس اعتماد، رفاقت و ثبات در وجود همه اعضا به وجود می‌آید. 

همچنین شما می‌توانید در نقش یک کوچ برای اعضای تیم خود باشید و امنیت روانی، ثبات احساسی و پشتیبانی را به آن‌ها ارائه کنید. این کار منجر به افزایش تندرستی و رفاه اعضای تیم و در نتیجه افزایش بهره‌وری آن‌ها می‌شود. 

فراموش نکنید که باید جلسات تک به تک منظمی با هر یک از اعضای تیم داشته باشید. در این جلسات، مهارت کوچینگ شما به شکل واقعی می‌درخشد. 

۳- مطمئن شوید که اعضای تیم مرزهای مشخصی بین کار و زندگی دارند

تصور کنید مردی در خانه مشغول انجام دادن کارهای خود است و همسرش از او می‌پرسد: «در چه حالی هستی؟» او جواب می‌دهد: «نمی‌دانم در حال کار کردن در خانه هستم یا در حال زندگی کردن در محل کار!» 

مشکل دورکاری این است که می‌تواند مرزهای تعادل کار و زندگی را از بین ببرد. همه افرادی که در خانه کار می‌کنند، می‌توانند تقریبا در هر ساعتی کار کنند و ساعت کاری سنتی و محدودیت زمانی ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر دیگر وجود ندارد. 

یکی از نگرانی‌های بسیار مهم درباره افراد دورکار در دوران پاندمی کرونا، فرسودگی شغلی است و دورکاری این موضوع را بدتر نیز کرده است. گزارش اخیر tinypulse نشان می‌دهد که فرسودگی شغلی به بزرگترین مشکل این روزها تبدیل شده است و بعد از آن مشکل امنیت شغلی و بهره‌وری در جایگاه دوم و سوم قرار دارند. 

کار شبانه‌روزی می‌تواند به سرعت رفاه اعضای تیم را بی‌ثبات کند؛ زیرا آن‌ها دیگر زمانی برای برنامه‌های تفریحی و سرگرمی‌های خود ندارند. کار شبانه‌روزی از استراحت روزانه افراد جلوگیری می‌کند و به تدریج فرسودگی شغلی را ایجاد می‌کند. 

اگر افراد هیچ‌گاه مرخصی نداشته باشند و کمی از کار فاصله نگیرند، نمی‌توانند به خوبی استراحت کنند. سپس زمانی که باید ۱۰۰ درصد توان و حواس خود را در کار قرار دهند، دچار مشکل می‌شوند زیرا اصلا استراحت نکرده‌اند. 

این مشکلی قدیمی است که برخی از افراد نمی‌توانند در تعطیلات خود،‌ به طور کامل از کار جدا شوند؛ اما اکنون این مشکل که در گذشته تنها چند بار در سال رخ می‌داد، به مشکلی هر روزه تبدیل شده است. 

برای جلوگیری از فرسودگی شغلی شما باید به عنوان یک مدیر، ارتباط خود با اعضای تیم را افزایش دهید و برای ایجاد تعادل در کار و زندگی آن‌ها، مرزهایی را تعیین کنید:

۱- اعضای تیم چه ساعتی کار خود را آغاز و چه ساعتی آن را تمام می‌کنند؟

۲- از چه کانال‌های ارتباطی استفاده می‌کنند؟

۳- چه زمانی در دسترس نخواهند بود و به هیچ پیامی پاسخ نخواهند داد؟

۴- چه زمانی از مرخصی‌های خود استفاده می‌کنند؟

تمام این سوالات، نقطه شروعی برای ایجاد مرزهای سالم بین کار و زندگی هستند تا مکالمه‌ای که در ابتدای این بخش مثال زدیم، دیگر تکرار نشود. 

۴- سرگرمی‌های گروهی و فردی پیشنهاد دهید

از آن جایی که فعالیت‌های حضوری محدود شده‌اند و فعالیت‌های گروهی به دنیای آنلاین منتقل شده است، شما باید برای ایجاد همکاری بین اعضای تیم، خلاقیت زیادی داشته باشید. 

به فعالیت‌های گروهی یا سرگرمی‌هایی که مناسب تیم شماست فکر کنید. برای مثال می‌توانید بازی‌های آنلاین مسابقه‌ای در زمینه‌های مختلف جنگی، معمایی و… را به اعضای تیم پیشنهاد و به شکل گروهی بازی کنید. همچنین می‌توانید یک فعالیت هیجان‌انگیز را به صورت مجازی انجام دهید. برای مثال همه اعضای تیم در حالی که در یک اتاق گفت‌وگوی مجازی قرار دارند و دوربین‌های خود را فعال کرده‌اند، یک دسر خوشمزه در خانه درست کنند. با جست‌وجو در اینترنت می‌توانید فعالیت‌های بیشتری را برای سرگرمی‌های گروهی و به شکل مجازی پیدا کنید. 

به خاطر داشته باشید که بازی به خودی خود اهمیت چندانی ندارد و موضوع مهم این است که اعضای تیم را به هم نزدیک کرده و ارتباط احساسی و هم‌افزایی عمیق‌تری بین آن‌ها برقرار کنید. 

طبیعی است که برخی از اعضای تیم تمایلی به شرکت در این فعالیت‌های گروهی نداشته باشند. در این حالت بهتر است سرگرمی‌های فردی مختلفی که این افراد می‌توانند با توجه به خواسته‌ها، نیازها یا علایق خود انجام دهند را به آن‌ها پیشنهاد دهید. برای مثال اگر فردی به کارهای دستی علاقه دارد می‌تواند اوریگامی را امتحان کند؛ اگر به تفکر استراتژیک علاقه دارد می‌تواند شطرنج بازی کند یا اگر به ریاضی علاقه دارد می‌تواند جدول سودوکو حل کند. 

گزینه‌های بسیار زیادی برای سرگرمی‌های گروهی و فردی وجود دارد و شما به عنوان یک مدیر باید به اعضای تیم کمک کنید تا فعالیت‌های مورد علاقه خود را پیدا کنند و از طریق سرگرم شدن با آن‌ها کمی آرام شوند و فرسودگی شغلی را تجربه نکنند. 

برای جذاب‌تر کردن جلسات تیمی مجازی!

انتقال از دنیای کار آفلاین به دنیای کار آنلاین برای بسیاری از افراد دردسرساز بوده است. یکی از مهم‌ترین نگرانی‌ها، فرسودگی شغلی است و یکی از مهم‌ترین چالش‌‌ها برای شرکت‌ها، تلاش برای داشتن جلسات تیمی مجازی موثر از راه دور بدون ایجاد فرسودگی شغلی است.

برای جلوگیری از این اتفاق، از این چهار روش استفاده کنید: افزایش تعلق سازمانی افراد دورکار، کوچ بودن برای اعضای تیم، کمک به افراد برای تعیین مرزهای مشخص بین کار و زندگی و پیشنهاد سرگرمی‌های گروهی یا فردی.

دوره گذار از شرایط گذشته به شرایط جدید ناشی از پاندمی، برای همه افراد سخت است. خبر خوب این است که شما به عنوان مدیر می‌توانید با پیروی از چهار روشی که در این مطلب بیان شد، به سرعت با شرایط عادی جدید سازگار شوید. 

برای مثال وقتی اعضای تیم را از راه دور هدایت می‌کنید، هرچه‌قدر بهتر نقش خود را از دور انجام دهید، افراد بیشتری هدایت خواهند شد و اتفاقات خیلی خوبی رخ خواهند داد. 

به کمک روش‌های بیان‌شده، از این به بعد می‌توانید جلسات تیمی مجازی خیلی خوبی داشته باشید. 

منبع: tinypulse

همچنین بخوانید: «دلایل فرسودگی شغلی و راهکارهای مقابله با آن»

 

هفت‌سنگ توسعه دهنده نرم‌افزار‌های تخصصی در حوزه منابع انسانی به منظور ایجاد آگاهی و شناخت عمیق شرکت‌ها، مدیران و تصیم‌گیران از سرمایه انسانی خود و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده در مورد زندگی کاری آنها است.
0 0 vote
Article Rating
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
هفت‌سنگ توسعه دهنده نرم‌افزار‌های تخصصی در حوزه منابع انسانی به منظور ایجاد آگاهی و شناخت عمیق شرکت‌ها، مدیران و تصیم‌گیران از سرمایه انسانی خود و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده در مورد زندگی کاری آنها است.