با طی کردن سه مرحله اساسی که در این مطلب بررسی می‌کنیم، می‌توانید مطمئن باشید که کارمندان به‌خوبی انتظارات مدیران را درک می‌کنند.
مدیران با استفاده از سوالات زیر می‌توانند به کارمندان خود کمک کنند تا عملکرد بهتری داشته باشند:
- آیا مطمئن هستید که کارمندان شما اهداف مهم و انتظارات مدیران را به طور کامل درک می‌کنند؟
- آیا موانع داخلی سازمان را برای کارمندان از سر راه برداشته‌اید؟
- آیا کارمندان به‌طور کامل آموزش دیده‌اند و زمان کافی برای تمرین مهارت‌های لازم داشته‌اند؟
- آیا شما برای انجام کارها در کارمندان خود انگیزه ایجاد کرده‌اید؟
- آیا کارمندان برای انجام دادن کارها لیاقت و اشتیاق لازم را دارند؟
هر یک از این سوالات به قدری مهم هستند که می‌توان برای هر کدام یک مقاله جداگانه نوشت. در این مطلب به بررسی اولین سوال می‌پردازیم و به شما می‌گوییم که چگونه باید از این سوال در سازمان خود استفاده کنید.
آیا مطمئن هستید که کارمندان شما اهداف مهم و انتظارات مدیران را به طور کامل درک می‌کنند؟
مدیران و ناظران بخش زیادی از زمان خود را برای برقراری ارتباط صرف می‌کنند. مرکز اثربخشی سازمان و مدیریت (CMOE) گزارش می‌دهد که در یک نظرسنجی از رهبران سازمان‌ها، آن‌ها اعلام کردهاند 80 درصد از زمان خود را صرف برقراری ارتباط می‌کنند.
برای مثال در این زمان‌ها مدیر از کارمندان می‌خواهد که یک وظیفه خاصی را انجام دهند یا مشکلات را حل کنند یا رفتارها و مهارت‌های جدیدی را به همکاران خود آموزش دهند. البته اکثر مدیران در انتقال این دستورالعمل‌ها موفق نیستند و در نتیجه کارمندان دستورالعمل‌های کاری را به درستی درک نمی‌کنند. اگر شما هم جزء این گروه از مدیران هستید، سه مرحله زیر به شما کمک می‌کند تا انتظارات خود را خیلی شفاف به کارمندان توضیح دهید و مطمئن شوید که آن‌ها همه چیز را به طور کامل درک کردهاند.
1- اهداف خود را با اصطلاحات محدود، قابل اندازه‌گیری و ویژه بیان کنید
دستورالعمل‌ها را با جزئیات کافی به کارمندان بگویید تا بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند. می‌توانید هم به صورت گفتاری و هم نوشتاری این اطلاعات را در اختیارشان قرار دهید. مقدار جزئیاتی که لازم است به کارمندان بگویید بستگی به میزان تجربه کارمند در انجام آن کار دارد.
البته دقت داشته باشید که مدیران و ناظران نباید اطلاعات جزئی بیش‌از‌اندازه‌ای را در اختیار کارمندان قرار دهند” زیرا طبق تجربیات ما، اکثر کارمندان زمانی اشتباه می‌کنند که سعی می‌کنند دقیقا طبق گفته مدیر خود عمل کنند. پس نباید با دیکته کردن روش انجام کارها، جلوی پرورش خلاقیت کارمندان را بگیرید.
با مشخص کردن دستورالعمل‌های قابل اندازه‌گیری برای کارمندان، بهتر می‌توانید متوجه شوید که آیا کارمندان به اهداف تعیین‌شده رسیده‌اند یا خیر. برای مثال اینکه از کارشناسان خود بخواهید به تلفن‌ها پاسخ دهند کافی نیست؛ باید از آن‌ها بخواهید هنگام صحبت با مشتریان احتمالی، ابتدا با جملات مشخصی با آن‌ها سلام و احوال‌پرسی کنند و بعد با لحن دلنشینی موارد لازم درباره محصولات یا خدمات را به اطلاع آن‌ها برسانند. با این کار احتمالا به نتیجه بهتری در تماس‌های خود دست پیدا می‌کنند.
در نهایت باید منابع در دسترس و زمان تعیین شده برای اهداف را به کارمندان خود اطلاع دهید. وقتی که زمان شروع و پایان یک وظیفه را برای کارمندان مشخص می‌کنید، آن‌ها انتظارات شما را جدی‌تر می‌گیرند.
همچنین در دستورالعمل‌های اولیه بهتر است که نام افرادی که کارمندان می‌توانند از آن‌ها کمک بگیرند یا افرادی که می‌توانند پول و منابع بیشتری برای اتمام کارها در اختیار کارمندان بگذارند را ذکر کنید.
2- مطمئن شوید که کارمندان منظور شما را درک کردهاند
حتی بعد از ارائه یک دستورالعمل با جزئیات کافی، مدیران و ناظران باید مطمئن شوند که کارمندان وظایف خود را درک کردهاند. اگر این بررسی انجام نشود و بعد یکی از کارمندان عملکرد خوبی نداشته باشد، مسئولیت آن بر‌عهده مدیر است.
بیایید مثالی را با یکدیگر بررسی کنیم. فرض کنید یک مدیر ساعت 8 صبح به دستیار شخصی خود میگوید که به اطلاعاتی درباره ظرفیت پارکینگ و میزان استفاده شرکت از آن نیاز دارد. زمانی که این کارمند مثل هر روز ساعت 2 بعدازظهر قصد دارد از دفتر خارج شود، مدیر از او می‌پرسد که اطلاعات مورد نیاز درباره پارکینگ چه زمانی به دستش می‌رسد. کارمند نیز پاسخ می‌دهد که فردا صبح اول وقت گزارش مربوطه را آماده می‌کند و پیش خودش فکر می‌کند که عصر در خانه حتما گزارش را تکمیل می‌کند.
این موضوع باعث ناراحتی مدیر می‌شود؛ زیرا او گزارش را برای یک جلسه مهم ساعت 4 بعدازظهر همان روز نیاز داشته است. در این حالت کارمند هم بسیار ناراحت می‌شود و احساس می‌کند که مدیر خود را نا‌امید کرده است؛ به همین دلیل به او پیشنهاد می‌دهد که باز هم در دفتر بماند و قبل از جلسه گزارش را آماده کند.
اما مدیر به او میگوید که نیازی به این کار نیست و می‌تواند بدون گزارش نیز جلسه را مدیریت کند؛ هر چند که قطعا عدم وجود گزارش فیزیکی، بهره‌وری جلسه را کاهش می‌دهد.
در این مثالی که بررسی کردیم، اگر مدیر خیلی شفاف به کارمند خود می‌گفت که این گزارش را برای چه جلسه‌ای و چه ساعتی نیاز دارد، قطعا این مشکلات به وجود نمی‌آمد. اگر از این مدیر بپرسید که این کارمند بدون داشتن اطلاعات لازم برای انجام کار، چگونه می‌تواند انتظارات شما را حدس بزند و کارهای خود را اولویت‌بندی کند؛ احتمالا میگوید که من رئیس او هستم و انتظار داشتم که کاری که می‌گویم را زودتر از بقیه کارهایش انجام دهد.
این مدیر باید مطمئن می‌شد که کارمندش به درستی وظیفه خود را درک کرده است. می‌توانست از او بپرسد که «فکر می‌کنی این گزارش برای چه زمانی آماده می‌شود؟». همچنین در این شرایط می‌توانید از سوالات زیر استفاده کنید:
- اطلاعات لازم را از چه منبعی به دست می‌‌آوری؟
- از چه فرمتی برای نوشتن گزارش استفاده می‌کنی؟
- آیا برای تکمیل این پروژه به کمک نیاز داری؟
پرسیدن سوالات پایان باز، به مدیران کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که آیا در انتقال درخواست خود موفق بوده‌اند یا خیر. همان‌طور که در یکی از گزارش‌های مجله Harvard Business Review نوشته شده است، «پرسیدن سوالات پایان باز باعث ایجاد دیالوگ بین کارمند و مدیر و افزایش تعلق کارمندان می‌شود.»
بنابراین بهتر است از پرسیدن سوالاتی با پاسخ کوتاه مانند «آیا متوجه شدی؟» خودداری کنید. این سوالات هیچ دیالوگی بین شما و کارمندتان ایجاد نمی‌کنند و نمی‌توانید متوجه شوید که واقعا متوجه منظورتان شده است یا خیر.
3- پیگیری کنید
قدم نهایی این است که یک مکان، تاریخ و زمان دقیق برای پیگیری کارها مشخص کنید. اگر شما ساعت 4 بعدازظهر به یک گزارش نیاز دارید، هم شما و هم کارمندتان باید بدانید که این گزارش زودتر از این ساعت (مثلا ساعت یک بعدازظهر) آماده می‌شود و به دستتان می‌رسد تا شما زمان کافی برای بررسی گزارش و تایید آن داشته باشید.
اگر وظیفه‌ای که به کارمندتان محول کرده‌اید پیچیده است یا برای اولین بار است که می‌خواهد این کار را انجام دهد، بهتر است که قبل از تحویل پروژه نهایی، چند زمان مختلف برای پیگیری کارها مشخص کنید.
در مثالی که بررسی کردیم اگر مدیر یک هدف قابل‌اندازه گیری و مشخص را برای کارمند خود تعریف می‌کرد؛ مطمئن می‌شد که کارمند انتظارات او را متوجه شده است و زمانی را برای پیگیری کار مشخص می‌کرد، نتیجه متفاوتی دریافت می‌کرد. به یاد داشته باشید شما به عنوان مدیر، زمانی که اهدافی را مشخص می‌کنید، وظیفه دارید که انتظارات خود را به صورت واضح برای کارمندان بیان کنید. همچنین با طی کردن مراحلی که در بالا بررسی کردیم، می‌توانید ارتباطات نادرست را در سازمان خود کاهش دهید.
منبع: Entrepreneur
همچنین بخوانید: «۷ راه اساسی برای ایجاد اعتماد بین مدیر و کارمندان»